原始凭证电子化在电网公司的探索与实践

吕宁

摘 要：近年来，国网公司围绕以“六统一、五集中”的工作思路，持续提升财务集约化、信息化管理水平，逐步实现无纸化办公，自动化处理，智能化分析等先进管理模式，并提出“应用原始凭证电子化数据中心影像信息存储功能，通过扫描等方式将原始凭证纳入系统，实施电子化管理的工作要求”，以实现原始凭证电子化、规范化管理，提升业务协同处理效率和会计基础管理水平。

关键词：原始凭证；电子化

1 实施背景与目标

2013年底，财政部发布《企业会计信息化工作规范》，其中对“企业内部生成的会计凭证、账簿和辅助性会计资料，以及企业获得的需要外部单位或者个人证明的原始凭证和其他会计资料，可不输出纸面资料”的情形，即业务凭据电子化做出了相应规定。

2015年底，财政部会同国家档案局联合发布最新版《会计档案管理办法》，明确了电子会计档案的管理要求，肯定了电子会计档案的法律效力。

厦门供电公司按照国网公司、省公司“应用原始凭证电子化数据中心影像信息存储功能，通过扫描等方式将原始凭证纳入系统，实施电子化管理的工作要求”，力求通过技术手段上的创新，通过影像采集、业务在线处理、实时查询等功能，促进业务协同和信息共享，提高经济业务的处理效率，实现原始凭证电子化、规范化管理。

2 主要实施内容

针对公司财务部门在会计原始凭证处理上存在的业务凭据线上线下两遍审批、传递速度慢、保管存放难、查询效率低、无法满足财务集约化管理需求等问题，在现有财务业务系统（SES、ERP）中嵌入影像智能管理模块，通过对传统纸质原始凭证的影像采集、业务流程在线审批、档案在线实时查询等功能，借助信息技术手段使财务工作逐步超着“无纸化”、“自动化”、“智能化”的方向发展。具体如下：

2.1 原始凭证数字化管理

将各类型非结构化的纸质原始凭证通过扫描仪采集、处理；将已形成结构化数据的原始凭证通过系统接口上传、链接方式采集、处理。同时，将两类数据转换为固定格式的数字信息，纳入信息系统业务流程中进行统一管理。

2.2 在线可视化审批功能

通过实现业务凭据电子化管理，实现线上业务审核，取代了线上线下同时审批的繁琐审核流程。同时，按照电子单据和纸质单据传递效率、一致性审核的需要，在系统流程中进行业务的审核及账务处理，提高了审批效率和智能化水平。

2.3 系统嵌入施工现场图片

电网企业具有资产密集的经营特点，公司每年在资本性项目建设及资产设备维护方面投入大量资金，实施业务凭据电子化后，利用在业务系统当中添加现场图片的方式，加强对工程项目过程的实时监督，避免未完工项目提前结算的风险。

2.4 会计信息穿透管理

原始的纸质会计凭证不便于日常实时查询，特别是在财务档案归档后，需办理专门的借阅手续，更无法实现异地查询。通过业务凭据电子化，将会计档案流与业务信息流进行对接，可以实现会计信息的全过程的穿透查询，从而方便、灵活、快捷地实现会计凭证的查找、使用和共享。

2.5 信息安全保障

实施业务凭据电子化之后，传统的纸质原始凭证被转换为数字化信息，如何在使用过程确保影像资料安全就显得至关重要。因此，我们对重要的影像单据进行电子签名加密，将责任人与影像绑定，防止影像被篡改，保障企业信息安全。（如图1）

3 成效评估

3.1 业务规范优化，提升业务协同效率

实施原始凭证凭证电子化，依托信息系统进行业务处理，一方面既可以减少纸质原始凭证传递过程可能存在的丢失、毁损等风险，也避免了繁琐的凭证交接手续；另一方面，借助系统流程，能有效克服地理空间隔离所带来的业务处理的滞后性，在前端业务部门进行业务发起的第一时间内进行业务处理，从而大大提升了工作效率。

3.2 前移财务业务规范关口，提高凭证审核效率

公司业务报销原始凭证种类多，规范化要求高，在日常工作中，前端业务部门获取原始凭证时可能难以保证完全符合财务规定，因此造成原始凭证在业务与财务部门间来回传递，降低工作效率。实施原始凭证电子化，通过规范业务报销附件要求，将财务业务规范关口前移，强化业务规范执行，提升会计基础工作质量。

3.3 实施实时监控，促进财务职能转型

结合业务凭据电子化可视化、标准化特点，公司扩展财务在线稽核范围，并拓展了在线稽核的预警功能，提升在线稽核实用化水平，强化财务经营内控风险管理，同时促进财务由核算向监督职能的转变。

参考文献

[1]夏春仁.科学管理与使用会计原始凭证的思考[J].中国工会财会，2014.

[2]黄莉，王东锋.浅谈会计原始凭证电子化在国网公司的实践[J].财经界，2015.