采购管理—成本控制

彭德伟

【摘 要】作为企业物流活动的首要环节，采购在供应链企业之间发挥着重要的桥梁作用。而企业为了获取更多的利润，往往会在采购管理方面下功夫，试图促使采购成本大大降低。对于制造企业而言，产品成本中非常重要的一部分就是采购成本，而且也是非常重要的一种因素，对产品价格水平和市场竞争力起着决定作用。但是就多数企业来看，还是没有足够地重视采购环节，而就其具体的实施过程来看，还是有很大问题存在。本文是在供应链环境下，以对成本控制的研究为基础来研究采购管理。

【关键词】采购管理；成本控制；供应链管理

一、供应链环境下采购管理内容的变化

面对供应链管理环境，采购管理的内容也发生了相应的变化。作为供应链管理的重要部分，采购管理是指采购组织所采取的一系列计划、组织、协调和控制活动，目的是为了其战略目标的实现，与生产和库存之间紧密相连，针对采购所需的全部资料进行的识别、采办以及获取等管理活动。

就采购管理的具体内容来看，主要是研究采购市场、确立采购目标、制定采购策略、生产采购计划、实施采购作业、控制和评估。其中的采购作业实施环节还包括了商务谈判、订货合同的签订、进货实施与验收入货等。

就供应链模式下采购管理的过程来看，其信息流动量很大。其中的信息涵盖了很多数据，如采购数据、供应商数据、库存数据以及最终客户的需求数据等。能否正确有效地处理这些数据，将会与采购管理各环节的最终成效存在很大关联。另外，在供应链模式下，订单驱动着采购，因而和供应商实现信息共享，做到信息的及时传递和沟通，从而对最终的市场需求做出迅速反应。所以，在供应链管理下，一定要建立相应的信息处理系统来进行采购管理，相比较传统采购模式，这也是比较大的不同点。

在供应链模式下，企业采购管理实际上是对企业的采购职能进行整体的重构，这就促使企业采购环节的运作效率得到了整体性的提高，而且企业的竞争力也大大提高了。新的管理模式使得运作成本大大降低，采购周期得到了缩短，与此同时在企业的整体规划中纳入供应商，这就促进了企业和供应商间的合作与沟通，实现了实质性的飞跃。

二、控制采购成本的基本策略

对于一个企业的业绩来说，控制采购成本是极为关键的工作。采购成本的下降不但体现为企业减少了现金流出，而且也在产品的成本下降、利润增加与企业竞争力增强方面有着直接的体现。因为在制造业中，采购成本在产品成本中占据了30%-80%，而采购成本当中材料成本占了最大份额，所以将材料成本控制好并促使其有效下降，将有助于产品成本的有效减少和利润的有效增加。

（一）加强采购管理要从制度入手

采购工作有着较广的涉及面，而且以与外界打交道为主。所以，企业很有必要将严格的采购制度和程序制定出来，以便确保采购工作能够有章可依，限制采购人员的暗箱操作，这样不但对控制采购成本不利，而且会对企业信誉不利。对采购制度进一步完善，需要做到以下几点：

1.建立严格的采购制度

企业建立的采购制度要做到严格、完善，不但有助于对企业的采购活动进行规范，促进效率的提高，将部门间的扯皮现象杜绝，而且可以对采购人员可能的不良行为进行预防。采购制度对很多方面都要进行详细地规定，诸如物料采购的申请方面、规定授权人的权限、制定物料采购流程、各部门的责任与关系以及报价和价格审批等等。例如在采购制度中对采购物品的规定，即要求先向进行供应商价格问询，并且进行列表比价，接下来是供应商的选择，同时在请购单上填写清楚选择的供应商及其报价；有的采购以及超过一定金额，那就需要将三个以上的书面报价附上，从而为财务或内部审计部门稽核提供方便。

2.建立供应商档案和准入制度

针对企业正式供应商，需要将相应的档案建立起来，其中的信息应当包括编号以及详细的联系方式和地址，此外还应当涵盖付款条件、交货条款及期限、品质评级、银行帐号等信息，要严格审核每一个供应商的档案之后才可以进行归档处理。企业采购的进行应当在已经归档的供应商范围之内，要定期不定期的更新供应商的档案，并且安排专人进行管理。与此同时还要将供应商准入制度建立起来。针对一些重点材料，必须经过质检、物料等部门进行联合考核之后供应商才可以进入，有条件的话最好去供应商的生产地进行实地考察。针对考核程序和指标，企业要严格制定，针对考核的问题进行逐个评分，经过评分后达标的才可以成为归档供应商。

3.建立价格档案和价格评价体系

企业采购部门应该针对全部的采购材料将价格档案建立起来。针对每一批物品报价，要先和归档的材料价格之间作比较，对价格差异原因进行分析。假如不存在特殊原因的话，那么采购的价格原则上来看是要不高于档案中的价格水平的，要不然就要进行详细的说明。针对重点材料价格，应当将价格评价体系建立起来，公司相关部门要将价格评价组组建起来，对于相关供应价格信息要定期收集，并且对目前的价格水平进行分析、评估，针对归档的价格档案也要做出评价、更新。

（二）从价格入手控制材料成本

在价格管理体系中，定价问题被视为焦点问题。所以说，定价水平将会对定价是否被接受产生直接关联。在定价是否合理方面，很大程度上会受到价格的一些影响因素的影响。就采购价格的确定方法而言，主要包括以下几种：

1.报价采购方式。也就是采购方向供应商发出关于采购物品的询价，对方也要进行正式报价。一般情况下，供应商会寄发包含交易条件和报价有效期等内容的报价单，有时候也会自动提出信用调查对象。双方同意接受报价，那就算成立了买卖契约。

2.招标确定价格。这是比较常用也是首选的定价办法。对于价格管理中的审批认证工作而言，这是尤为重要的，由于通常招标采购的物资都是以大宗材料、通用设备等为主。其价格是否准确将会对以这些物资为直接成本的下游物资价格产生直接影响。

三、结束语

采购研究的核心问题一直就是采购成本问题，而对采购管理进行研究，促进采购成本的降低便是其最直接的目的。就过去的传统采购来看，其采购成本只是涵盖一些显性成本，即与价格等因素有关，对于供应链上的总体成本却考虑的比较少。针对企业的日常采购，应该兼顾显性成本和隐性成本来考虑采购成本管理问题。企业要着眼于观念的转变，对采购工作多加重视，对采购管理进一步加强。企业需要从供应链的整体角度来开展活动，采取一定的采购决策以及进行成本控制，要将企业的第三利润源充分挖掘出来，从而确保自身能够于激烈的市场竞争中占据有利地位。

【参考文献】

[1]鞠东颂，徐杰编，采购管理[M].北京：机械工业出版社，2005：6-8

[2]刘明，供应链环境下制造型企业采购策略研究[D].西南交通大学，2006：13-14.