电力企业档案管理现状及创新探究

张瑞婷

摘 要：近年来，我国市场经济发展迅速，企业档案管理越来越受重视，传统模式的档案管理已经跟不上企业的发展步伐，档案管理工作应该适应企业发展的需要，不断改革方案管理制度，才能不断促进企业发展。档案管理对于电力企业来说十分重要，然而，很多电力企业的档案管理都存在问题，要想解决这些问题，需要企业制定很多创新举措。

关键词：电力企业；档案管理；现状；创新

1 电力企业档案管理的决定性作用和现状

档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。传统的企业文件档案管理模式，是以保存在工作中产生的原始信息记录为主要内容，以实现归档信息在必要时刻的历史查考与法律凭证作用为工作目的。这种模式在以手工管理的时代不仅十分重要，而且也十分可行。然而，伴随着自动化管理工具的成熟和普遍使用，企业对其所需信息的控制，已经开始从库房管理模式转向资源管理模式，信息管理的要求和具体实施，已经渗透到企业活动的方方面面。 由于大部分企业在其自身的信息自动化建设中一般采取的是由局部到总体的工作线路，普遍缺少总体规划，所以往往容易导致各个管理系统之间标准不一，接口不顺，连动不灵，传递不畅；同时，不少企业在开展信息自动化建设过程中，过分依赖自动化管理的技术系统，缺乏对数据质量与系统功能之间辩证关系的正确理解，经常导致自动化管理体系与手工管理并行，甚至相互掣肘的尴尬局面。上述情形，常常使企业的计划、决策、指挥、生产、经营等项工作处于各行其是，互不沟通的状态，很容易导致管理混乱，重复投入，工作成本无意义提高等问题的出现。现代新兴的档案管理理念是以比较规范的企业文档管理为基础，通过积极有效的数据清理、信息管理规范建设，信息流动渠道的设计与关键环节确定等项具体工作，借助于信息自动化管理平台，实现企业的信息产生、信息处理、信息传递、信息留存和信息使用的自动化监控功能，提高信息利用的效率，将企业信息管理的事后模式，改造为企业信息资源培植与管理的即时模式，充分实现企业信息在企业活动中应有的支持作用。

市场经济的发展为企业的档案管理工作提供了必要环境，企业丰富的信息资源也为档案管理工作创造了条件。档案管理在形成过程中可能会受到多方面因素的影响，其中包括情报资源，企业经济信息等重要档案内容，他们构成了企业在进行运营模式和项目选择方面的情况。电力企业与人们的生活息息相关，在人们的日常生活中占据很重要的位置，但是在很多的电力企业中，由于档案记录的信息不全面或者不真实，导致档案管理出现很多问题，使得档案管理失去了它本身的意义。

2 电力企业档案管理存在的问题

2.1 档案信息保存不完整或者信息不全面

档案信息的收集，录入，保存，应该由专业的档案工作人员负责，但是有些电力公司的相关工作人员不能做到尽职尽责，在信息采集过程中总会有些疏漏。还有些电力公司，不尊重事实，随意更改档案内容，使档案失去它的完整性和真实性。

2.2 档案管理体系不完善

很多电力企业没有设置专门的档案管理部门，档案负责人频繁换人，有时甚至用兼职人员。这就造成档案管理工作的不完善，不能保证档案信息的准确性和安全性，也不利于企业的良好发展。

2.3 管理制度不完善，不专业

有些电力企业的上层管理人员不重视档案管理工作，不能及时地制定出适合公司情况的档案管理制度，致使档案管理工作比较混乱。完善的档案管理制度对于档案工作非常必要，对于公司的发展也有很大的影响。企业应严格制定相关档案管理制度。

3 电力企业档案管理的优化

3.1 加强对管理人员的监督并提高领导人的重视

在档案管理工作中，上层领导的重视起着至关重要的作用，领导人的重视不能只体现在口头上，应该制定严格的监管制度，规范管理人员的各种行为。另外，管理人员也应该尽职尽责，做好本职工作，尽量把每一个环节都做到完美，要学会利用现代媒体技术，让计算机成为档案管理工作的得力助手，促进电力企业的快速发展。

3.2 增强管理制度，强化管理体系

电力企业应该制定一套完整的管理体系，来规范档案信息的采集，整理等等的过程。强化管理人员的法律意识，做好档案信息的保密工作，如果有离职情况，一定要做好工作交接，并提醒离职人员不准泄露公司机密。现在有一些专门负责档案管理的公司，但是它们的保密工作做得不太好，所以安全起见，企业还是应该制定完善的管理体质，建立自己专门的档案管理部门。

3.3 档案信息应该保证真实性与完整性

档案中记录着公司的各种信息，由于信息量复杂且庞大，我们需要利用现代化的媒体技术来代替以前的纸质记录，这样能将各种信息整理得更加有条理，保存起来也比较方便。档案的记录工作也不应只是数字文字的结合，可以尝试加入新元素，比如图片，表格等，使档案记录更加生动形象。很多公司完成档案记录后就放置一边，这种现象十分不好，档案信息对于公司发展是十分重要的，经常分析档案信息，有助于增强公司的竞争力。

4 改善档案管理的创新思路

4.1 使档案管理流程一体化

使档案管理流程一体化，是改善档案管理的一项创新举措。具体是指：将便捷的科技前端控制思想，化做具体的行动，使档案管理工作充满创新理念。首先，进行文件管理阶段创新，要注重客户需求，根据客户需求，进行档案文件的设计和安排，增强档案管理工作服务的全面性。其次，在档案管理阶段，应该建立现代信息服务理念，为普通用户查询信息提供方便，要学会利用现代办公软件，使信息管理更加现代化，但是所有的前提都必须是在信息内容真实完整的基础上。

4.2 工作平台的创新

学会利用现代化的办公条件，使得档案管理工作更加的高效化和自动化，这样也能使档案管理负责人的工作更加便捷。要想确保工作平台的便利，需要企业建立相关的网络系统，使档案信息的传递能够在网络上进行，这样来保证档案管理工作的顺畅与高效。其次是保证企业各部门之间的协作，避免传统模式下，领导人直接做决策的现象，提高工作效率。还应逐渐实现完全的电子化，替代之前的纸质化档案管理方式，顺应如今电子化的潮流，加入企业的发展。

4.3 管理方法的创新

制定合理的管理方案，管理工作要做到明确分工，管理人员应选择专业化的人员，保证工作效果。第一，要完善应急预案，做好对档案信息的安全检查工作，提高企业处理紧急情况的能力。第二，要提高档案管理人员的素质，经常对他们进行工作上的培训。

4.4 服务内容的更新

现阶段电力企业的档案管理工作较传统模式更加周到，服务方面做得更加完美，现代的服务模式更是增加了主动服务这一特点，从更大程度上满足了客户的需求。服务内容的遵循一些原则，首先是要从客户需求出发，尽量使信息平台能够满足客户需求，也要保证档案信息的完整性和功能性。其次，做好基础调查工作，广泛地收集信息，并进行进一步地加工，利用现代化的工具，对收集的信息进行归纳整理，为企业的发展做贡献。最后，对于客户的远程操作需求，进行空间和时间的设置，合理利用积累的档案信息，能够促进公司的进步。

5 总结

总之，随着我国社会经济的飞速发展，我国电力企业的档案管理工作面临很多前所未有的挑战，企业的管理人员应积极应对，制定新的管理办法，只有这样，才能使企业在发展过程中，了解自身的发展历程，从而朝着刚好的方向发展，使电力企业的档案管理制度更好的服务于电力行业。

参考文献

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