档案管理的安全保密措施和信息化管理的实现

高淑平

摘要：对于不同的企业、单位等而言，在其日常工作中，会形成大量的档案资料，会对企业、单位的经营和发展等产生十分重要的影响。为此，积极的强化档案管理，利用一定的安全保密措施来提高档案管理的安全水平至关重要。同时，随着时代的发展，各种新型的信息化手段也得到广泛的应用，通过积极的开展档案信息化管理和安全保密，有利于更好的提高档案管理的信息化水平和安全程度、工作效率。文章对档案管理安全保密以及信息化管理的重要性进行简单的介绍，进而立足当前信息化快速发展背景，探究档案管理的安全保密与信息化管理措施。

关键词：档案；管理；安全保密；信息化管理

引言：

近年来，网络得到日渐广泛的应用，各种新型的信息化技术手段也得到快速发展和广泛应用。这一背景下，也为档案管理工作的开展提供了新思路。针对档案管理过程中对安全保密的要求，积极的探索新型的信息化档案安全保密与管理措施，也成为摆在广大档案管理工作人员面前的重要课题。

一、档案管理安全保密以及信息化管理的重要性

目前，档案管理工作已经成为众多单位、企业等日常工作的重要内容。通过对各种档案资料进行科学管理，有利于帮助不同的单位和企业等更好的掌握自身经营与发展各方面情况，进而更好的进行发展战略制定以及人力資源管理等。但是，以往在进行档案管理的时候，大多采用的是传统的档案管理模式。档案管理工作人员的日常工作十分繁重，效率低下，且极易容易出现各种问题和失误等，影响到档案的安全性。同时，也导致大量宝贵的档案资源无法得到充分的利用，造成极大的档案资源浪费。而伴随着互联网与各种信息化、数字化技术的快速发展， 信息化时代大背景下，多种新型的信息技术与知识等也被积极的应用于档案管理工作之中，显著提高了档案管理工作的信息化程度。这一背景下开展档案管理工作，有利于更好的提高各种档案的安全性和保密性，提高各项档案管理工作的效率和效果。同时，也有利于更好的各种档案资源进行利用，对众多企业和单位等而言大有裨益。

二、档案管理的安全保密与信息化管理措施分析

（一）增强档案安全保密与管理信息化意识

为有效提高单位和企业档案管理安全保密与信息化管理水平，首先需要相应的单位和企业树立明确的档案安全保密与管理信息化意识。在单位或者企业的内部，要注意针对档案管理工作人员开展一定的教育和引导。帮助其正确的认识和解读对档案管理工作的具体性质，增强其安全保密意识。同时，引导其定期参与一定的信息化培训，帮助其不断增强其信息化档案管理的意识，增强其档案管理安全保密意识。同时，企业和单位在进行信息化档案安全保密与管理的过程中，还需要针对自身实际情况，科学、合理的对相应的档案信息化管理工作进行规划设计，增强档案信息管理的安全性。

（二）构建完善的档案信息网络

为了保证企业、单位等档案的安全保密与信息化管理的顺利进行，对于不同的单位和企业而言，要注意积极的构建完善的档案信息网络。具体的构建过程中，要并从软、硬件两方面进行建设。在硬件方面，完备的硬件设施是做好档案安全保密与信息化管理的基本和重要保证。所以，不同的企业和单位要注意结合自身情况和档案管理需求进行合理的规划，进行一定的资金投入。并严格按照一定的安全技术标准，建设标准化的档案信息网络中心机房。同时，合理的配备各种必需的硬件设施，包括服务器和交换机等。另外，还要积极的建立内网和专网以及外网，为实现档案安全保密和信息化管理提供坚实的支持。在具体进行信息化管理的时候，还要注意增强安全问题，合理的利用防火墙以及隔离卡等来对相应的档案信息系统予以保护，以保证各种档案资料的安全性和保密性。

（三）打造虚拟化档案管理库房

对于不同的单位和企业而言，可立足自身的实际情况，依托内部网络，综合利用各种信息化手段，打造一定的“虚拟化档案库房”。在相应的“库房”中，对不同类型的档案资料进行一定的信息化、数字化处理，获得电子档案，并将档案分门别类的的保存在“库房”中。于是，对于单位与企业自身相关的各种档案信息资料，都可以进行一定的网上在线阅档。于是，利用内部虚拟信息库，单位和企业的各级领导和不同部门、科室的工作人员，便可以在授权允许的情况下，方便、快捷的利用各种网络终端来查阅特定的电子档案资料，以有效的提高查档的效率。同时，在相应信息化系统等的控制下，还可以有效避免各种非内部人员对相应档案资料的浏览，提高档案的安全性。

（四）合理应用防写技术与加密技术

当前，一些技术手段的出现，为档案管理安全保密工作的开展提供了极大的便利，在提高档案资源安全性和保密程度方面发挥出十分重要的作用，例如各种加密技术以及仿写技术等。其中，通过应用一定的加密技术，可以结合不同企业和单位等的实际需求，将自身档案的资料状态进行不同的设置，例如保密状态和不公开状态、公开状态等。另外，还可以对各种机密的档案资料进行合理的转化，将其转化为乱码予以保存。这样一来，这样即使档案资料被盗窃，没有相应的密码依然破解不了档案信息。通过利用防写技术，可以将档案资料设置成“只读”模式，进而有效的避免各种恶意的档案资料改写或者删除等，最大程度保障相应档案资料的安全性和保密性。

三、结束语

总之，当前，档案管理工作的开展成效已经成为社会各界广泛关注的重要问题。其中，如何提高各种档案资源的安全保密水平和管理水平，也成为不容忽视的重要问题。通过本文的分析研究也可以了解到，网络与各种信息技术快速发展的今天，可以积极的尝试通过构建一定的信息网络、使用一定的加密技术手段，以及打造虚拟化档案库房等方式，来更好的对各种档案资源进行管理。以更好的提高其安全保密水平和管理效果，实现档案信息管理工作的安全性和保密性。

参考文献：

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