浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新

缪建萍

摘要：在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有非常重要的地位。档案部门转变观念，改变传统的档案管理模式，就能够建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求，为经济建设和社会发展服务。本文主要针对信息化背景下文书档案管理工作的创新进行分析和讨论。

关键词：信息化管理；文书档案；档案管理；创新；

在信息化的大背景下，档案工作人员的任务是抓住这次信息化工程建设开展的契机，使档案的工作方式由传统的手工式向网络化、数字化转型。

一、文书档案管理信息化的优势

档案管理部门能否在这次变革期中抓住机遇，将是在信息化设计、生产的背景下档案管理部门能否强化职能与提升地位的一个关键点。档案工作服务机制只有不断创新，档案工作才能生机勃勃，档案部门的服务水平，才能随着形势及任务的变化发展得到不断提高。当

（一）确保文件保密性

受到信息化特征的影响，电子文件的保密性要低于传统文件，形式多变，常会被别有用心的人更改，而且没有痕迹，尽管防伪造的技术在不断提高，但其内容的变动仍要大于纸质文件，应用的人无法了解档案的原貌，对其原始性认识不够，而且无法为每份电子文件盖章、签字处理，无法凭借这一媒介判断文件的真伪，这都给电子文件的保密工作者提出了新的要求。实现文书档案的信息化管理可以设置保密权限，划分文件保密等级，如果使用者只需某卷文档中的其中一份，信息化管理能够精确的查询到所需的单件文件，而传统的档案管理是提供整份，不利于文档的保密性。

（二）提高使用文档的阅读率

实施文书档案的信息化管理在线显示文档的存储状态，这样使用者在查阅文档时就可以直接在网上查阅，解决了排队等候借阅的问题。如需借阅纸质文档，也可以提前从网上查看档案是否已被借走，何时可以归还，这样借阅起来更加方便，大大提高文书档案的阅读率。

（三）提高档案管理工作的质量

档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档案宗。但是传统的立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全同一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作处于空白的境地，这又制约了管理人员水平的提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。文书档案管理进行信息化管理后，档案人员可从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案在管理和提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。

二、文书档案管理工作创新

文书档案管理是档案工作的重要组成部分，目前我国文书档案管理迎来了新的发展机遇。随着科技的不断发展，传统的人工文书档案管理方式已经无法满足人们的需求，必须向信息化管理方式转变，只有实现文书档案的现代化、信息化管理，才能适应时代的发展。

（一）创新信息化管理理念

思想意识对于人的行动起到非常重要的引导作用，所以说实行文书档案信息化管理是非常具有时代意义的，在一些单位中开展以互联网为依托的文书档案信息化管理，是科学管理资料文档的有效手段，它将各类重要档案进行电子化管理，运用网络的迅捷与先进的方式优化各种信息资源，深化对文书档案管理的认识，充分认识到现代文书档案管理的重要性，坚持创新信息化管理理念，转变传统的文书档案管理思想，利用新型创新信息化管理文书档案的科学手段进行优化各种资源，实现合理简化各种文书、档案资源的分类与整理，逐步将文书与档案管理推进数字化与信息化的轨道上面。

（二）搭建科学信息管理平台

努力搭建科学的信息管理平台，以实现文书与档案管理的资源共享。档案管理的最终目的是为了达成各种资源信息的共享与有效利用。针对原始资源与信息进行合理的简化与收集，然后运用信息化管理平台进行科学的使用与阅览。把各类信息进行数字化处理在整合在一起，运用多元媒体来收藏与呈现出来，在“收、存、管、用”等方面进行科学管理，通过文件管理、预归档管理、档案管理，为大家的及时阅取都提供了大大的便利。

（三）创新工作機制

档案工作要适应日益开放和注重现实利益的环境，至少需要建立以下三种机制：自我营销机制，即根据企事业单位的总体部署和阶段性安排，常做常新地宣传档案工作的作用，并在中心工作或重大活动的筹划、准备阶段提出档案工作的相关要求，以期引起领导重视，为保证档案生成质量奠定前期基础。主动参与机制，把上游的生成环节延伸到下游的利用环节，有形有益地参与到中心工作或重大活动中去，这不仅有利于提高档案工作的质量，更有益于彰显档案工作的作用，提高档案管理的地位。

（四）加强队伍培训考核

由于当前各大行政事业单位文书档案管理方面的专业人员较少，因此单位除了招聘专业管理人员之外，还要加强对员工的培训，除了对专业方面的培训之外还要加强对思想素质方面的培训。在提高工作技能的同时转变员工的思想观念，纠正工作态度，提高积极性与主动性。与此同时，还要对文书档案管理人员进行定期的考核，对考核不通过的人员加以一定的资金处罚，以激发员工的上进心，实现自我突破。

（五）加强技术创新

要树立现代的档案管理理念，无论是档案业务工作，还是档案管理工作以及档案信息的交流，都应以现代化的技术手段作为媒介，充分利用计算机及网络进行现代化管理，帮助解决问题，提高管理水平和效率。要确立档案管理网络化是信息化建设重要组成部分的主流意识，扭转研发者对档案管理无效益的片面认识，克服软件应用者嫌麻烦的思想，转变管理者认为手工方式可靠的传统观念，形成研究新需求、接受新技术、应用新手段的强烈使命感。 要把电子文档管理系统的研发融入网络大系统，把档案管理的计算机化纳入企事业单位信息化建设的总体方案，使档案从收集、整理到检索、信息流的形成部门资源共享、网上流转，这不仅关系档案管理的技术进步，而且事关企事业单位信息化建设的进程和成败。

抓紧解决历史问题，根据信息化建设整体需要，对档案部门先期采用新技术的情况进行排查，解决与整体信息化的系统接口、技术接口问题，使之融入网络运行环境。同时要着手解决历史档案的数据化问题，逐步实现全信息计算机检索，满足全方位、多层次、便捷高效的服务需要。

结束语

行政事业单位、尤其是社会管理综合治理服务中心这类需要涉及到众多社会材料的单位，应当加强对文书档案管理工作的重视。通过分析管理工作中所面临的困境，找准定位，抓紧当前政府机构改革的契机，实现对文书管理部门的整改与综合治理，以提升文书档案管理工作效率，促进单位的发展。

参考文献

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