论企业档案的信息化建设

李敏

神华集团准格尔能源有限责任公司档案馆

论企业档案的信息化建设

李敏

神华集团准格尔能源有限责任公司档案馆

随着信息技术在企业生产和管理上的广泛应用，在企业档案管理发展中，强化档案信息化管理是发展的主要方向，将现代化信息技术应用于档案管理活动中，数字化管理档案信息并进行利用，从根本上改变档案管理的固有模式，从以档案实体保管转为数字化存储，进一步规范档案管理工作。

企业档案信息化建设

随着社会信息化程度的推进，人们的工作和生活对档案信息的依赖和需求越来越大，对档案工作服务的信息化要求也越来越高，传统的档案服务模式及其他业务环节已不断受到新的挑战。在档案事业发展中，信息化建设是时代发展的必然要求，也是提高档案现代管管理的需要，更是提升档案工作服务水平的必由之路。神华准能公司档案馆作为准能公司档案利用服务中心，随着近几年业务量的不断扩大，查阅档案的需求越来越频繁，使我们在提供档案利用上产生了严重的瓶颈问题。这就迫使我们需要改变原来手工提供档案利用的传统模式，转而采用信息化来适应公司对档案的频繁利用。根据《中央企业档案信息化建设工作指引》的文件精神，特拟定了准能公司档案信息化推进方案。

一、企业档案信息化建设的方法

1.档案信息化建设的总体目标是：档案信息化建设从理论和实践的角度来说，是一项长期而艰巨的任务，需要进行系统规划，使整项工作有计划、有步骤、有重点的实施。加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，加快推进人才队伍建设，逐步实现档案管理现代化和办公自动化；依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建准能公司档案信息网。

2.制定各种标准规范，将信息化建设纳入规范的轨道。为了保证用户在查询和利用档案时达到快速、高效以及简易的目的，我们必须对档案著录格式、数据库结构、网络体系结构以及软件接口等工作实现标准化和规范化。只有数据与软件体系在标准和规范上统一了，才能避免档案信息重复开发、利用率低的问题，才能避免新老信息系统连接不通畅甚至出现无法连接的问题。

3.要以人为本，加强人才队伍建设。坚持把与档案信息化建设相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识等列入培训教学计划；普及信息技术知识，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能。积极组织档案业务人员参加档案信息化等知识培训，争取人力资源和社会保障局支持。

4.建立防范体系，保障档案信息安全。随着档案信息化建设的发展和档案数字化的普及，大量的电子档案信息出现。它们在形成、归档、存储和利用等各过程环节都将存在各种类型的安全问题。这就需要完善档案信息安全管理体制，加强对计算机档案信息系统的管理，确保档案数据库安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整、有效；存有档案数据库的计算机要与一切外网实行物理隔离，要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案信息和信息网络传输的安全，防止失密、泄密的发生。

二、企业档案信息化建设的任务

1.数字化建设：企业档案信息数字化建设是在数据库技术、扫描技术、压缩技术等高新技术基础上，对传统的声像、纸质文件进行存储，成为电子档案，系统经过有序的组织，构成档案信息库。对于档案信息数字化建设而言，主要包含两方面含义：第一，档案目录信息化；第二，档案全文信息化。准能公司档案馆根据馆藏档案的实际情况，依据“应用与抢救并重”的原则，通过分析与鉴定，优先选择重要的、利用率高的、保管期限为永久或长期、保存时间较久、载体面临损坏危险的档案纳入数字化范围。2008年，对馆藏准格尔项目总体可行性研究报告及附图、矿区南部详查地质报告附图等历史档案图纸21395张、文字材料9435页进行了加工扫描。2014年又将31万页文字材料，5万张图纸纳入了第二批数字化扫描的范围，从而实现了档案数字化工作有计划、有步骤、有重点的实施。

2.档案网站建设。对于档案机构而言，基于公共信息服务网站的基础上出现档案网站，属于一个站点，通常以主页的方式开展档案宣传及相关服务工作。其功能主要有宣传、交流、服务等；主要内容包含档案工作信息、资源信息、档案机构信息及服务信息等。2007年准能公司档案馆开发应用了网络版的档案信息管理系统，接收的纸质档案全部录入档案管理系统，电子档案挂接到相对应的案卷目录上，可以从OA系统中接收档案原文，实现了电子档案网上归档、网上查询利用等功能。

3.数字档案馆建设。在电子网络远程技术的基础上，建立起数字档案馆，实现获取档案文件信息的目的，主要强调的是在数字化档案管理环境中，对用户利用档案信息资源提供方便。主要是特点包含：首先，存在方式上，属于无形的信息管理形式，其利用的环境也是无形的；其次，在运行方式方面，具有网络化存取的特点；第三，在功能定位上，以存取为主。

数字档案馆与实体档案馆的关系：首先，实体档案馆的档案为数字档案馆的建设提供了基础；其次，数字档案馆的建设为实体档案馆的发展提出了新的要求；第三，从管理形式和服务机制方面，数字档案馆的建设要求实体档案馆必须要进行转变，两种档案馆是相互促进和相互依赖的关系。

三、加强档案信息化的资源建设

对于档案馆信息化建设而言，其核心是信息化资源建设，也是档案事业发展的物质基础。其主要的内容包含馆藏档案电子文化的收集和接收。主要通过扫描设备将纸质档案资料扫描成电子版文件，并进行有效的数据组织和管理。目前，我公司档案库已经陆续存有十万份的工程图纸档案及15万卷（件）文字材料档案，通过长期的扫描工作，陆续将纸质档案通过高速扫描技术转换为电子文件，然后存储到计算机系统内，形成档案资源库。主要的形式包含馆藏档案目录中心数据库建设及多种档案数据库建设。对于企业档案信息化管理工作而言，基础与核心就是开发与建设数据库系统，所有信息的检索和利用都来源于数据库，数据库信息的维护并不是瞬间能完成的工作，它是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。要建立和健全好数据库则离不开领导重视、统一认识、坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合这些因素。