文书档案管理存在的问题及解决措施

张 淼

秦皇岛市热力总公司

文书档案管理存在的问题及解决措施

张 淼

秦皇岛市热力总公司

文书档工作作为行政事业单位管理中最为重要的环节，同时也是各种政策方针可以被执行的基本前提，与此同时也反映了出了单位在运行过程中的问题，本文对其进行了分析继而提出了相关解决措施。

文书档案；管理；问题；措施

引言

社会管理综合治理服务中心属于行政事业单位，其主要职能是加强社会治安管理、维护社会稳定，并对社会中的不安定因素进行调查与预防。而在执行这些职能时，既要执行上级党政机关所指定的政策，还要针对社会中存在的治安问题开展调查、拟定治理方针，这些都是与文书管理工作密切相关的。因此加强并创新文书档案管理工作，能够有效提升社会管理综合治理服务中心的办事效率，从而更好地履行职能，服务于社会。

1、我国文书档案管理存在的问题分析

文书档案在档案管理中作为一个工作主体存在，企业这方面的工作主要是围绕它来具体展开。在我国企事业单位中，为了提高单位的管理效率，首先，要保证文书档案工作有效展开。虽然有许多企业和相关部门明白档案工作的重要性，但是都没有付出实际行动，导致我国文书档案的管理程度还比较弱，存在许多问题还未解决。其实，要想提高文书档案管理工作水平，重点在于领导和相关人员要重视这项工作，并付出一定的实际行动。目前，我国文书档案工作存在的主要问题有以下几种。

1.1 重视程度不足

首先，当前一些单位中，对于文书档案的重要性缺乏系统的认识，一些单位认为文书档案管理就是简单的整理文书档案，而没有从信息分类、建库、归纳、提取的角度看待文书档案管理问题。与之相对应的，文书档案管理部门在单位中所处的地位较低，被管理层当作“后勤部门”看待，在人员配置和基础设施配置方面也得不到应有的重视。其次，在专业技能训练方面，由于重视程度不足，很多单位的文书档案管理工作人员都是临时补缺，入职前缺乏不要的专业技能训练，入职后也没有进行过有效地继续教育。单位不愿向文书档案管理部门投入教育经费进行人员培训，客观上导致很多工作人员对文书档案的管理一知半解，认为“只要不丢失”便是工作合格。加之一些单位未能向文书档案管理部门配置信息化设备，导致很多单位的文书档案管理和查阅工作十分麻烦，严重阻碍了文书档案的应用。

1.2 文书档案的形式过于单调乏味

一类完善化的文书档案内部，必然容纳丰富的文字、图表、录音等关键性数据信息。不过随着时代进步，这部分资料已然难以迎合社会多元化可持续改革发展需求。特别是因为文书档案特殊性影响，使得许多人习惯将其存放在特殊载体之中，一旦说这部分载体遭受损坏，整体管理成本便会瞬间大幅度增加。所以说，面对一些较为特殊的文书档案，有必要委派专业人员予以储备和控制，必要情况下还须针对这类人员公布实施严密化的监管体制。不过目前我国能够成功胜任该类职务的人才着实有限，因此日后需要竭尽全力培养更多这样的高素质人才。

1.3 文书档案收集不全

文书档案管理的重点是档案的收集与保护，文书档案必须要收集全面、保管妥善，才能够为单位的各项管理事务决策提供更为全面细致的参考材料。在一个单位组织的日常管理中，会产生很多的，不同类型的文书档案，如会议记录、通知公告、物品存档记录和其他一些日常文件，很多都是需要进行收集与保管的。但在实际的工作中，一些单位和档案部门对文书档案管理认识不足，档案收集时只注重一些领导批示的，强调的重点文件，而对于一些日常性的一般文件却不够重视，文件丢失、遗漏的情况比较严重。由此也造成了文书档案资料收集不全面的问题，使单位的日常工作也受到一定的影响。

2、提高文书档案管理水平的措施

2.1 规范工作的程序和方法

首先，对案卷实行全面普查方式。全面查看文件，对于一些没有什么作用的资料要及时清理，才能尽可能地保证以后实行计算机管理方式时，能够降低信息重复率，提高工作效率。其次，对一些复杂的案卷要重新整理、归集，让它们看起来显得更加规范、整齐。对案卷的内容梳理一遍，这个环节主要是针对组卷过厚、内容混杂的案卷，对它们进行细分、分类即可。要尽量将内容相关的文件放置在一个档案中。除此之外，还要找出漏填页码、标题未填写清楚等案卷，将它们进行重新填写，进而增强文件资料的规范性。最后，使标题变得更加规范，提高检索的正确性。一般情况下，工作人员都是通过档案的分类号来检索需要的文件，只有标题编写得更加精确才能提高搜索的正确性。因此，在进行档案编录工作时，必须加强题名编录的规范性，制定一个统一适用的标准，作为案卷的题名准则。

2.2 做好文书管理和档案管理的对接

文书管理是档案管理的重要组成部分，二者不可割裂。因此，今后的工作中，档案管理应当以文书为切入点，在工作细节上不断规范文件管理。将规范意识渗透进文书档案人员的意识之中，使其做好日常文件材料的立卷归档工作，做好文书编写的规范化和一体化工作，在纸张选择、文件格式、字体字号等方面做到一致，在收发文工作时，及时做好登记工作，保证收集的资料完整统一，并在相应的档案里标注清楚，放置在专门的位置以备查阅，通过这些方式方法，使单位的文书档案管理工作水平提到更高的档次上来。

2.3 提升档案管理的信息化水平

紧跟社会发展形势和档案管理信息化趋势，加强计算机技术和网络技术在文书档案管理各环节的应用。提高档案管理的信息化水平，首先要重视档案的数据库建设，使档案信息格式规范、统一，促进信息数据的交流与共享；同时还要加强计算机等现代化办公设备的应用，不断提高档案管理的自动化和信息化水平，提高档案管理的质量和效率。

3、结语

行政事业单位、尤其是社会管理综合治理服务中心这类需要涉及到众多社会材料的单位，应当加强对文书档案管理工作的重视。通过分析管理工作中所面临的困境，找准定位，抓紧当前政府机构改革的契机，实现对文书管理部门的整改与综合治理，加强对工作人员的管理与分配，采取有效的策略提升其工作的积极性与主动性，以提升文书档案管理工作效率，促进单位的发展。

[1]王威.文书档案管理工作中存在的问题及解决措施[J].黑龙江史志,2015,05:148.

[2]荆雪飞.文书档案管理中的问题及优化措施[J].山西科技,2015,05: 38-39.