财务共享运行模式的优化提升

马建军(胜利油田孤东采油厂, 山东 东营 257000)

0 引言

在具体落实财务共享服务模式的过程中，具体流程的设置及相关配套措施能否落实到位，将直接影响这一新型财务管理模式的实施效果。

1 实施财务共享初期的运行流程现状

财务共享模式下的运行流程，就是从企业到共享服务中心实现财务核算完整运作的整个过程。狭义的运行流程通常指工作步骤的表现形式；广义的运行流程往往会上升到企业的管理，包括具体的形式、监控、分析、优化，以及对工作流程的全程管理，并促使企业的管理水平保持螺旋式上升。

在财务共享模式下，企业与财务共享服务中心的分工是明确的，从企业转移到共享中心的业务主要有财务核算部分及期末财务报表。基本的流程比较简单，首先由企业的业务人员，或者企业外委业务的相关人员负责收集或出具原始凭证，经相关部门或领导审核、同意结算后，经企业财务整理、审核，提交财务共享中心；共享中心接收到资料后，按照中心内部的机构设置和岗位分工，及时完成入账、核算工作，并在期末出具相关财务标准报表。

这个看似简单的流程，涉及到工作质量和效率问题，影响到企业的满意度、共享中心的承受力，最终影响到企业、乃至集团的财务决策。

2 财务共享运行流程优化提升思路

在上述的运行流程中，有几个重要的环节是实施财务共享服务模式初期挖潜的方向。

2.1 信息系统优化

这是财务共享模式赖以生存的基础，流程运行效率的关键，也是企业集团付出成本最大的项目之一。

作为一套复杂的计算机程序软件，其编制思路和结构是非常关键的。既要有稳定的功能、较强的实用性、较高的自动化程度，又要便于不断地更新改造，更好地为企业和共享中心服务。

同时，还要力争操作上的简单化，不要把系统设计的像“专业相机”似的，尽量避免“发明”一些新鲜词汇，减少不必要的系统操作知识和培训工作。试想，如果把系统设计的像“傻瓜相机”一样，大家只要简单看一下说明书，亲自上手简单一试就会操作，那么工作效率和工作质量将会大幅度提升。

另外，财务共享中心不能永远依赖系统顾问“拄拐”前行，要尽早逐步尝试接管信息系统，最终脱离顾问独立运作，这既是降低成本的需要，也是财务共享中心逐步走向成熟的需要。

2.2 企业提交资料的环节

企业通过系统录入资料的工作不一定要由财务部门来完成，包括资料的图片影像。现在数百元的扫描仪、甚至手机都可以采集资料影像，这些工作完全可以交给业务人员来做，比如，某员工出差回来需要报销，他自己就可以按照简单的说明书准备资料、采集图像，最后经领导同意、财务审核并交存档案，马上就可以提交共享中心入账、拿到报销款，这个效率是很高的。当然，这又涉及到前面说的信息系统的设计思路，需要把录入的界面设计的简单一点，该哪个环节输入的内容就在那个环节显示，不该这个环节输入的内容，就要在录入界面上一律屏蔽，或者根据查阅权限设置，列示一旁仅供参考。

2.3 财务档案的管理

在多年的运行管理下，原来的企业档案管理还是比较成熟的；定期、不定期的审计检查、内控检查虽然可以通过系统影像远程进行，但是如果离开了对原始单据的检查，这是有风险的；在财务核算过程中，难免会有账务差错、调整、附件补、退、修改、备注等操作，如果能把档案留在企业，这些工作可以按照原有的成熟做法便利完成，而把档案移交共享后，其便利条件大不如前；而且档案的工作量、档案的管理由多家改为一家独自完成，其质量也很难保证；特别是档案资料的传递成本也确实有违财务共享的初衷，档案留在企业，不但可以节约成本、降低内耗，而且有利于提高企业提交业务的操作时效，便于实时入账，大大提高流程运行效率。

3 在财务共享配套措施中寻求优化提升的空间

在实际工作中，财务共享模式的运行效率，不仅取决于具体的运行流程，而且取决于与之相关的配套设施。配套设施落实到位了，会促进流程运行效率的提高。

3.1 妥善处理共享中心与企业的关系

由于财务管理模式的变化与旧有观念，习惯的更新不能同步，共享中心自成立的那一刻起就会与企业产生微妙的关系，甚至会在具体工作中产生一些抵触情绪。当然，这应该只是短期现象，相信随着时间的推移，观念是会逐渐改变的。

作为共享中心的财务人员，应该树立牢固服务理念，主动理解和配合企业财务人员的工作。在具体工作中，要妥善处理有分歧的业务。比如在入账时，发现企业的提交错误后，不能冲动退单，也不要不敢退单，更不必求助于系统开发、利用“协审、协同”功能来记录证据、撇清矛盾责任，这些因素会大大影响工作效率。其实，不论是企业财务人员，还是共享中心财务人员，对基本的财务核算工作并不会有很大的分歧，因为财务标准和规范基本上是明确的，对不明确的细节，应该充分尊重企业的意见，落实服务理念。对有些确实需要退单的问题，该退单就退单，结合好了，企业是能理解的，没有必要通过系统操作来回记录、讨论。至于责任证据只是为了特殊情况下的查证，是极少用到的，一个简单的电话录音就可以解决这个问题。这已经是一种很成熟、低成本的处理经验，很多大公司在面向社会、处理客户意见方面都是这么做的，非常有效。

3.2 不断优化共享中心内部的机构设置和岗位分工

比如，为了避免冲动退单，妥善处理与企业的关系，也为了提高流程运行效率，共享中心内部应该设立“专家组”，由业务相对全面，且善于与人沟通的人员来担任。专门负责处理疑难及企业提交错误的问题，这样各部门发现的问题业务立即转交给专家组，需要退单的，还能起到退单前的复核作用，又不耽误各部门正常业务的处理，有效提高了流程运转的效率。

再比如，为了保证财务核算的工作质量，共享中心内部应该建立稽核部门，同时，各业务部门内部实施分组抽查、互查，也能起到一定的督促、学习作用。

3.3 不断完善相关制度及操作规范

由集团层面牵头，共享中心配合，在具体的业务处理细节方面，建立统一的规范和标准。同时，不断完善财务操作细则，借助网站等技术手段对共享中心及企业财务人员直接公开、提供查询服务，明确具体操作方法，有效提高共享流程的运行效率。

4 依靠广大财务人员的智慧寻求优化提升的具体措施

群众性的合理化建议是职工向企业提出的，有关改进和完善生产、经营等方面不足之处的意见和建议，是企业促进技术创新、管理创新，推进企业发展的有效措施。在知识经济全面发展的今天，群众性的合理化建议成为企业发展取之不竭的动力源泉。在财务共享中心和相关企业的财务队伍中开展群众性的合理化建议活动，可以启发、挖掘、集结广大财务人员的聪明才智，激发职工的主人翁意识，稳定、发展企业的财务管理工作，推动财务共享模式的健康有序、持续发展。

5 结语

综上所述，在成立财务共享中心初期，会有大量的工作需要去做。围绕财务共享服务模式的目的，围绕运行流程的优化提升，挖掘潜力点，适应新变革，从具体的运行流程和影响运行流程的配套措施入手，找到优化提升的思路和方向，可以为财务共享模式的日臻完善找到行之有效的具体措施。