事业单位档案管理中存在的弊端及解决措施

史大贵

（黑龙江省萝北县引进人才管理中心，黑龙江 萝北 154200）

事业单位档案管理中存在的弊端及解决措施

史大贵

（黑龙江省萝北县引进人才管理中心，黑龙江 萝北 154200）

档案是在社会活动中直接形成的，其能够对原始材料进行客观、真实的记录。因此，对事业单位而言，档案俨然已经成为促进事业单位可持续发展的一手参考资料。结合多年从事事业单位档案管理工作的实践经验，对事业单位档案管理工作中存在的弊端进行探讨，提出相应的解决措施，以供参考。

事业单位；档案管理；弊端；解决措施

事业单位档案管理是事业单位管理中最为基础、最为重要、最为集中的资料管理环节，其不仅真实地记录着事业单位的社会活动，更是成为了事业单位预算、决策的第一手参考资料。因此，完善的事业单位档案管理制度能够促进事业单位的全面发展，做好事业单位的档案管理工作也就间接确保了事业单位各项活动的高效运行。然而，目前许多事业单位的领导并没有投入更多的精力在档案管理工作上，也就导致了事业单位档案管理工作问题层出不穷，如何解决这一问题俨然成为了当前事业单位的重要课题。笔者对事业单位档案管理工作中存在的弊端及其解决措施展开粗浅的探讨，以期为进一步提高事业单位档案管理水平做有益的参考。

1 当前事业单位档案管理工作存在的弊端

1.1 对事业单位档案管理工作缺乏足够的重视

目前，部分事业单位的档案管理部门工作条件较为简陋，且档案保管工作十分不规范，甚至在档案管理工作上并没有设置专门的档案管理部门，也就无法真正在事业单位中发挥出档案管理的最大价值。造成这一原因的关键是事业单位的部分领导对档案管理工作的重要性认识不清，认为只要将重要的档案资料输入到电脑中保存好就万无一失了，而将精力主要放在了业务的拓展、经济利益的追求之上。对待档案资料的整理、收集、归档、保存等工作，则是应付了事。实际上，不健全的档案管理工作不仅会阻碍事业单位的健康、稳定发展，更会严重延误事业单位的发展，给事业单位的可持续发展带来致命的损害。

1.2 事业单位的档案管理工作人员素质有待提高

档案管理工作作为一项复杂的系统化工程，其工作内容几乎涵盖了事业单位各个部门的信息资源平台。因此，档案管理工作的每一个项目建设都离不开档案管理工作人员的耐心规划与细心操作。可以说任何一个原始数据上的错误，任何一份资源文件的流失与泄密，都有可能给事业单位带来不同程度的经济损失。通过分析我们可以发现，目前仍有部分事业单位的档案管理人员是从其他部门借用过来的或是兼职从事档案管理工作的，而这些档案管理人员没有经过系统的档案管理知识培训，对档案管理业务不够熟悉，不懂得档案管理流程，档案管理能力极为有限，也就造成了档案管理工作的局限性，也就无法做好档案资料的全面、及时收集工作，导致事业单位档案管理工作停滞不前。

1.3 事业单位的档案管理人员缺乏创新意识

现如今，许多事业单位的档案管理人员在从事档案管理工作时，往往处于被动状态，也就是说当部门有调动档案需求的时候，档案管理人员才会对档案进行必要的收集、整理、传递，在实际工作中缺乏活力，也就导致许多先进的档案管理技术无法得以贯彻应用。档案管理工作还仅仅停留在对档案资料内容单纯的输入、输出上，甚至部分事业单位还采用纸质文件进行档案资料的记录，而纸质档案文件存在着极大的缺陷，不仅在保存上要求较高，还极易受到天气环境的影响，更无法实现档案资料的在线查阅与远程共享，这种传统的档案记录模式也给档案管理工作人员的创新带来了极大的阻碍。

2 解决事业单位档案管理存在弊端的具体措施

2.1 为事业单位的档案管理工作构建完善的管理机制

任何一个事业单位如若缺乏了完善的档案管理机制，那么档案管理机构势必无法有效落实各项档案管理工作，无法促进各项档案管理工作的有序进行。如果缺乏档案管理机制的约束，档案管理工作人员更无法明确权责。因此，要想做好档案管理工作，就应结合事业单位的发展需求，不断创新、完善事业单位档案管理工作，解决档案管理工作中存在的问题，为事业单位的档案管理工作构建一个完善的档案管理机制，不断完善档案管理工作，从而实现事业单位档案管理工作的科学、有序、规范开展。

2.2 进一步提高事业单位档案管理工作人员的专业素质

在日常工作管理中，事业单位领导应该做好对现任档案管理工作人员的技能培训工作，测试其档案专业技能水平，这么做的目的一方面是为了进一步提高档案管理工作人员自身的业务处理能力，另一方面也是为了进一步提高档案管理的实际工作质量。因此，事业单位领导应定期进行考核评价，给予档案管理工作人员一定的奖励与提升空间，从而让每一名档案管理工作人员都能自发地投入到档案管理知识学习中，提高自身技能水平。除此之外，还应采取对外招聘的形式，不断引入高端档案管理技术人才，严格做好引进人才的专业档案管理知识、档案管理技巧、心理素质等的测试工作，并做好日后潜力的拓展，打造一支高素质、高技能的档案管理队伍，从而促进事业单位各项活动的可持续发展。

2.3 做好事业单位档案管理工作的信息化建设

随着网络信息技术的不断发展，越来越多的先进网络信息化技术被引入到事业单位档案管理工作中，然而，网络信息技术的引入同样也带来了无尽的安全隐患。因此，提升事业单位档案管理信息化的保密程序尤为重要。首先，事业单位应该引入专门的安全保障软件，以防范来自网络的病毒风险。其次，事业单位应该设置专门的档案管理人员，负责档案的看管，禁止人员随意入内，随意翻阅档案。最后，在档案室的周围应该配备高清摄像头及相应的安保装置，如有条件，还可以进行指纹印证识别，从而提高档案室的保密性。

3 结语

笔者就如何做好事业单位档案管理工作进行了探讨，提出了相应的解决措施，希望能够提供有益的参考建议与全新的工作思路，使档案工作人员不断提高自身的档案管理水平，通过事业单位档案管理工作以推动事业单位经济发展。

［1］ 杨敏华.事业单位档案管理中存在的弊端及解决措施［J］.办公室业务，2013，（12）：120-121.

［2］ 张妍.探究事业单位档案管理中存在的弊端及解决措施［J］.现代国企研究，2016，（01）：72-73.

［3］ 苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施［J］.理论观察，2014，（05）：86-87.

［4］ 李丹石.事业单位档案管理中的弊端与对策分析［J］.参花（下），2014，（11）：106-107.

［5］ 彭彩虹.浅谈事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施［J］.办公室业务，2012，（07）：61-62.

Malpractice of public institution file management and its solutions

SHI Da-gui
（Talent Introduction Management Center ofLuobei County，Heilongjiang Province，Luobei 154200，China）

The file is formed directly in social activities，which can have an objective and true record of the rawmaterials.Therefore，archives have become primary references promoting sustainable development of public institutions.Combined with years of practical experience of public institutions archives management，the malpractice of public institutions archives management were discussed，and correspondingsolutions were proposed for reference.

Public institution；File management；Malpractice；Countermeasures

G271

A

1674-8646（2016）16-0114-02

2016-07-01