医院后勤档案管理的重要性

文/陈瑾　汪娜



医院后勤档案管理的重要性

文/陈瑾汪娜

医院后勤档案是后勤人员结构、资产管理、设备设施管理、建设工程及其他各项工作中直接形成的，具有保存价值的文字、图像、音像等具有不同载体的历史记录。在档案工作中充分利用现代计算机技术、网络技术、信息技术，对档案资源进行处理、管理、开发并提供利用，是科学高效地为医疗、科研等各项工作服务的有力保证

医院后勤档案管理主要内容涉及医院设计、建设、招标、绿化、维修等建设类管理，还有水电气、设备运行、保洁灭害等日常运行类管理。除此以外，医院在将部分业务外包后，应该进行相应的外包业务档案管理。在信息化的今天，医院后勤档案的有效管理是医院高速运转和顺利发展的有力保障。

一、后勤档案管理中存在的问题

1.后勤档案管理意识淡薄、制度不完善、不健全、执行不力

由于对档案档案管理工作重视程度不够，造成后勤管理制度中档案管理制度的缺失或不健全。不完善的档案管理，缺少对档案工作的监督、检查和考核，执行力不够，使制度形同虚设。目前，医院后勤部门属于平行科室，缺少相互协作、相互配合的理念，伴随着医院信息化建设，后勤档案管理制度应涉及到后勤的每一个部门，梳理“一盘棋”的理念，部门之间相互配合，及时归档有必要留存的信息，将管理制度“落地”。

2.档案管理人员管理水平不高

档案管理人员的素养、专业知识、责任心等素养直接关系到档案管理水平的高低。没有经过专业档案知识培训的人员，对档案的重要性、要求、材料的收集等业务不熟练，工作中档案收集、归档等不及时，造成有效信息的缺失。档案管理人员身兼数职，对档案工作投入精力不足，严重影响档案管理水平。档案管理人员的频繁更换，造成档案工作不连续性，存在“空白”阶段。

3.信息化建设落后

伴随着信息化建设的普及，电脑成为了现代化办公的主要工具，电子文档日益代替文字材料，成为了新兴的档案管理工作载体。但是，这种方便快捷的档案管理方法，必须建立在医院信息化建设健全的基础上，通过流程、共享等方式，将需要留存下来的资料以文字、影像、图表等多种形式保存归档。

二、后勤档案在医院管理中的作用

1.为医院发展提供强力保障

医院后勤档案是医院建设和管理过程中的第一手资料。档案管理的基本目的是记载医院后勤在基本建设、维修管理、物业管理、生活保障、被服洗涤、绿化保洁等方面的工作状态的记录。由于后勤部门多、工作量大、内外协作关系复杂等特点，造成后勤档案数量多，保存价值高。尤其是近年来，随着医院大型后勤设备结构的日益复杂，设备管理、维修难度越来越大，对大型设备档案的建档，并保存其完整性尤为重要。这些档案既是医院后勤工作的真实记录，也是现代化大医院档案管理的重要组成部分，为医院的规划，为医院的发展提供强有力的支持。

2.为医院后勤管理发挥凭证作用

档案是过去工作和历史情况的真实记录，在法律上具有凭证作用。通过建立设备、房产、人员等档案，通过文字材料的形式，将整个管理活动的全部信息内容记录下来，不仅可以在工作中做到有依可循，而且可以为下一步开展工作进行决策，提供参考依据和咨询材料。

3.为医院后勤管理发挥参考作用

档案不仅记录了管理和业务活动的过程，而且还记录了各种活动的结果，这就为总结和研究以往的工作，研究事物发展的规律，提升工作质量和水平，提供了参考资料。不仅可以为管理工作提供备查的依据，同时也为提高后勤管理服务工作的质量和效率奠定了基础。

三、医院后勤档案工作的重要性

1.医院常规后勤档案管理的重要性

（1）常规后勤档案管理对医院日常运行的重要性

常规后勤管理是医院日常运行与管理的基础，院内日常运行管理工作繁复而高标准，且随着医院规模的扩大及医院体制的改革，变得日益复杂。后勤档案管理作为医院后勤管理的重要部分，其科学、高效、规范化的管理是医院正常、高效、稳定运行的关键和根本。常规性的医院后勤档案管理能够为医院日常运行提供准确而详尽的运行管理参数和数据，作为医院日常运行管理的参考和依据，保证医院的正常运行。

（2）常规后勤档案管理对医院维修改建的重要作用

在医院的日常运行管理中，不可避免出现维修、改建的现象，随着社会需求的变化和医院的不断发展，医院也需要不间断的建设。医院的维修与改建等工作需要对医院日常运行管理数据及资料的充分了解和研究，科学、高效的常规后勤档案管理工作能够快速、准确的为医院改建与维修提供所需的数据，使维修与改建工作在高质量的前提下完成。

2.医院建设类后勤档案管理的重要性

（1）对医院正常运行的重要性

医院在设计、建设、招标等时期的档案管理具有阶段性强、人员流动性大的特点，在医院建设期过后，前期很多资料整理难度大，这就需要在建设期加强对后勤档案管理工作。如医院建设工程规划核准图、各类批复等资料。良好且完整的资料能够为今后维修需要提供所需的相关资料及文件，保证维修正确性与安全性，进而保障医院的正常运行。

（2）对医院可持续发展的重要性

在当前激烈竞争和高速发展的阶段，医院想要稳健的前行，实现可持续发展，主要依托于良好的管理。后勤管理是医院良好管理的基础，而后勤档案管理是后勤管理的关键之一。医院需高度重视院内后勤档案的管理工作，积极整合网络信息及医院电子资源优势，对建设资料实施科学管理，促进医院可持续发展。

3.医院后勤外包档案管理的重要性

将后勤部分业务外包，减轻了医院后勤的管理负担，降低了管理风险。良好的后勤外包业务管理档案，可针对后勤外包资料及文件进行科学管理，通过对外包企业的管理实现高效管理。

四、医院后勤档案管理现代化应遵循的原则

1.规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。

2.安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。因此，加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案的安全性。

3.效益性原则：根据自身的能力、馆藏基础，分析用户需求，考虑馆藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，可以带来巨大的经济、社会效益；利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。

表1

五、后勤档案管理工作的对策

1.采用信息化管理手段

随着计算机网络技术的进一步发展，随着后勤信息化建设的不断完善，实现档案管理同现代化技术的有机结合，档案管理工作才能走上良性发展轨道。利用现代化计算机网络，利用信息化平台建设，可以收到事半功倍的效果。同时，为了保证安全，在信息化建设中应重视电子文件的安全管理制度。

2.加强档案管理标准化建设，提高队伍管理水平

提高医院管理队伍专业化转变，加强高素质后勤专业化管理人才梯队建设。下表是针对目前工作运行中总结的存在问题分析鱼骨图，从图上可以分析医院后勤在人员构成方面，因队伍老龄化、学历低、培训少等因素，造成专业技术人员缺乏，后勤管理水平不高。

加强制度建设，完善档案功能

建立合理、科学的后勤档案管理制度，以便更好的发挥制度的指导和规范作用。倡导各部门及每位工作人员支持档案管理，积极提供有价值的资料；同时，努力拓宽收集范围，丰富档案内容。

总之，在信息化、竞争日趋激烈的当今社会，实现有效的后勤档案管理是加强医院后勤管理的关键举措之一，以信息化建设平台为载体，建立并完善各类档案管理，不仅为决策者提供有效的数据，而且将提升医院整体管理运行水平，实现医院的可持续发展。

（作者单位：西安交通大学第一附属医院）