加强档案管理服务水平推动档案管理的信息化

薛 欣

吉林市食品药品检验

加强档案管理服务水平推动档案管理的信息化

薛 欣

吉林市食品药品检验

用信息化实现文秘工作与档案工作一体化，是现代科学管理的必然趋势。目前，许多单位的文秘工作与档案工作实行的是分块管理制，这种体制从某种程度上却拉大了文秘工作与档案工作的距离。文秘工作人员的档案意识淡薄，档案工作人员也很少考虑文秘工作，导致二者在衔接过程中出现许多脱节之处，出现了诸多不规范的现象，这直接影响了单位档案的建档质量。

档案管理；信息化管理

1、明确档案信息化建设的三个原则

1.1 规范性原则

档案工作现代化的需要，是提高档案工作质量和效率的需要。实现室藏纸质档案信息化，需要通过现代信息扫描、影像等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化档案，是通过室藏数字化档案还是电子文件档案，都应该坚持规范性原则，制定相应的规定。

1.2 安全性原则

目前数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，必须加强网络安全技术防范和研究，采取切实可行的安全措施，确保档案信息数据的安全。

1.3 效益性原则

档案信息化建设涉及到多学科知识，多专业配合，需要投入相当的人力、物力、财力，对室藏档案的利用和用户需求进行分析，把重要的和利用率较高的纸质档案进行数字化，为企业的生产经营提供服务。

2、加强档案信息网络化的管理

随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的客观环境，一是档案管理部门都配备有现代办公室设备(计算机、打印机、扫描仪等)，确保服务工作的有效性，提高档案服务的质量。二是许多档案管理部门就档案信息化建设进行了积极的探索和尝试，为档案管理由传统的手工操作走向现代化管理积累了经验，给予档案管理工作强有力的支持。三是随着档案管理工作的法律、法规陆续颁布，使档案工作人员对做好新形势下的档案工作意识不断增强，对所管理档案进行系统的整理，为档案的现代化管理奠定了基础。四是数字化带动了传统载体档案的数字化，加快了数字化档案的建设步伐，完善了电子文件的规范管理，使档案部门成为向社会提供信息的重要渠道之一。

3、 档案信息化管理的对策

3.1 提高对档案信息化管理的认识

建立新的信息化档案管理模式，提高档案信息的时效性，有利于节省能源和时间。一次性投入即可，实现多次产出，完全改变经费限制的局面。

3.2 提高档案管理标准化水平

从形成到归档，确保收集到的档案信息的真实性、完整性和有效性。必须在电子文件的形成、流转、处置、归档等各个环节，实行标准化、规范化、制度化管理。在此基础上，严格控制电子档案管理的各个环节，包括其生成、加工、保管、借阅的程序等，做到归档统一、保管安全、使用有序。传统纸质档案的数字化处理可采取扫描的方法快速地将档案信息数字化，并根据具体要求实现进一步的信息加工。

3.3 加大档案资源开发力度

档案资源的信息化建设是档案信息化建设的核心要素。在进行数字化时，不仅要把现成的档案数字化，还要对分散的档案信息整合、加工，把经过二次加工的信息数字化。

3.4 提高安全意识和防范意识

严格按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，采用身份证、防火墙、数据备份等安全防护措施，不断提高档案管理人员的安全意识，确保档案信息化的开放安全。要增强安全意识，防止人为地毁坏和破坏，力争让无权用户进不来、看不见、改不了档案，保证档案的真实性。设电子口令，防止被人盗用，定期对所用计算机进行杀毒，防止电脑病毒对电脑系统的攻击和黑客的威胁。严格管理，专机专用。一些永久保存的资料属性可改成“只读”，防止一些不期而遇的破坏带来损失。

3.5 提高档案管理人员的素质

加大定向培训力度，有计划地对培养对象进行高层次学历教育，以丰富、加深培养对象的基础理论和专业知识。加快复合型的档案专业人才的培养，档案管理者要掌握文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业知识，涉猎一定的历史知识、古汉语知识和与档案管理有关的其他专业知识和管理科学，熟悉各种有关的业务规定和自己所从事的业务。

4、档案管理信息化建设途径

4.1 更新观念，增强档案管理现代化意识

管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。

4.2 加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化

要及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。为此，各级政府应加大财政投入的力度，档案部门应努力提高自身的工作水平，争取更多的经费支持；同时，档案部门要充分利用存有大量档案资源的优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的提供利用工作，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济利益。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，又将为档案工作注入新的活力，将及大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的发展提供有力保证。

4.3 建设复合型的管理队伍

档案管理人员队伍建设是实现档案管理信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。提高档案管理人员的信息化意识。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。