如何优化中学人事档案管理工作之我见

李葆华

【摘要】人事档案在人力资源管理过程中起着非常重要的作用，它是知人善任、选贤举能，深挖每个员工潜能，发挥他们所擅长岗位上最大效能的重要依据。在新时期人事档案管理必须适应时代需求，拓展服务职能。从而为学校上级人事部门及教职工本人服务。本文从学校人事档案管理重要性及学校在人事档案管理过程中存在的问题提出了针对性的一些建议。

【关键词】优化 人事档案管理 之我见

人事档案全面记录教职工的个人经历、德才表现及发展过程，通过档案可以了解学校教师与教辅人员信息，做到因人而宜有针对性的培养教师，发现教辅人员中的各类人才。发挥人才的最大效力。学校是汇集各学科教育人才的高地，也是培育各类人才的基地，要培育出全面发展的人才，就需要性格学识各异的教职工队伍。而学校人事档案管理工作也是学校的基础性工作。只有管好，用好人事档案工作，对全面掌握学校教职工信息乃至充分发挥人事档案的价值才能起到重要的作用。

一、人事档案管理的作用

（一）人事档案管理对学校的重要作用

学校可以从人事档案的汇总分析中大体了解学校的发展水平，同时将人事档案的动态变化与学校的发展方向目标相结合进行分析，可以判断出哪方面教职工需引进与培养及培养的方向。它是提升学校内部管理水平的依据，同时通过人事档案考察教职工个人经历和不同时期的德、能、勤、绩、廉的表现，全面地了解每一个人，做到人尽其才，才尽其用。

（二）对个人的重要作用

人事档案它是个人身份、学历、资历等方面的证据，它与教职工个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。对于教职工不论工作调动还是评定职称，晋升晋级，工资调整，还是入党或离职，都成为了审核其个人情况的重要依据。它为个人求职、学校求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。

因此人事档案即存储了组织人力资源的信息，也是管理人力资源的重要载体。它为人才的选用、培养、考核中发挥着重要作用。但现在学校人事档案只是做为一种资料保管，没有充分发挥其利用价值。存在档案不完善，有的甚至出现“有档无人”或“有人无档”现象。

二、学校人事档案管理存在的问题

（一）硬件设施不达标

很多中学不重视人事档案管理，把档案室放在不具备最基本保管档案要求的房间。这些硬件包括档案室和设备，有些学校虽建立了档案室，但认为有一间房间及文件柜足矣。对档案室房间的位置采光，湿度温度通风防护等方面没有足够重视。使档案室成为学校长期闲置的库房。更提不上依规治档。再有档案没有分类，个人人事档案材料不完善、一是资料内容少。人事档案只是职工的履历、学习学历职称、家族情况等方面的有关材料，而反映个人人才类型，管理能力、技术专长，心理素质方面的内容较少，人事档案鉴定评述也存在套话、雷同、千篇一律。因此人事档案在利用时满足不了人才的选拨，培养的实际需求。二是归档不及时。教职工学习、工作、工资等方面的已变更的教职工信息不能及时的修改与补充，归档的材料也不规范，有的材料未经相关组织审查核实和盖章。无法保证材料的真实、有效。

（二）缺乏专业的档案管理员

在有的学校档案管理人员是对特殊群体照顾的岗位。有的是年龄大了，不能在一线，就到档案室；有的学校档案室是有些人的曲线救国，暗渡陈仓的跳板，可以这么说档案室大多人认为是一个学校的闲职部分。还有大多学校档案管理员是身兼数职，造成档案工作兼而不顾。由此产生的结果是档案管理人员没有足够的专业技能。缺乏档案管理的理论知识和工作实践及计算机应用能力，只能起到简单的保管作用。而非做到档案管理的科学化规范化系统化管理。

（三）管理机制滞后

从目前看，学校人事档案管理一是没有统一管理。从工作性质上说，一个人的档案有的在财会部门有的在教学部门，有的在人事部门，造成一人档案多部门保管，分散管理的模式，还没有形成集中归档的档案管理体制，因此不能满足学校了解一个人全部信息的要求。二是有的未改变以往的人工记录管理方法，跟不上现代化社会信息化管理方式。有的虽有电子记录但也只是录入些基本的数据应付临时工作需要与检查。三是由于对人事档案管理没有进行信息化管理，没有检索链条，不能对个人信息进行分类筛选，没有形成纸质与电子共同管理的人事档案管理机制。跟不上时代发展对档案工作管理的要求，造成人力资源的极大浪费。

三、优化人事档案管理几点建议

（一）提高档案管理人员的素质

人事档案是政策性、专业性、技术性较强的工作，它集保密性与服务性于一体。因此学校要求档案管理人员不仅要提高自己的政治品德素质，具有较高的责任心、事业心、进取心；还有要业务能力素质，具有档案管理專业知识与服务意识、不断学习信息化应用管理的能力等。使档案管理人员成为既懂档案管理专业知识，又具有计算机网络技术的复合型人才。同时要加强人事档案管理人员教育培训力度，以适应新时期电子档案管理的需要。以前的档案管理是手工完成，泄密的可能性较小，但现在信息网络化的档案管理给人力资源的应用带来的便捷也给档案保管和安全带来了一定难度。难度一是主观原因档案管理中学校与人员的安全性与保密性不强，二是客观原因也就是技术原因，电脑病毒，黑客的攻击，给人事档案管理信息安全和保密带来了威胁。这就要求档案管理人员不仅有电子文件的特性与应用，还要有计算机网络系列的安全防护知识。

（二）完善人事档案管理制度与设备

制度建设是做好工作的前提与保证。因此一是要加强制度管理。从而使档案管理有章可循，有步骤落实。规定具体归档范围、时间、要求，不断充实学校人事档案内容，还要打破分散归档局面，使人事档案管理全面具体详实。人事档案不仅体现教职工的工作经历也能体现业务能力和个人特长。只有这样人事档案才能发挥其真正的使用价值。二是不断加强人事档案硬件设施，做到人事档案设备，库房、阅档室和办公室三室分开。配备相应的档案管理基础设备，使档案房间具有最基本的通风、防潮，防霉，防盗、防火条件，添置必备的现代化技术设备，改变过去以纸笔为主要工具，且检索性较差的特性。

（三）提倡人事档案的电子化管理

将人事档案的管理重心从实体管理转移到信息化管理上来。当前人事档案管理工作中还存在着手工管理的方式，不利于人事档案管理效率的提高，从档案收集、分档、整理到审批等，档案管理人员不仅工作量较大，而且工作效率难以提高。而信息化电子人事档案管理的应用，只需要将个人信息数据录入到计算机系统中就可以反复对其进行查阅和使用，并利用计算机管理系统可以自动对档案信息进行分类、提取和加工，不仅工作效率得以提高，而且数字档案更易于保存和查询，有效提升了档案的利用率，档案管理成本也得以降低。同时学校员工的信息采集，员工可以自行参与各自信息填报，信息维护，实现自助服务，同时个人调动，信息变更等也可改变原来靠手工传递的申报审批手续。提高了办事效率，实现了无纸化阅档。从而实现人事档案信息的动态化管理。确保人事档案接收、传递、存储和利用实现信息一体化。

因此，在当前社会和经济快速发展的新形势下，人事档案管理工作只有适应时代需求不断优化完善，积极拓展服务职能，才能充分展现每个员工的人生价值，为学校人力资源开发提供强有力的保障。

参考文献

[1]贺焱.改革学校人事档案管理工作的思考，2005.09.

[2]王莉.浅谈学校人事档案管理工作，2006.10.

[3]徐光.人事档案管理信息化初探，2010.08.

[4]刘冰冰.医院人力资源管理信息化建设，2012.10.