协同办公平台关键技术研究

邢煜 东北石油大学

协同办公平台关键技术研究

邢煜 东北石油大学

近几年各类大中小企业的组织结构随着自身经济的发展不断壮大扩展，启用一个优质高效的协同办公系统将各机构接合来统一管理，以此提升企业办公工作效率，就显得尤为重要。如何选取对企业最适合的办公平台，掌握其关键技术为企业所用，则是本文需要讨论的问题。

协同办公 企业 技术

1 协同办公平台关键技术的研究背景

在当前全球经济飞速发展的时代，各大企业在经济效益上的成果愈发突出，随着企业规模的不断壮大，传统的由上至下的单一人工信息传递办公模式已经无法满足企业日趋丰富繁杂的信息处理，这样便极大的降低了人们的工作效率，消耗了人们更多的工作精力和工作时间去应对一些机械重复的事情。而协同办公平台能够帮助人们在实时异地同时处理大量的工作事务，使企业总部和处于异地的分部、上下级同时保持紧密的联系，及时并准确的把握和处理工作事务。

2 协同办公平台关键技术的特性

当下协同办公平台种类多样，功能繁杂，其中有几个方面的功能是最应该被重视且在日常办公中必不可少的：第一是沟通性能良好。无论是IM即时沟通或是邮件沟通，至少得有其一。如果只有IM即时消息则没办法将信息进行沉淀和转化；如果只有邮件，消息则不够方便和即时；第二是协作性能强大。协作即怎样把人安排到位将事情推进到解决。每个人都有一个自己的任务列表，项目的管理、统计和阶段进度一目了然；第三是沉淀功能强大。可将协作过程中的文件储存和分享都保存在平台的云系统中，方便反复的分享和使用；第四是辅助软件支持良好。企业办公必然存在层级审批、项目申请、合同审批、请假报销等工作内容，将这些任务统一整合在一个平台软件里能大大的改变人们的工作效率和省心程度。

3 协同办公平台关键技术的开发原理

人们在进行协同办公平台的时候可能都是从顺从的工作协同、良好的数据沉淀、工作效率的提升、打造团队的知识和数据系统等方面进行比较模糊的选择和使用。事实上，协同办公平台关键技术最大的区别便是解决方案。

不少协同办公平台都有一个很容易被大家忽视的问题，便是：平台的目标用户是决策者，也就是领导层，从而忽视了大量基层员工的使用感受，导致办公平台无法在员工中间真正熟练掌握并使用起来，成为了面子工程。所以协同办公平台在进行技术开发时，必须吸取这样的教训，在兼顾领导使用的同时，更加重视每个员工的感受。信奉“自下而上”的平台理念，因为只有让基层员工真正使用起来，才能切实提升整个团队的工作效率。

图1 PDCA工作模式

优秀的协同办公平台解决方案可以通过“计划（规划将来）→日程（执行当前）→日志（总结过去）”的PDCA模式，来更好的提高员工和企业的工作效率。PDCA模式如图1：

P-plan：计划，使用看板制定计划，规划未来。

D-do：实施，计划自动分解到日程中，执行当下。

C-check+A-action：检查+修正，自动生成工作日报，总结过去。

3.1 计划，使用看板制定计划

使用看板制定员工的工作计划，工作计划可以按照时间周期来创建，也可以按照工作的发展阶段来创建。

工作计划可以看做是员工的工作目标，通过卡片对计划进行切分规划，然后在卡片上创建每各阶段的具体负责任务。

3.2 实施，计划自动分解到日程中

工作计划制定完成后，就可以对计划上的任务进行配置，也就是安排具体的时间，去具体实施。具体配置的任务也会自动分解到工作日程中去具体安排执行。

3.3 检查修正，自动生成工作日报

当员工一天的工作完成之后，写工作日志就是一个很关键的环节。员工可以通过工作日志回顾当天的工作，甚至是一周、一个月的工作。可以通过回顾工作日志发现工作中产生的各类错误，并及时加以改正，以免重蹈覆辙；员工还可以通过回顾工作日志，找到其中的闪光点和值得继续努力的地方，之后可以延续、并分享给其他人。

4 小结

协同办公平台重视将企业门户的信息进行分类总和，将各层次系统产生的信息按照不同的应用标准，再凭借同一的办公平台进行集合显示，有效解决了企业在快速发展过程中的各类问题，比如工作项目的数量繁多、合作地域跨度大、企业总部和分部联系困难等，是每个企业在办公管理过程中都必不可少的重要管理工作平台。通过该平台的行之有效的处理，能大大提升企业和员工的办事效率，还能根据实际情况随时调整系统，来达到更好支持企业的发展。相信在不远的将来，会有越来越多的企业将日常的工作管理投放到协同办公平台中去，以此提高工作效率，获得更高的经济利益，提高企业的市场竞争力。

[1]张健.协同办公系统关键技术研究统项目信息化建设研究[J].山东交通科技,2015(2):84-86

[2]夏维.企业信息化建设中OA协同办公系统的应用[J]中国管理信息化,2016(19):55-56

秦皇岛市科学技术研究与发展计划项目（201601B028）。项目名称：秦皇岛市农业电子商务平台解决方案。