医院办公室工作在医院管理中的作用研究

贾凡

摘要：医院办公室是医院肩负特殊职能的重要部门，和其他部门之间有着明显的不同特性，在维护医院内部稳定的同时还负责与外界沟通，涉及到的工作面比较广，职责比较复杂，随着新医改的不断深化，医院办公室在医院管理工作中发挥的作用也更加重要。本文对于医院办公室工作在医院管理中的作用进行了探讨，希望为以后的具体工作起到实际的参考作用。

关键词：医院办公室工作；医院管理；作用

医院办公室在医院的运行及发展中起着非常重要的作用，承担着沟通上下、联系内外，协调左右、参谋等重要职责工作。由于工作面较广、繁琐、综合性又强，因此医院办公室工作质量与效率直接影响着医院的整体水平。而办公室的文秘自身综合素质是维持院办良性运转的主要因素，有效提升医院办公室工作者自身综合素质是提高院办的工作效率与功能前提，以下就医院办公室工作的特点和职能及其在医院管理中的作用进行探讨。

1、医院办公室的特点

医院在社会中能扮演着特殊的角色，办公室是医院重要的管理部门，具有以下4个特点。

1.1综合性

办公室是一个综合性的部门，它既要负责医院的行政事务，比如文件起草，会议筹备、工作安排与考核、督查督办工作、又要负责日常事务，公文办理、印章管理、档案查阅，值班管理，后勤服务、院务公开、接待与信访工作等等，只要是别的部门不管的事，几乎都是由办公室来负责，因此，医院办公室工作具有极强的综合性。办公室工作人员必须具备良好的综合能力素质和职业道德素养。

1.2政策性

办公室要履行和执行上级主管部门制定的路线、方针政策及院长的工作指示，并抓好落实。例如，制定修订医院管理制度和会议制度，负责普法宣传工作、承担院务公开工作、贯彻《信访条例》等，因此政策性很强。

1.3服务性

办公室工作离不开服务的主题，办公室主要是为院长及医院各部门领导服务，不能离开领导而单独存在。优质服务是办公室工作追求的目标，它贯穿于办公室始终，体现在办文、办会、办事等各个环节，此外，医院办公室工作人员还要面对医院所有的科室和部门，不仅要为院领导、各部门领导提供优质的服务，更要为奋斗在临床一线和员工做好服务工作，因此搞好服务也是办公室主要职能之一。

1.4被动性

由于办公室直接受上级领导，主要为领导提供服务，运行也围绕领导进行，因而工作开展存在被动性。而办公室的工作就是在被动工作中争取积极主动，紧跟上领导的思维节拍。提高工作的前瞻性、条理性和可预见性，做到心里有数，未雨绸缪。尽量克服被动性带来的局限，并且要做好随时应对各种突发状况的准备。

2、医院办公室的职能

医院办公室的职能和秘书的工作职能比较相近，文稿的起草、会议的安排、筹备和记录、对医院整体工作的统筹规划、协调等，例如，制定医院发展的中长期、短期发展规划、与医院各部门之间的协调沟通等。综合性协调很强，在行使行政职能的同时还要做好管理和服务职能。还要负责同业医院之间的交流接待和上级领导机关的检查接待和汇报、报告工作。

3、医院办公室工作在医院管理中的作用

3.1参谋、服务

医院办公室是医院领导政策的具体实施机构。在日常工作中，经常与基层医务人员和部门联系。对基层工作更加了解，能够掌握第一手资料，能给领导层能够提供更详细、准确的信息，结合自身掌握的实际情况，为领导层决策提供依据和参考方案。同时，医院办公室还负责着医院日常事务，公文处理、印鉴使用、通知传达，在处理政务和行政事物的同时为各级领导和部门服务。为当好领导的参谋，帮助领导做好决策，安排好工作和会议，并提供可行的方法和方案。抓紧重点工作的落实。在领导决策之前，医院办公室要充分准备使用自己的职能优势收集各种基础信息。在决策的实施阶段，医院办公室可以与各部门进行协调沟通，灵活调整策略方针，及时反馈变化信息，给出修正方案；决策结束后，及时总结工作经验及缺陷，制定改进措施。

3.2协调、沟通

协调功能在办公室工作中也很重要，包括：协调医院各部门之间的关系，协调领导和基层员工们之间的关系，协调医患关系。如果工作中出现由于安排不合理部门之间而产生分歧和摩擦时，医院办公室應做出积极有效的协调工作。另外，协调好医患的关系也非常重要，如果没有正确合理的处理医患之间的关系，会使医院的形象和信誉的不利影响，甚至会收到社会的谴责。因此，医院办公室应积极收集患者及家属的一些意见和建议，在院内多设置一些意见收集箱和院长信箱定期将宝贵的意见进行收集整理，并及时尽力的去改进。对于有些上门来投诉的患者及家属，医院办公室都并且要及时、热情而耐心的帮助解决解答问题，尽量消除病人的不良医疗经验。简而言之，尽一切努力协调医生与患者之间的关系。

3.3桥粱

医院办公室的工作是遵从领导指示，将领导交代的工作落实，医院的领导在接到上一级任务之后，首先做的是要进行规划，将规划后的具体工作交付医院办公室，医院办公室再根据领导的指示将任务逐级传达和落实。由此可以看出，医院办公室工作的重要作用之一就是将领导的指示和任务具体化，并结合医院的实际情况，制定出实施方案。除此之外，医院办公室还要积极的听取其他部门以及科室的建议和意见，搜集归纳，为领导下一步的工作计划的制定提供参考。医院办公室能够同时接触院领导和基层医疗工作人员，在协调各方关系的方面有着先天的优势，能够起到帮助改善医院领导和基层工作人员之间的关系，消除了医院领导高高在上的误解，化解不同部门之间的矛盾和冲突，接到领导交代的任务之后，要合理的安排，尽量消除执行部门的意见和不满，如果不同部门在合作过程中产生了摩擦，医院办公室需要及时出面进行沟通调节。

3.4提高医院运行效率

医院办公室在提高医院的运行效率方面也非常重要。随着医疗卫生事业的发展，医院工作节奏也明显的加快，这对医院办公室的工作也提出了更高的要求，在处理日常各类事务工作中哪怕有半点疏忽，或者不及时、方法不当，造成的影响都很大，甚至会影响到医院的正常工作。而高质量的医院办公室工作可以做到明确自身的职责定位，正确处理各种有价值的医院工作信息，加快信息传递和处理速度，从而提高医院运营效率。在日常工作中，医院办公室要处理各种的公文工作，对于将要送到领导审批的文件，通过研究和分析给出相关的意见，为医院的领导在批示上提供有效的意见和建议，加快了领导的决策效率。医院办公室是医院管理的枢纽和窗口，是医院医院运营和发展的关键，承上启下、协调内外、参谋助手，在职能部门中处于核心地位，对医院的发展有着较大的影响，今后需进一步的加强医院办公室工作提高医院医疗服务质量。

3.5助手作用

办公室的工作实际上承担着领导工作的助手，不是独立地担负领导工作，只是承办领导工作中带有执行性的、需要具体实施的事务性工作，使领导不致陷入繁杂的工作中去，从而能有更多的精力处理和思考重大问题和决策。办公室应该根据领导决策需要，调查并收集各种信息材料，为领导决策做好各项准备工作，协助领导做好管理工作，抓好各项重点工作的落实。

3.6信息提供作用

在当前的医改和电子信息化不断迅速发展的前提环境下，医院的工作模式和节奏明显加快，也对医院办公室工作提出了更高的要求。有些信息如果处理的不及时，不到位，可能会直接影响到医院工作正常的运转，办公室工作人员只有明确职能、掌握动态，利用现代办公条件，及时收集信息，筛查信息，对信息进行加工利用，才能做好信息的传递工作，使信息这宝贵资源发挥出应有的作用。同时必须重视信息在运行中的反馈情况，使上情下达，下情上达有机地结合起来，从而促进上级主管部门和医院之间，院科之间，医患之间，领导和职工之间的沟通。

结束语

随着医改的不断深入，医院的发展理念也在不断变革，医院的管理需要更加完善更符合时代的发展。医院办公室作为医院管理中的重要枢纽部门之一，对医院的运作和发展起着非常重要的作用。承担着沟通上下、协调左右、联系内外的作用，医院办公室工作质量和效率水平对医院整体水平有着非常直接的影响。因此，医院办公室工作要紧紧围绕医院的整体的利益和中心任务，办公人员要牢固树立大局意识，积极参与政务，落实和处理业务，在新时代进一步弘扬工匠精神，提高效率，加快节奏，确保医院的稳步快速发展。