浅论业务流程视角下的企业应收账款管理

徐晓曦

浅论业务流程视角下的企业应收账款管理

徐晓曦

我国大多数企业资金实力较弱，加强应收账款管理是降低销售风险、提高盈利能力的重要举措。本文在对我国企业应收账款管理现状分析的基础上，提出了以销售业务流程为主线，对应收账款实施事前、事中、事后三个阶段精准化监控的管理思路和方法。

应收账款；信用管理；销售策略；业务流程

随着我国经济发展步入新常态，经济结构调整不断深入，社会消费需求不振，与此同时，与市场经济相适应的社会信用体系尚未健全，企业融资困难没有根本性的改变，生产经营风有增无减。目前，绝大多数企业信用销售的应收账款数量在持续增加，严重影响了资金的正常循环流动和企业的正常运营。因此，建立科学的信用管理制度，规范应收账款管理流程，尽可能降低销售风险是新形势下企业生存发展的当务之急。

一、我国企业应收账款管理现状

受国外经济复苏缓慢和国内产能相对过剩的双重影响，我国企业普遍面临着产品销售与货款回收的矛盾：一方面，大部分企业在市场竞争中迫于竞争对手的压力，不得已以赊销作为优惠的交易条件销售产品；另一方面，随之而来的是应收账款和呆坏账数量上升，流动资金紧张和盈利能力下降，使本已捉襟见肘的企业雪上加霜，危及企业的正常运转和发展。根据商务部的估计，截止2015年上半年中小工业企业应收账款存量规模为9.2万亿元左右。工业和信息化部赛迪研究院的数据显示，截止2015年9月，工业企业应收账款占主营业务收入比重为14.1%。经过调查研究发现，企业经营管理机制尤其是赊销管理是应收账款过快增长的首要因素。大多数企业赊销管理基础薄弱，应收账款生命周期管理存在不同程度的缺陷。比如：很多企业没有建立专门的应收账款管理部门，更有甚者没有固定的应收账款管理人员，只是由财务部的人员兼职代为管理；部分企业设立的应收账款管理组织形式化，制度、职能和流程模糊，不能有效地开展工作；还有些企业缺乏对销售人员应收账款的培训，缺乏比较专业的应收账款管理人才；缺乏客户信用危机应对预案；清理欠款处于被动地位，方法单一，收回比例过低。

二、我国企业应收账款数量上升的原因

自2008年世界金融危机以来，我国企业应收账款持续攀升的主要原因是多方面的：

1.受国际市场需求下降的影响，我国企业产品出口数量明显放缓，转而在国内销售，进一步加剧了国内的市场竞争。很多企业为了开拓市场或提高市场占有率，增加销售网点和铺货数量，一味追求企业在目标市场销售额的快速增加，对客户的信用评估不能严格按规定的流程执行，放宽信用销售政策，导致应收账款增加而企业的货款回收比例下降，企业的收支平衡被打破，正常的财务运转陷入困境。

2.企业对于应收账款的风险意识不强。不少企业没有设立相应的独立应收账款管理部门和管理制度。有些企业的应收账款以销售部经理为主进行管理，由销售经理决定不同客户的信用额度或赊销政策，然后由销售人员具体执行。在这种应收账款管理方式下，销售经理很可能为了销售目标而放松信用控制，销售人员通常也会碍于与客户维系友好关系，在部门或自身利益的驱使下，以市场竞争激烈或与竞争对手争抢客户为理由致使货款回收周期延长，应收账款数额像滚雪球一样越来越大。另外一些企业的应收账款以财务部经理为主进行管理，但因其自身工作性质无法经常深入市场，缺乏对行业、客户和竞争对手实际状况的了解，只会刻板地执行信用销售政策，不能根据客户的实际情况个性化地加以调整，使企业在目标市场的竞争能力下降，客户流失率升高，销售业绩下滑。

3.缺少完善的应收账款管理流程。大部分企业忽视应收账款事前、事中控制，而仅仅重点加强事后控制，对既成事实的应收账款管理乏力，事倍功半。实际上，在与客户签约成交之前，对客户的经营状况和信用表现尽可能进行详细调查，运用比较科学的方法对赊销政策、客户信用标准评定、阶段性评估等方面进行定量分析是有效降低应收账款数量和防范风险的有效手段。另外，在整个应收账款管理流程过程中也缺少销售、财务、法律等方面的信息交流和相互支持。

4.缺乏应收账款管理必要的人力资本投入。由于资源的有限性，很多无力顾及应收账款的人力资源培植，使目前在岗的应收账款管理人员专业知识和基本技能难以满足岗位职能需要，工作效率较为低下，总体效果不尽人意。事实上，应收账款管理是一项综合性、实践性都很强的技术型工作，需要熟练掌握和应用信用管理、销售管理、财务管理、法律法规等多方面的知识，具备较强的实际操作能力。

三、业务流程管理视角下企业应收账款管理体系的构建

（一）管理体系架构

建立健全管理体系是企业强化应收账款的前提，一般情况下，这个体系的职能应当包括以下几个方面：

1.设立独立的应收账款管理部门或组织。只有独立才能摆脱销售、财务等相关部门的干扰，处在企业经营目标和利益角度协调公司的销售、财务目标，制定信用政策，协调平衡各个部门的利益。这个部门的目标是帮助企业迅速提高应收账款回收率来加快资金周转，减少呆坏帐损失，在降低风险的同时获得最大利润。其组成人员应该具备较为全面的销售、财务、法律等业务知识并各有侧重，以便能够对应收账款实现全流程的系统化管理。

2.明确应收账款管理部门的功能和职责。应收账款管理部门的功能是能够帮助企业缩短变现天数，防范呆坏账风险，降低产品销售成本，保证合理的现金流量，不断增强企业的市场竞争能力。它的主要职责是客户风险管理、应收账款管理、拟定清欠方案和呆坏账处理。

3.制定信用销售政策。应收账款管理部门需要根据内外部环境现状及其发展趋势，结合本企业的营销战略和销售策略制定切实可行的信用销售政策。一是要推行客户资信管理制度，重点规范客户的信息资源和资信调查；二是实行内部授信管理，在交易过程中遵循科学的信用审批方法和程序；三是加强应收账款全流程管理，利用各种方式监控与销售业务相关联部门的关键业务环节。

4.销售业务的全流程监控。应收账款管理部门要针对销售业务流程设计应收账款的事前、事中、事后管控措施并监督执行，在实践中持续完善客户信用管理体系，包括筛选客户、设定信用额度、制定赊销政策、交易合同审核、回收账款和清理欠款，针对完整的销售流程和重点环节实行无缝隙管理和控制。

5.协调相关部门关系。应收账款管理部门要加强与其他部门之间的信息沟通和关系协调，与销售、财务、市场、仓储物流等部门定期或不定期通报应收账款回收方面的信息，相互合作和支持。

（二）基于业务流程的应收账款管理

业务流程是指以面向客户直接产生价值增值的流程，企业销售业务的主要流程一般分为：第一，销售人员寻找、拜访客户；第二，想方设法接近客户进行推销、洽谈；第三，签约并形成订单；第四，按照合同约定备货、发货；第五，如期回收货款；第六，清理欠款。

应收账款管理应该以销售业务流程为主线，在降低销售风险的前提下提高市场竞争能力，实现销售利润最大化的管理目标。为此，应收账款管理部门必须对销售业务实施全流程监控，并按照销售业务流程的先后顺序将其划分为事前、事中、事后三个阶段有针对性地采取措施，降低应收账款管理成本，减少坏账损失。如图1所示。

图1 基于业务流程的应收账款管理控制图

1.事前控制。这个阶段对应于销售人员接近客户和推销洽谈两个主要销售业务环节，也是很多企业应收账款管理的弱项。事实上，事前控制才是防御应收账款风险、防患于未然的最佳途径，具有事半功倍的效果。对于事前控制来说，应收账款管理工作的主要内容是：

（1）在销售人员寻找潜在客户并设法拜访期间，应收账款管理部门要了解其进展状况，如果需要则协助销售人员进行客户信用调查并依据调查结果一起对客户信用初步分级。当客户信用级别较低时，可以建议销售人员停止接触。当客户信用级别较高时，应鼓励销售人员进一步约见客户，并继续深入细致地掌握客户资料、交易现状和资信特征，以便能够按照企业的要求筛选出优质客户，充分利用各种资源与客户建立业务关系。

（2）在经过各方努力与潜在目标客户达成交易意向进入实质性洽谈阶段，应收账款管理部门要对以前搜集到的客户信息进行整理分析，开展客户信用评估、分级，并将情况与相关部门沟通，综合考虑影响信用策略的各种因素后决定该客户的信用额度。对于已经有过交易的客户，应收账款管理部门除定期评定信用额度外，还应动态掌握其经营状况，防止因意外事件而导致客户信用恶化，影响货款回收。

2.事中控制。在销售部门与客户签订合同与备货发货两个环节，应收账款管理部门应该实施事中监控。

（1）在销售部门与客户签订合同的过程中，无论新老客户，应收账款管理部门都要审核与应收账款相关的条款，保证其符合既定的信用政策和法律规定，如果发现客户可能履行合同的信用能力不足时，应采取相应的保障手段如让客户进行资产抵押或担保，也可以实施风险转移，为合同项下的应收账款购买保险，确保应收账款能够安全收回。

（2）在企业备货发货期间，应收账款管理部门要跟踪客户经营是否正常，其资信水平有无变化，同时对已有的前期账目进行核对，使应收账款的数额不能高于该客户的授信额度，必要时作出停止给客户发货的决定。另外，也要关注合同标的物的生产进程和发货准备进展状况，保质保量地如期发货，为应收账款的顺利回收创造有利条件。在这个意义上来看，备货发货环节是应收账款管理的基本控制点。

3.事后控制。应收账款管理部门对销售业务实施的事后控制包括回收货款和清理欠款两个部分。

（1）根据合同约定，一般在应收账款到期之前若干天，应收账款管理部门就要书面提醒销售和财务两个部门。财务部门要按照合同要求准备好所有票据及时交给销售部门，由销售部门安排相关销售人员向客户催收应收账款。应收账款管理部门可以根据具体情况采用灵活方式对收款当事人施加适度压力，促使其带着更强的责任意识发挥主动性完成回款任务。

（2）应收账款没有按期收回就会被企业视为外欠款。应收账款管理部门要与销售部门的相关人员共同分析原因，研究制定个性化的追款方案并监督落实。在企业既定的追款期限内，要通过多种渠道密切关注客户经营情况，倘若发现客户发生产销异常、卷入复杂的法律纠纷、突然暴露潜在的财务危机、发生严重的产品质量或生产安全事故等情况时，应立即采取申请财产保全等相应的防范措施，及时化解风险，减少损失。如果欠款逾期无法追回，应当果断采用仲裁或诉讼方式解决。应收账款管理部门要搜集整理与客户交易的资料和凭证，积极与有关律师事务所和政法部门的广泛联系，在最大比例追账的同时力争将其费用降至最低，实现企业利益的最大化。

[1]李先国.销售管理[M]（第四版）.北京：中国人民大学出版社,2016.

[2]谭永智.企业信用管理实务[M].北京：中国方正出版社, 2004.

[3]曹虓虓.企业应收账款管理存在的问题及对策[J].商业经济,2014(2):34-36.

（作者单位：四川师范大学商学院）