农业知识产权档案的特点与管理

宗曼华

摘 要：面对日益增多的农业专利和植物新品种保护等农业知识产权类文件材料，农业科研档案部门应如何完整收集并将此科学归类、规范整理，形成档案后又如何有效保管和利用？本文阐述了农业知识产权档案的诸多特点，并从操作实践的角度，结合档案特点提出了相应的科学管理措施。

关键词：农业知识产权档案；农业专利；新品种保护；特点；管理

随着知识经济和经济全球化的深入发展，国家对科研项目成果管理、知识产权保护工作的日益重视，农业科研单位的知识产权数量大幅度增加。农业科研人员通过申请专利和新品种权保护获得科研成果的保护权，随之产生了大量的专利和新品种权保护的文件材料，其所形成的知识产权档案是农业科研单位非常宝贵的财富。2009年3月，国家档案局和知识产权局联合印发了《关于加强知识产权档案管理的意见》，从战略的高度确立了知识产权档案管理工作的重要性。农业科研档案部门应通过研究和了解农业知识产权档案的特点，对文件材料进行完整收集、科学归类和规范整理，实施农业知识产权档案的有效保管和利用。

1 农业知识产权档案的特点

知识产权是指组织或个人对其所创作的智力劳动成果依法所享有的专有权利，它是一种无形资产，具有专有性、时间性、地域性、需要法定程序等特点。农业知识产权是农业科技领域涉及的知识产权的泛指，我国农业知识产权最主要的保护形式是植物新品种权和农业专利。农业知识产权作为知识产权，具有知识产权的共同法律特征，但从农业科技自身的角度看，农业科研具有研制周期长、可控性差等特点，使农业知识产权更具有其特殊性。农业知识产权档案是农业知识产权的真实记录和重要载体，其特点是由农业知识产权的性质和活动规律所决定的。

1.1、从产生的范围来看，农业知识产权档案内容多，涉及范围广。按照农业知识产权的客体，农业知识产权档案包括植物新品种保护档案、农业专利档案、农产品商标档案、农业商业秘密档案、农业科技著作权档案、农产品地理标志档案等。农业知识产权档案包含了科研档案、涉及文书档案、会计档案、人事档案等多个门类。

1.2、从内容上看，农业知识产权档案具有成套性的特点。它包含农业科学研究、申请审批和登记、转化、保护、维权等各个环节形成的全部有保存价值的文件资料，这些工作一环紧扣一环，具有系统性，是不可分割的有机整体。

1.3、从形成的过程来看，农业知识产权档案具有渐全性的特点。由于农业产业的特殊性、知识产权的获得需要法定程序及有效期时间跨度大，农业知识产权档案材料有一个动态不断增加的过程。

农业是弱势产业，受自然条件的制约和环境因素的影响太大，农业科研工作的周期长且可控性差，因此一项科研成果的取得往往要经历漫长的时间。一般农业专利的研究需要3-5年以上乃至10多年，而一个新品种的育成要经过数代乃至10余代的选育和测定， 则需要更长的时间。农业知识产权保护的审定时间比较长，从开始申请到获得一般需要2-5年以上。

农业知识产权取得后，它只有在法定的期限内才是有效的，农业科研专利是以发明专利为主，发明专利的有效期为20年，而其它专利的有效期为10年。新品种保护的有效期一般作物为15年， 果树、林木等为20年。在这期间，每年定时都需续缴年费。农业知识产权取得后的转化过程及维权事物中都会形成新的档案，而且时间上会不断地延续下去。

1.4、从管理和利用方式来看，农业知识产权档案具有专有性特点。农业知识产权档案都属于科研人员的职务发明，是农业科研单位的重要及核心资产，一旦泄密必将使国家和单位的合法权益受到严重侵害。因此农业知识产权档案有保护性要求，档案部门要正确处理好利用服务和保密的关系，做好档案的保护工作。

2 农业知识产权档案管理的措施

长期以来由于众多因素的影响， 农业科研单位一直重成果而不重知识产权保护， 近些年来， 农业科研专利和新品种保护工作迅速地发展起来了。如江西省农科院自1985年我国专利法实施以来， 到 2000 年16年没有申请专利，2001-2005年5年申请了2个专利，2006-2010年申请了17个专利。而2011年、2012年各为15个、16个，一年的专利申报数量就接近‘十一五的总和，近两年我院专利申报更为迅猛，2013年共申请40项，2014年申请专利45项。新品种保护条例是1997年开始实施， 我院1997-2001年5年没有申请一个新品种保护，2002年才开始申请， 至2014年共申请新品种保护34个，已获得授权的新品种保护有12个。可见， 农业知识产权工作发展之迅速。而档案部门面对逐年增加的农业知识产权档案，分析其特点，加强科学管理显得尤为重要。

2.1、立足农业知识产权档案的渐全性特点，实施贯穿于知识产权活动的全过程的农业知识产权文件收集管理。首先，为本单位的知识产权分门别类地制定出文件材料的归档范围，并据此将知识产权工作各阶段形成的文件材料收集齐全，包括电子文件的收集，并与对应的纸质文件同时归档；其次，在科研立项时档案人员要提前介入、及时要求，属于合作研发及技术引进项目的应将文件的归档要求写入相关合同；在项目实施过程中，密切关注，跟踪管理；在项目结束后，督促、协助课题组做好文件材料的整理归档；再者，在科研成果产权化与成果转让、维权工作中，取得知识产权管理部门的配合，及时收集形成的文件材料，补充归档。

2.2、基于农业科研的特殊性，区分知识产权活动的不同阶段，实行农业知识产权文件材料的科学归类。一般来讲，农业知识产权档案包括三个阶段内容：第一，农业知识产权形成之前即科研课题开始研究阶段至科研成果鉴定报奖阶段形成的文件材料，主要指课题合同、实验数据、原始记录、技术总结等文件材料；第二，知识产权申请、受理、审查与批准阶段形成的文件材料，包括：请求书、说明书、照片、受理通知、审查的批复文件、授权证书、费用通知等等；第三，知识产权使用、转让以及在维权过程形成的文件材料，包括：自己使用相关文件、许可使用文件、转让合同以及包括在制止他人侵犯本单位权益的宣传材料和相关活动中形成的文件材料等等。第一阶段的文件材料作为科研档案类管理，是知识产权材料的核心部分，其保管期限由课题的保管价值决定；第二、三阶段的文件材料则另立一类知识产权类档案进行管理，其保管期限主要是由知识产权有效期所决定的。此种归类法将农业科研单位所有的知识产权档案，包括非科研过程形成的知识产权档案，统一排放、管理，且对保管、保密比较有利。第二、三阶段的文件材料在归档时必须在备考中注明与其关联的科研档案案卷题名及档案号等相关信息。

2.3、遵循知识产权活动的内在规律，保持档案的成套性和完整性，完成农业知识产权文件材料的规范整理。虽然同一知识产权的文件材料按其形成阶段总体归为两类（科研类和知识产权类），但各自的文件材料都应集中在一起按形成时间的先后顺序或重要程度排列，从而保证知识产权档案与知识产权活动的一致性。

由于同一农业科研项目的档案材料内容比较规范， 档案的全过程一般都是开题→试验→推广应用→结题（验收） →鉴定报奖，而且每一个过程中形成的材料内容都比较固定， 如试验阶段形成的主要的文字材料有计划、原始数据及汇总、总结、论文等，其编目和立卷比较容易用文字表述清楚，所以农业知识产权形成之前的科研文件材料一般以“卷”为单位进行整理装订。

知识产权申请后的材料形成时间长， 数量不多、陆续产生， 非常零散， 则以“件”为单位归档，形成的文件材料不仅可以随时补充归档，而且也有利于提供利用。归档时，按每件形成时间的先后顺序排列归档，并在备考表上注明材料形成时间和归档件数， 以后逐年加入有关材料。

2.4、农业知识产权档案的属科研单位专有，正确处理保密与利用的关系，实现档案的有效保管和利用。首先加大宣传，增强农业科研人员的保密意识。档案部门要通过讲座、培训等多种形式，使科研人员认识到凡属职务发明的研究成果，其产权都属于单位所有，应自觉保护单位的科研成果，增强对知识产权档案的保密意识。第二，完善农业科研单位档案的保密规章制度。将知识产权档案的保密管理措施写入单位档案管理制度，包括档案密级的划分，借阅的范围、权限和时间，查阅、利用的各项审批程序和手续。第三，妥善处理保密与利用的关系。明确知识产权档案规范管理的目的是为了更好地利用，应将保密和利用有机地结合起来，做到该保密的不能内外不分，不该保密的不能借故保密影响利用。第四，对超过实效期限的档案应及时鉴定。由于农业科研的公益性特点，农业科技成果的推广应用存在着较多的政府行为，农业知识产权档案保密的等级、范围等在不断发生变化，应对超过实效期限的档案及时降低或取消密级，以减少繁琐的利用、审核手续，方便档案利用者的正常利用。

2.5、建立农业知识产权档案数据库，不断完善档案信息的网络化服务，确保档案数字信息的安全使用。为更好地为农业科研单位知识产权管理提供服务，在做好知识产权纸质档案管理同时， 应建立本单位知识产权档案数据库，完善知识产权档案信息网络服务功能，实现知识产权档案信息数字化管理。首先应建立知识产权档案目录数据库，提高档案的查全率、查准率；其次，可选择常用的、非密的开发档案作为首批全文数字化档案，以满足利用需求，在本单位建设已经较为成熟后，再加工部分利用程度较高的低密级档案，通过内外网的物理隔离、设置不同级别的访问权限、防复制、数字签名等安全措施来确保信息资源的安全。

随着国家对科研项目知识产权政策法规的健全完善，知识产权档案工作在农业科研单位的档案工作中将占据越来越重要的位置。为了更好地加强知识产权管理和维护，充分发挥知识产权的作用，档案人员应当增强工作的主动性和创造性，立足农业知识产权档案的特点，把握其规律性，不断探索加强知识产权档案管理的有效途径和必要手段，建立规范的档案工作程序，更好地服务于现代农业和推动农业科技创新事业的发展。

参考文献

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