浅谈行政办公室档案收集和整理中需要注意的问题

程伟涛

摘要：近年来随着我国社会经济的发展和进步，行政事业也取得了累累硕果，进步极大。我国行政办公档案管理工作自从《档案法》等多部相关法律法规颁布后也逐渐规范，并走上了现代化的发展方向。然而在现实生活中，受到环境、社会经济及人文等因素的影响，行政办公室档案收集和整理工作效率仍需要进一步提升，其中存在的问题也必须得到重视才能保证档案的社会效益得到充分、有效的发挥。鉴于此，本文重点探讨行政办公室档案收集和整理中需要注意的问题，以供参考。

关键词：行政办公室档案；档案收集；档案整理

作为行政办公室工作的基本内容，档案管理能够保证其得到充分的使用，并确保其社会效益的发挥。然而社会的发展使得传统的行政办公室档案收集和整理工作中的问题逐渐凸显，新的社会形势赋予了该项工作新的内涵和意义[1]。另一方面基础环节的有效落实是整个行政服务质量提升的前提，因此相关人员必须重视行政办公室档案收集和整理过程中需要注意的问题才能确保档案社会效益的发挥，做好基础环节的工作。

一、行政办公室档案收集和整理工作的社会意义

行政办公室档案是行政工作进行的基础，而收集和整理工作是行政办公室档案管理工作的重要组成部分。在档案管理工作中收集工作是起点，高质量的收集档案能够达到充分利用的目的，而档案整理工作是连接收集和利用工作的桥梁。档案收集工作有助于充分了解档案资料，而整理是确保行政办公室档案得到利用的根本条件[2]。重视收集和整理工作才能确保档案管理更为科学化和合理化，增强行政办公室档案管理的力度，更好地为组织工作决策和发展方向选择提供丰富的资料和信息。最后，开展好行政办公室档案收集和整理工作还有助于增强电子档案的检索功能，提升档案的利用率，确保资源得到优化配置。

二、行政办公室档案收集和整理工作中需要注意的问题

行政办公室档案收集和整理工作具有系统性和复杂性特征，必须多方面的问题才能确保工作质量和效率。当前社会形势下，应当将广泛收集具有较高利用价值和重要社会意义的档案资料作为收集的目标，并对其进行整理和保存，为日后服务型政府建设提供信息支持。

（一）编制分类大纲，充实行政办公室档案内容

行政办公室档案资料的来源及其广泛，选择面宽广，且量大，在对其收集和整理过程中，需要编制分类大纲才能提高档案整理的效率。首先是公文。作为基层行政事业单位日常处理的基本档案之一，包含有指导性的材料和资料，应当首先整理上级资料，然后对平级部门的材料按照重要程度进行分类整理，避免遗漏并保证政策和方针的落实；其次，针对需要保存的重要档案资料，如基层行政事业单位部门活动的相关资料，将其放在平级部门材料的次要位置，但同时需要注意利于保存；最后是包含有先进事迹、内部编印资料等参考资料。唯有对编制分类，并注意充实行政办公室档案内容，才能保证各种档案均被合理归类，并得到有效保存。

（二）分类存放

存放是档案收集整理工作的另一项基础内容，唯有贯彻落实科学合理的档案存放工作才能保证资料得到充分的查阅和利用，并能够为基层行政事业单位的发展提供更多的帮助的支持。在具体工作中，结合笔者的工作经验，建议结合分类大纲为行政办公室档案资料准备资料盒，并在其封面的位置明确标记档案的类型，包括行政收文、协议合同、先进事迹、部门活动资料等[3]，并在资料盒中将收文簿和发文簿整理好，做好相应的编号及标记后进行保存。档案管理工作人员必须熟练掌握文件的等级、分类和编号标准，养成认真登记、反复核实、小心存放的工作习惯，保证从上到下均形成良好的习惯，使得工作井然有序。最后，檔案管理人员要及时对行政办公室档案进行了解，接受先进的意识，不断积累工作经验，对编制好分类和大纲的前提下定期进行整理，处理部分不必要的行政办公室档案资料。

（三）协调部门间关系，改善配合力度

行政办公室档案管理工作需要多个部门协作完成，仅仅依靠办公室工作人员的力量远远不够，必须得到其他部门的鼎力支持和默契配合才能改善管理效率，尤其是档案收集和整理工作更是如此。基层行政事业单位上级部门领导需要注意考虑各个部门的特点和职责范围，明确责任，提升各个部门对档案管理质量提升的重视力度，确保工程、财务等部门配合好行政办公室同事的工作，做好档案立卷任务，保证档案收集和整理的有效性。此外，在档案管理工作中引入并充分利用信息技术，确保此项工作的发展方向符合网络化、信息化的大趋势，促使各部门员工默契配合，利用现代化信息技术处理员工之间、部门之间的关系，必须重视避免产生档案信息孤岛的问题。

（四）创新手段，挖掘档案信息

想要保证行政办公室档案收集和整理工作的有序进行，档案管理工作人员还必须具有创新意识，不断提升自身的业务水平，挖掘档案资源[4]。尽管当前的方式也能够满足行政办公室档案有效收集和整理的需求，但是资源的利用率较低，从根本上来讲，此种工作方式有碍于行政事业的改革与发展。故此，相关工作人员唯有创新行政办公室档案收集和整理的手段，掌握先进的科学技术和全新的理念，借助现代化设备和观点充分挖掘档案中的有效、有利信息，才可提升收集和整理工作质量水平，确保行政办公室档案管理工作有条不紊地开展。

三、小结

作为基层行政事业单位的重要组成部门，行政办公室的职责重大，必须确保协调管理和信息传达等工作任务高质量完成，才能真正推动行政服务中心的和谐发展。而行政办公室档案收集和整理工作是办公室档案管理的重中之重，对档案的管理及利用效率也可产生重大的影响，在实践过程中相关人员必须重视挖掘其中存在的问题，并提出针对性解决方案，同时注重行政办公室档案管理制度的建立与完善，提升工作人员的综合素质，打造一支高素质的档案管理队伍，才能真正促进工作效率的提升。

参考文献：

[1]徐继铭. 浅谈工程项目档案按“件”整理[J]. 档案与建设， 2016，（4）：78-80

[2]黄芳. 医师定期考核档案收集与整理要务[J]. 浙江档案， 2016，（4）：61-61

[3]吴一非. 高校人事档案收集与整理管窥[J]. 档案管理， 2016，（3）：93-93

[4]吕永明. 档案整理和数字化加工服务外包的实践与思考[J]. 档案与建设， 2016，（8）：69-71