做好事业单位人事档案管理工作的几点思考

李雪海

（齐齐哈尔大学，黑龙江齐齐哈尔161006）

做好事业单位人事档案管理工作的几点思考

李雪海

（齐齐哈尔大学，黑龙江齐齐哈尔161006）

近几年，事业单位工作人员流动越来越频繁，而人事档案是掌握人才信息的重要环节，如何管理人事档案、提高管理水平是事业单位管理部门需要思考的问题，通过对档案管理工作实际问题的分析，提出针对性的方案和建议。

事业单位；人事档案管理；思考

人事档案是人才的重要信息源头，是人员的映射，充分地反映出人员的综合素质和能力，因此，事业单位应重视人事档案的管理工作。人事档案不仅仅关乎个人切身利益，也与组织息息相关，本文综合分析了管理工作中存在的问题，讨论如何更好地做好人事档案的管理工作。

1 事业单位人事档案管理概述

事业单位，是指国家以社会公益为目的，由国家机关举办或者其他组织利用国有资产举办的，从事教育、科技、文化、卫生等活动的社会服务组织。不以营利为目的，以增进社会福利，满足社会文化、教育、科学、卫生等方面需要，提供各种社会服务为直接目的的社会组织。

人事档案管理是人事档案收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。主要由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。

事业单位无论是招聘管理人才、技术人才、科研人才、后勤人才或是进行奖惩、晋升、任免都不能忽视人才档案管理的重要性。管理人员应该从人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等方面，合理完成档案的管理工作，促进档案管理工作的规范化、科学化、专业化。

2 人事档案管理存在的问题

2.1 单位领导对人事档案管理重视度不高

长期以来，人们普遍认为人事档案管理工作是一类辅助性工作，只需要做好收集档案工作，做到不丢失即可。事业单位对档案管理的标准要求也比较低，人员管理松散，档案工作缺乏主动性及相关经费，长此以往，档案管理工作容易出现懈怠，导致管理上的疏忽，管理人员容易处于较为被动的工作状态，得不到应有的保障。

2.2 人事档案的严格保管存在漏洞，配套设施较差

事业单位人事档案管理部门大多会聘用社会上的兼职人员，流动性较大，变动比较频繁，新员工在刚上手时对档案管理工作操作不熟练，会发生纰漏，造成人事档案的损坏和丢失。在实际中，档案管理部门的档案室非常狭窄，配套设备不够健全，人事材料随意摆放，导致人事档案未经安全保护而引起纸张泛黄褪色，严重影响人事档案的完整性和美观性。目前我国人事档案质量较低，利用价值不高，一部分单位在审查资料时不严格把关，导致一些虚假性报告流入人事档案中，也为后期劳保福利的发放带来麻烦。

2.3 管理人员自身素质有待提高

人事档案在人事档案建设和管理工作中承担着十分重要的责任，而在实际情况中，很多事业单位会招聘兼职人员来管理档案室，这就违背了从事这项工作的人员必须细致谨慎、有充足档案管理经验的要求。目前，很多从业人员都缺乏相应的专业培训，对档案工作的流程处于懵懂阶段，服务意识淡薄，工作态度不够严谨，操作不熟练，无法认识到这项工作的重要性，也影响了事业单位人事档案管理工作的进行。

2.4 数字化信息技术应用不足

传统人事档案管理工作都是由人工完成，具有较大的波动性，工作效率也不高。现阶段，部分事业单位已经引进先进的计算机信息技术，帮助完成档案的管理工作。但是，管理人员对信息技术的掌握还不够熟练，计算机在档案资料检索中应用匮乏，导致数据的前期录入工作量大且烦琐，管理人员需要进一步加强信息技术在人事档案管理工作中的运用，在确保人员隐私的前提下，采用现代化信息技术管理手段。

3 做好人事档案管理工作的建议和对策

3.1 端正态度，提高管理工作的认识

事业单位的领导应以发展的眼光全面认识人事档案管理的重要性，在保证日常软硬件设施齐全的基础上，要时刻提醒员工人事档案管理的重要性，加强认知，解决职称待遇问题，按国家规定对档案管理工作进行稽核考察，使档案管理工作制度化、规范化、程序化。

3.2建立健全的管理制度，引进先进管理设备

在稳步推进的情况下，事业单位不应吝惜经费，要注入资金全面改善档案管理工作室的工作环境，引进相关管理设备，健全档案管理制度。首先，要对人事档案的信息收集、日常整理、借阅参考和开发利用等进行明细的划分和登记，确保档案的内容不会被修改。其次，要健全目标管理考核制度和责任追究制度，按实际情况做出借阅登记，防止档案的丢失或损毁，实现人事档案管理规范化、科学化。

3.3 提升人事档案管理人员的综合素质

应提升管理人员的业务能力，通过一系列的奖惩考核和培训，综合提升人事档案管理部门的素质和业务能力。首先，在招聘时，要具备专业、技术能力，有一定的政治素养，有相关的学历文凭并有端正的工作态度。其次，在入职以后，进行相关培训，使其了解工作的重要性和责任，配置专门负责的档案管理人员，落实有关薪资待遇问题，鼓励培养其热爱档案工作的心态，做一名有责任心、有专业技术的高素质人才。

3.4 进一步提升管理工作的信息技术水平

人事档案是人才信息库，蕴含了许多人才档案资源，需要合理利用各种资源，使资源的效用最大化，最大限度发挥应有的作用。应进一步提升档案管理工作的信息技术水平，准确、及时地整理人事档案，进一步规范档案管理，提升工作效率。一方面，可以引入先进的信息管理技术，充分发挥现代化科技的作用，将档案中的文字材料转化成数据信息录入人事档案网络。另一方面，充分利用信息技术进行创新和员工档案的隐私管理，通过发布非涉密的档案信息，使单位人才进行近距离交流，充分分享信息，提高人才素质，优化工作效率。

4 结语

事业单位的人事档案管理工作亟须调整，应顺应时代的步伐，不断创新，利用新技术提高档案管理的工作质量和人员的综合素质。人事档案是单位进行有效评估和计量的依据，事业单位必须加强对人事档案管理工作的重视程度，实现现代化的人事档案管理模式，体现出人事档案的重要意义和作用。

［1］王静.浅谈做好事业单位人事档案管理工作的几点思考［J］.办公室业务，2014，（17）：81-82.

［2］吕慧燕.事业单位人事档案管理工作的几点思考［J］.档案天地，2013，（05）：54-55.

［3］贾博.浅谈事业单位人事档案管理工作中几点问题的解决［J］.民营科技，2014，（11）：107.

［4］唐晶.当前我国人事档案管理发展方向的探索［D］.济南：山东大学，2007.

［5］李伟.人事管理改革与人事档案管理改革探寻［D］.哈尔滨：黑龙江大学，2008.

Reflections on completing personnel record management of institutions

LI Xue-hai
（Qiqihar University，Qiqihar 161006，China）

In recent years，staff mobility of institutions are more frequent，and personnel record is an important part to master talents information.How to manage personnel records and improve the management level are issues need to be reflected.Through analysis of the actual problems of record management，this paper put forward specific plans and proposals.

Institutions；Personnel record management；Reflections

G275.9

A

1674-8646（2016）13-0140-02

2016-05-12

李雪海（1962-），男，黑龙江齐齐哈尔人，馆员，从事档案学基础理论研究。