信息化助推北京中丽双单位库存管理模式落地

文/石惠波

信息化助推北京中丽双单位库存管理模式落地

文/石惠波

由于金属材料规格存在上下误差，金属材料通常是检斤收、检尺发，材料本身存在理论单重和实际单重的误差，财务以实发米数与理论单重的乘积来作为出库重量，导致金属材料实际收料发料过程中会出现由于材料规格误差造成的盈亏问题。如何在满足财务结算需求的前提下，尽量减少金属材料库存出现盈亏；如何能够既满足工艺部门、计划部门与使用部门对于材料实际规格、米数、平米数的掌握，又能不影响财务以重量结算等问题。本文力求根据本企业的金属材料管理现状，探索出一条解决金属材料管理的一种双单位管理模式。

双单位、库存、金属材料、动态

1.金属材料库现状

金属材料库目前管理物料600余种，有棒料、管料、板材、型材等，库管4名，正常库存在3000余吨，年出入库在1万余吨。

2.金属材料物料管理历程

目前，大量的专业金属材料库多采用单计量单位管理模式，即按照重量入库、按照重量出库。这种模式虽然简单，但是对于实际的金属材料管理的需求还存在一定差距。我们公司的金属材料库希望通过一些管理调整，能够尽可能地满足各方面的需求，又能够加强库房内部的管理，因此进行了一些探索，经历了以下几个阶段：

第一阶段：随机摊销单计量单位管理阶段（2011年之前）

本阶段检斤收货，检尺发料，由于材料误差所出现的盈亏，库管员自己在发料环节加一摊销系数来调节出库数量，避免出现盈亏。摊销系数是库管依据材料实际单重与理论单重比值的一个经验值。

账面仅仅显示主单位数量，不显示次单位数量。

优点：由于库管员人为将盈亏摊销，财务上不会出现盈亏。

不足：在实际发料过程中存在人为随意加大与减小的可能。

第二阶段：固定摊销系数单单位管理阶段（2011年1月～11月）

2011年初，为了对库管随意摊销的情况进行控制，我们结合库管员的经验数据整理了一份摊销系数表，为每一类物料规定了一个固定的摊销系数。

入库记录实际主单位数量；

出库记录实际出库次数量，出库主数量=出库次数量*单重*摊销系数；

账面仅仅显示主单位数量，不显示次单位数量。

优点：减少了人为调整摊销系数的情况；

不足：1.由于摊销系数是一经验值，在运行一段时间后，需要根据实际情况，调整摊销系数，使摊销系数更为接近实际运行情况；

2.由于摊销系数与实际情况存在出入，因此需要通过盘点来将账面结存数量与实物结存数量调整一致，对于财务就会出现财务盈亏。

第三阶段：固定摊销系数双单位管理阶段（2011年11月～2014年5月）

该阶段我公司引入ERP库存管理模块，我们将摊销系数表引入了系统，同时开始推行双单位计量模式。

入库时记录实际主单位数量、次单位数量；

出库时记录实际出库次数量、出库主数量，出库主数量=出库次数量*单重*摊销系数；

账面显示主单位数量、次单位数量；

优点：1.减少了人为调整摊销系数的情况；

2.以次单位数量考核库管员的盈亏，考核标准明确化；

3.以前设计与使用部门只能看到库存公斤数，不了解库存的次数量，采用双单位后，设计及使用部门都可以了解库存材料的次数量，方便使用。

不足：1.由于摊销系数是一经验值，在运行一段时间后，需要根据实际情况，调整摊销系数，使摊销系数更为接近实际运行情况；

2. 由于摊销系数与实际情况存在出入，因此需要通过盘点来将账面结存数量与实物结存数量调整一致，对于财务就会出现财务盈亏。

第四阶段：动态摊销系数双单位管理阶段（2014年5月至今）

这一阶段我们将摊销系数的计算方式进行了调整，由原来的经验估计调整为动态计算。

在实际实施过程中，可以根据公司对于物料管理的精细化程度分两种方案来实施：

方案一，需要进行批次管理的物料：

要求每一次入库出库都要与批次相关，每一次入库就增加一个新批号，在这一批号内记录入库物资的主单位、次单位的实际入库数量，并确定本批主次单位之间的摊销系数，出库依据此摊销系数进行销账。由于每一个批次的摊销系数不是固定的，每一个不同的批次有一个不同的摊销系数。

摊销系数=入库主数量/入库次数量/单重

入库时记录实际主单位数量、次单位数量；

出库时记录实际出库次数量、出库主数量，出库主数量=出库次数量*单重*对应批次的摊销系数；

账面显示主单位数量、次单位数量；

优点：对于每一批物料的主次数量及发生情况都详细记录，便于跟踪。

缺点：每一次出入库都要考虑批号，出入库的复杂程度增加。

方案二，不分批次摊销系数双单位模式

该模式入库时记录实际主单位数量、实际次单位数量；

出库记录实际出库次数量，出库主数量=出库次数量*摊销系数；

摊销系数=结存主数量/结存次数量。

方案一适合于管理比较重要的、价值大的、出入库频率比较低的物料，对于一般的金属材料库，库存物资价值不大且出入库频率比较高的，使用方案二比较合适。我公司目前采用方案二。

3.动态摊销系数双单位管理模式实施要素：

3.1 搜集基础数据

主单位：对于金属材料，主单位通常为KG；

次单位:对于棒料、管料、矩管、扁钢等条状柱状管状的物料，次单位通常为米；对于板材次单位通常为平米；

理论单重：在理论上，单重通常为每次单位数量的主单位数量；单位通常为KG/M或KG/平方米；

主次单位换算系数=1/ 单重；

摊销系数=结存主数量/结存次数量。

3.2 基于一定的库存管理软件

由于实施双单位管理，在入出库环节会增加很多计算工作，如果这种计算工作不能借助管理软件进行运算及控制，将严重影响双单位管理模式的出入库效率及准确性，更严重一些可能导致双单位管理模式的难产。

我公司目前采用和佳软件公司的ERP系统， 该系统本身为每一个物料都设定了主单位及次单位，只是在给我们公司实施过程中，针对我们公司的金属材料库实施双单位过程中增加了主次单位自动转换、自动按照库存发料、收料误差控制等功能。

我国的连锁企业中，虽然在名义上称为连锁经营企业，但是在实际经营过程中，明显能够感觉到连锁意识相对较弱，而且部分连锁企业的自主和独立经营意识较强。根本原因在于连锁企业的管理不到位，很多情况下都不能实现统一经营和统一管理。一方面在缺乏了统一的管理模式后，连锁经营就像是一盘散沙，没有集体力量的支持，每个终端都是在单独发展，发展前景渺茫。而站在消费者的角度来说，对于连锁企业的辨识度也会在无形中削弱，甚至会影响到对连锁品牌的忠诚度。另一方面，连锁在管理方面所需要的成本较大，不准需要庞大的管理系统，而且还需要对员工进行统一的培训和管理，缺乏统一集成的辅助平台。

3.3 控制要素

由于有了前期准备的基础数据，有了管理软件做支撑，我们还要注意在库房管理的入库、出库、盘点、移库等环节做好控制。

3.3.1 入库控制：

在入库时，通过检斤来获得入库物料的主单位数量，通过检尺来获得入库物料的次单位数量，通过计算实际单重与理论单重的比值（以下简称入库误差）来控制材料采购环节的误差问题，避免出现超差问题。

对于超差问题控制，通常根据每一类物料的国标来圈定一个该物料的实际单重与理论单重的误差允许范围，然后通过判断入库误差是否在误差允许范围来判断材料是否超差。

以Φ30的2A12～T4圆铝棒来说，该铝棒的国标为GB/ T3191～2010，依据国标，该物料的理论单重为1.964KG/米，按照国标允许的误差为～2，换算成单重的允许下差1.724KG/平方米，允许上差为1.964KG/平方米。如果入库时1.724≤实际单重（实际主单位数量/实际次单位数量）＜1.964，则系统自动判断为材料在允许公差范围内，可以入库；如果实际单重＜1.724或实际单重＞1.964，则材料超差，拒绝入库。

3.3.2 出库控制：

在出库环节，可以直接依据测量次数量进行发料，系统记录发料次数量，并通过动态摊销系数来计算出库主数量。

3.3.3 盘点控制：

在盘点物料时，需要主单位与次单位同时进行盘点，盘点次数量是盘点所得，盘点主数量=盘点次数量*动态摊销系数。

4.效果分析

通过动态摊销系数双单位管理模式的实施，金属材料库的管理在原有基础上有了很大的提升，具体表现在：

4.1 明确库管责任，减少了不确定性

以前单单位管理模式下，金属材料往往检斤收、检尺发，收发两个标准，出现盈亏无法界定责任；采用双单位管理模式后，严格按照次单位数量进行盘点，库房数量的盈亏依据次单位数量的盈亏作为判断依据，出现盈亏时责任比较明确。

4.2 满足了使用部门对于次数量的掌握

由于金属材料是否足料往往通过次单位数量来进行排料，在库存管理模块能够直观地查到库存次单位的结存数量，便于使用部门的决策。

4.3 减少了发料环节的计算工作

以前单单位管理模式时，发料时需要库管员计算次单位数量然后进行发料，现在系统直接展现的领料计划就是次单位数量，可以直接发料。

4.4 可以利用双单位的特性进行材料误差自动控制

由于对每一种物料都根据国标填写了允许的上偏差及下偏差，因此，只要在入库时输入入库主数量及次数量，系统就会自动判断是否超差，如果超差则系统控制不能入库。

目前有部分库存管理模块具备双单位管理功能，但在金属材料管理的应用实例还不太多，且非常笼统。本文力求通过本公司自身的应用实践来与大家交流，探索出一条金属材料的精细化库存管理模式。

（作者单位：北京中丽制机工程技术有限公司物资部）

［1］祝燮权.实用金属材料手册.上海科学技术出版社.2008，9

［2］游思.机械制造企业库存管理及应用研究.大连理工大学.2009， 12

［3］李洪森.金属材料仓储计算机管理系统.工业控制计算机.1988.6

［4］陈泰伸.浅析信息技术在企业管理中的应用.中国外资，2010，10

［5］陈书明.中国大型制造企业物流资源整合研究.华中科技大学，2013，5

［6］樊成山，郭茂成，沈绪明.现代化物资仓库的典范—哈尔滨市金属材料仓库.现代化作业，1992，11

［7］白云礁. SAP～MM系统在AN公司物料管理的案例研究.华东理工大学.2014