档案管理基本方法的基本前提

吴艳娇

摘 要：随着改革的不断变化，档案管理基本方法也随之发生了变化。面对新的历史时期，新的工作需要，档案管理工作显得更加重要。那么，做好新的历史时期档案管理基本方法的基本前提有哪些？本文对此进行分析。

关键词：档案管理；基本方法；基本前提

1 档案管理的基本方法——分类或曰分而治之

从管理学角度讲，任何管理活动的最终目的不管是什么，其基本要求或说最直接的工作目标，就是使被管理对象有序化。档案管理作為一种管理活动也不例外，其基本要求就是使档案有序化，而且首先要使档案实体有序化；然后在实体有序化的基础上，再使其内容信息借助某种转换形式（媒介、载体，如检索工具、档案出版物）也达到有序论。当然，这两种不同层次上的有序化的具体目的明显不同，实体有序化的目的主要在于方便管理，即方便对档案实体的存放、保护及日常管理（保管）；而内容信息有序化的目的则主要在于方便利用，即方便人们对档案内容的查找（检索）和具体使用。

对数量极其庞大、内容形式极其复杂多样的档案实现有序化管理的具体方法尽管很多，但最基本的方法只能是分而治之（或曰分类），即对档案总体进行分割、划分，将其分为若干层次、大小不同的部分或门类、种类、类别，然后对这些不同的部分、门类、种类、类别等实施分别管理（治理）。可见，分而治之或曰分类在档案管理的诸多方法中具有决定性的基础意义，它实质上也是人类社会所有管理活动乃至认识活动的基本方法。但由于档案内容、形式、来源、时间等方面的复杂多样性和人们认识、把握事物角度、目的上的复杂性，致使具体的分法（即如何分，从什么角度按什么标准分）也呈现出一种极为复杂的状态。管理实践中所具体采用的分法从理论上讲当然也可以多种多样。这就势必导致人们在具体分法的采用问题上产生分歧甚至出现混乱。而档案管理总体有序化的基本要求又不允许人们在具体分法上出现完全各行其是的混乱状态，必须有一定程度的统一。这就是档案界历史上和现时中在分法问题上争论不休的深刻根源。由于分而治之或曰分类在档案管理方法中具有举足轻重的作用和地位，所以，关于分法的研究、争论就成为档案管理理论和原则研究中的核心性问题，各种分法上的不同主张、观点实际上也就成了区分判定各种理论流派、各种管理原则的标志。说得笼统一点，档案管理理论上的所有能称得上“重大”的分歧和争论，大都是围绕分类方法展开的，至少与分法有密切关系。一般所说的档案管理的基本理论和基本原则（具体管理方法意义上的原则，而不是宏观管理体制意义上的工作性原则如“档案工作基本原则”）也都是以分法的理论论证（理论）和相应结论（原则）为其基本内容。

2 档案管理基本方法的基本前提

分类或曰分而治之是档案管理的基本方法。具体分法之争是档案管理基本理论中的核心问题，同时也是档案管理实践中的基本问题。但在具体探讨和解决这一重要问题之前，必须从理论上确定—些基本前提.作为真正从理论上和实践上澄清和解决这—问题的基础。其原因有：首先，分类或曰分而治之作为人类普遍使用的一种基本方法，其本身在具体分法上具有难以把握、难以穷尽的多样性和复杂性。若不确立前提，就可能使关于此问题的理论探讨变成毫无实际意义且难成定论的思辩游戏；其次，分类或曰分而治之虽是档案管理的基本方法、但从管理哲学或管理层次的角度看，它毕竟还是手段性、操作性的，而不具有目的性。无论将档案分得多么有条理、有秩序，都不是档案管理的目的。在这种具体的管理层次之上都有一个更高的管理目的——那就是使档案在社会中正常而有效地实现其价值、发挥其不可替代的作用。其实所有的具体管理活动都一样，管理本身及其直接的管理结果都是手段，在所有具体的管理活动及其直接结果之上都有一个更高层次的目的。例如，企业管理和社会管理活动本身及其直接结果——企业活动和社会生活的秩序化、安定化都不是目的，而企业有效益、社会的发展进步、人民生活的幸福和生活水平的不断提高才是目的。对此笔者有一句绕口令式的“格言”：为管理而管理的管理是毫无意义的管理。

基于以上原因，探讨和确立档案管理基本方法的基本前提就应由以下两方面构成： 第一，无论采用何种分法，必须同时符合三条前提性基本要求，即方便管理、方便利用、维护尊重档案的本质特性。方便管理主要是针对实体管理而言，即分类方法的实施及其所分出的结果，必须使管理工作更方便、更简便、更有效，而不能相反；方便利用主要是针对内容信息的开发利用而言，是指所分出的结果要方便对档案的查找利用，不仅能满足尽可能多的利用角度与利用需求，而且要使查找和利用工作更简便有效。这两个方便性要求可说是技术性或管理性的。而维护尊重档案的本质特性这一要求则是文化性或说是根本性的，它是指档案实体无论怎样分类，其所分出的档案还要是档案；不能在分类过程及其结果中阉割档案的本质特性，将档案变成资料之类的其他东西。具体说来就是所分结果不能破坏档案形成时本来所具有的真实的历史联系（或曰有机联系），所分出的档案必须能够真实无误地记录和反映其形成时的社会生活的真实情况，能够忠实地再现历史。如果做不到这一点，无论多么有条理、多么漂亮、多么简便有效的分类方法都是绝对不允许采用的。第二，对档案分类方法的理论探讨除必须建立在以上三条标准的基础上并围绕其进行外，同时还应对分类及分类方法本身进行深刻、透彻的理论分析，对分类及分类方法在档案管理中的应用进行深层次的理论研究，弄清其中的客观规律。如果不进行这种深层次的理论研究，仅在扑朔迷离、千变万化的分类方法表层去进行就事论事的分析、比较，是不可能得出有价值的理论结果的。

参考文献

[1]王桂婷.做好档案管理工作的基本条件[J].工会博览·理论研究，2011（09）.

[2].王志峰.做好档案管理工作的基本条件[J].兰台世界， 2015（01）