供电企业档案管理探析

【摘要】供电企业档案是供电企业工作管理全过程的真实反映，直接关系到供电企业能否赢得市场竞争的主动权。本文从供电企业档案管理重要性出发，分析档案管理过程中存在的主要问题，并提出解决措施。

【关键词】供电企业；档案管理；问题；解决措施

作为我国国民经济重要组成部分的供电企业内部业务种类众多，各部门之间的协调度要求较高且交互频繁，产生了许多档案资料。这些档案资料对于供电企业的发展有着极其重要的作用，如何高效的管理和利用这些档案资料特别重要。

1、供电企业档案管理的重要性

档案管理在供电企业管理过程中占有举足轻重的地位。档案是企业进行生产经营活动的原始记录和凭证，记录着企业的发展历程，而且其中涵盖了许多科技知识信息，为企业的快速发展做出了突出贡献。所以，各级管理部门应充分认识到档案管理工作的重要性。

2、供电企业档案管理过程中存在的主要问题

2.1 档案管理重要性认识不足。在供电企业的发展过程中很多企业往往由于档案管理工作不能带来直接的经济效益，故而对档案管理工作投入的资金和人力较少，直接导致保管档案资料的条件和手段滞后。这些供电企业轻视甚至忽视档案管理工作的行为产生的直接后果就是档案资料不能为企业提供高效率、高价值的服务，对供电企业的未来发展造成不良的影响。

2.2 档案管理制度有待完善。目前，很多供电企业实行的管理制度是“档案工作实行统一管理，分级负责的原则”。也就是，公司设置档案室集中管理全部档案，各部门负责本部门档案资料的收集和归档。这样的管理制度造成供电企业的档案管理工作涉及到的部门众多且内容繁杂，要求各部门间的相互协作并高度配合才能提高工作效率和质量。否则，很容易导致档案管理工作滞后，档案资料的归档不规范，存在缺少卷宗目录等情况。

2.3 档案管理信息化程度不高。信息时代的到来引发了供电企业的信息革命，如何借助信息化手段对繁杂的档案资料进行有效的管理和充分地利用成为了企业急需解决的问题。然而部分供电企业并没有意识到他们只是将信息技术应用于服务性工作上，而没有用于档案管理工作上，导致档案管理信息化建设滞后，不能有效地促进企业发展。另外，即使有些企业对档案管理信息化建设足够重视，但是由于既精通档案管理又熟悉信息技术的复合型人才的缺乏，也不能有效地促进档案管理信息化水平快速提高。

2.4 档案管理人员素质不高。档案管理人员综合素质的高低直接影响进行档案管理的工作效率和工作质量，影响着档案管理工作整体效能的发挥。但是，目前大部分供电企业普遍存在着档案管理队伍素质不高的问题，究其原因，主要有两方面：其一，因为供电企业不重视档案管理工作，进行档案管理工作的员工大多是一些工作能力不强或者是年老的人员；其二，因为供电企业进行档案资料信息化管理，很多进行档案管理的员工缺乏应用信息化技术的能力，导致无法适应信息化时代的档案管理工作。

2.5 档案资料利用效率不高。供电企业进行档案资料管理的最终目的是提高档案资料的利用效率及程度，为企业提供更好的服务。但是，目前大部企业走入为收集档案而收集档案的误区，不能真正发挥出企业档案服务企业中心工作的意义和价值。

3、加强供电企业档案管理的措施

3.1 提高档案管理重要性的认识。供电企业应充分认识到档案管理工作对企业未来发展的重要性。首先，供电企业的高层领导对档案管理工作的高度重视是档案进行规范化管理的基石。高层领导应把做好档案管理工作与提升企业核心竞争力、维护企业形象结合起来，加大对这项工作的资金及人员的投入。其次，供电企业的员工对档案管理工作的高度重视是档案进行规范化管理的关键。每个员工应明确档案管理的责任和义务，做到及时归档，避免资料流失、损坏的情况生。

3.2 完善企业档案管理制度。供电企业建立统一标准、统一规范的档案管理制度才能保证进行档案管理工作时有章可循。企业将制定档案管理制度与企业的企业文化、经营制度、经营模式等方面有效的结合在一起，确保其能够有效的促进各部门有机协调的相互协作，共同推进档案管理工作的发展。

3.3 加强档案信息化建设。国家电网对建设“一强三优”现代单位的基本要求就是档案信息化。供电企业将信息技术应用到档案管理工作中对于提高档案管理的效率和质量起到了不可估量的作用。

首先，供电企业的档案管理方式从纸质管理逐渐转化为电子管理，简化了档案管理过程中档案收集、编辑、存储、调用的工作程序，提高了档案管理的工作效率。其次，档案管理的手工劳作方式的改变，大大的降低了档案管理工作的工作量，提高了档案管理人员的工作积极性。另外，档案管理中应用信息技术所建立的电子档案具有极高的准确性，避免了手工管理方式中的人为错误，使档案资料更加准确。

所以，企业在意识到档案信息化建设重要性的同时，需要引进高水平复合型的信息化人才深入研究档案资料，将档案资料充分的开发利用并实现资源共享，高效地开展档案信息化建设工作。

3.4 提高档案利用效率。供电企业要切实把提高档案利用效率为首要任务，走出盲目收集的误区，提高档案利用效率。首先，供电企业可以充分利用协同办公系统，编制出适用于企业的检索工具及各类索引目录供大家查询利用。其次，供电企业可以建立档案利用和利用效果登记机制便于档案管理。另外，也是最重要的一点，供电企业应发动专业部门和档案人员开展档案编研工作，深入研究现有的档案资料进行分析和深加工，充分挖掘档案的潜在价值，指导和促进企业各项工作的发展，提升档案管理的作用。

参考文献：

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