浅谈档案信息自动化系统的建设与管理

摘 要：21世纪，是科学技术与经济全球化的时代，信息资源成为人们生产生活中不可或缺的活动内容。在此时，档案信息自动化系统的建设占据的地位也越来越重要。文章主要针对档案信息自动化系统的建设的应用技术、建立数据库、提高整体水平，以及提高档案信息自动化管理等相关内容做出了介绍，希望可以为档案信息自动化建设的相关工作人员提供帮助，仅供参考。

关键词：档案信息；自动化系统的建设与管理；计算机；网络；数据库

前言

近年来，随着网络通讯技术的迅猛发展，人们的生活、学习、工作等活动对信息资源的需求日益明显。档案信息自动化系统的建设有助于人们的工作内容简单便捷化，它可以把大量复杂分散的信息资料规整成清晰有序、便于用户访问的信息，使档案信息自动化的管理水平在很大程多上得到了明显提高。档案信息自动化系统的建设是一项复杂的任务，是需要多个部门、专业进行学科知识交流的发展过程，在建设过程中，要循序渐进地进行，避免盲目地追求速率的现象发生。因此，在建设档案信息自动化系统时，相关工作人员必须具有认真谨慎的工作态度，时刻提升自身的专业素养和职业道德观，只有这样，才能设计搭建出一个专业的、科学合理的档案信息管理自动化平台。

1 选择好档案信息自动化系统建设的应用技术

伴随着高新科技和经济全球化的到来，我国也进入到了信息化时代，计算机、智能通讯设备等随处可见。档案信息自动化系统建设离不开计算机等网络通讯技术的支撑，还需要性能较高的服务设备。计算机技术在档案管理中的作用主要是档案的收集处理、检索记录、借阅标记等等。因此，相比于传统的档案管理方法而言，利用计算机进行档案管理，具有占用空间小、储存信息量大、传输速率快等优点。计算机技术的应用使档案工作有了质的飞跃，便于相关工作人员的管理和利用。新世纪曙光初露，以知识、科技和信息的产生、创新、流通、分配，以及应用为基础的知识经济正向我们走来，全球性的竞争日益激烈。对于档案信息自动化系统的建设来说，选择好应用技术是至关重要的，要同时考虑到技术的现实意义和经济效益，充分了解应用技术的现状，以便于档案信息自动化系统地建设的良好发展。

2 有重点、有针对性地建设数据库

以同一组织方式将相关数据组织在一起，并存放在计算机存储器上的，能够为多个用户所共享，与应用程序彼此相互独立的一组相关数据的组合。这就是数据库的含义，简而言之，数据库就是用来储存用户数据的一个容器。档案信息自动化系统在建设过程中，关键之处就是建设数据库，其是自动化系统地核心内容，占有主导作用。数据库的建立是一项复杂的、长期的系统工程。因此，在建设数据库时要有针对性，根据系统建设的方向有重点地改变数据库内容，使数据库方便用户的使用，建立健全完善的数据库系统可以提高档案信息自动化系统的使用效率。

3 依托计算机网络提高档案信息自动化系统的整体水平

随着计算机系统功能的日益完善和速度的不断提高，档案信息自动化系统对计算机网络的需求也不断地扩大。为了工作方便，每个工作部门的内部都建立了局域网，并充分利用计算机网络的优势设计适合本部门的网站，上传相应的档案信息和数据，最终实现档案信息自动化系统的检索功能。相关部门的工作人员要利用已有的专业技术水平，依据网站的特点，加快建设档案信息资源数据库的进程，重点重视电子文件数据库的建设，需要注意的是，档案信息自动化系统是由多个环节内容组成的，通过计算机网络技术而连接起来的，所以要保证系统中各个环节内容要在同一水平线上，只有这样，才能保障系统整体的优势。如果其中一个环节出现问题和故障，就会导致系统无法运行，从而降低系统的整体性功能。因此，在自动化系统网站建成之后，相关工作人员要高度重视局域网的安全控制，这就需要工作人员具有较高的网络技术水平、认真负责的工作态度，在系统出现故障时，能及时发现，并迅速做出反应，利用计算机网络提高档案信息自动化系统的整体水平，争取为档案信息资源数据库的建设作出应有的贡献。

4 档案信息自动化系统的安全控制

随着21世纪的到来，人类也随之进入了网络化时代，信息技术融入到了各个领域之中，从政治到经济；从管理到社会。网络让我们更好地了解社会，展示自我个性，广泛地参与社会，满足人们的娱乐需求。然而，如果网络使用不当也会导致病毒或者用户非法侵入等危险。为了防止档案信息自动化系统受到威胁和侵害，档案管理人员要建立安全机制，避免非本系统的用户访问、使用数据库系统的信息和程序，防止外来业务人员更改、查询记忆使用本部门的业务功能和数据。针对这种情况，可以采取用户账号管理及用户权限设定等措施来保障系统的安全。

4.1 系统用户账号管理

一般来讲，系统用户分为系统管理员与一般用户。系统管理员具有对用户的账号进行修改、删除或增加的功能。系统管理员可对一般用户账号进行的设置有：为使用系统的相关工作人员设置一个带有口令的账号，且口令是由工作人员本人设置的。而对于公共查询子系统，只需要设置一个没有口令的账号即可。在处理数据过程中，系统自动记载每条记录的创建时间和用户账号，以及最后一次修改记录的用户账号和修改时间，不仅可以明确每个工作人员的责任，还有助于系统的监督和管理。

4.2 系统用户权限的设定

管理员根据系统功能对系统设定严谨用户访问权限，通过系统自动识别功能辨别用户身份，这样每个用户就只能更改自己创建文件的数据和记录，以此保证其他用户数据不被篡改和删除，继而使整个档案信息自动化系统的始终处于安全状态。

5 提高档案管理的标准化、规范化水平

21世纪以来，随着科技国际化的发展趋势，我国也逐渐迈入了信息化时代，越来越多的高科技产品出现在人们的视野之中。档案工作是行业可持续发展的前提条件，所以必须要提高档案管理水平。档案信息自动化系统是以计算机技术为核心、以规范标准化的管理方式为基础的原则进行建设的，其最大的优势是便于档案人员的操作和利用。除此之外，由于档案人员是档案管理工作的主体，其自身的职业素养和专业水平与档案工作密切相关，所以为了提高档案管理的水平，相关部门要定期进行教育培训，各部门人员之间要随时交流心得，总结经验，有利于技术水平的提升。因此，要想建设出具有特色的、符合档案工作发展趋势的档案信息自动化系统，就必须要提高档案管理的标准化、规范化水平。

6 结束语

通过文章的综合分析可知，建立档案信息自动化系统是提高档案管理工作的重要途径，然而，建设健全的自动化系统工程是一项错综复杂的工作内容，分为多个环节，不可能速战速决，要循序渐进地进行，各部门之间要努力协作，善于沟通，共同向着实现档案信息自动化管理的目标前进。在档案信息管理过程中，改变传统的管理模式，利用计算机等先进技术科学合理地规划档案信息，便于用户的查找和使用。总而言之，建设和管理好档案信息自动化系统，不仅是档案工作人员义不容辞的责任，也是档案工作能够朝气蓬勃发展的重要前提。

参考文献

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