档案在高校信息化建设中存在的问题与对策

杨丽丽

（黑龙江省经济管理干部学院，哈尔滨 150080）

高校档案是高校各项活动形成的各种形式的历史记录，是高校十分宝贵的财富。它记载了高校各个历史时期的发展过程，是高校工作计划和决策的可靠依据。现代科学与信息技术的快速发展，把档案工作带入到自动化与网络化的新阶段，高校校园网的快速建设，给档案工作提出了严峻的挑战，也为高校的档案网络化建设带来了难得的机遇。随着高校各项建设的不断推进，高校档案呈现出数量急剧增长、内容逐渐丰富、类型渐趋复杂、利用范围日益扩大的状况。面对新形势和新要求，高校档案管理应阔步改革，通过创新和建设，依据现代化的管理方式，进一步发挥高校档案在经济建设和社会发展中的重要作用。

高校档案具有特色的物质文化和精神文化，是全体教师与学生所认同的行为准则和奉行的价值观念。它包括了高校技术力量、教师素质、文化理念、团队精神、等方面。充分发挥高校档案在高校建设中的作用，可以增强高校建设和发展的核心竞争力，从而潜在提高教育教学水平和服务质量。近十几年来，由于党和国家的重视，高校档案工作呈现出突飞猛进的势头，档案在教学、科研、党政管理及高校其他各项工作中，发挥了重要的作用，取得了一定的成绩。不可否认，近年来，我国高校档案工作的发展速度、规模、社会效益和经济效益都是有史以来最高的，但同时也存在一系列的问题。

一、高校档案管理存在的问题

（一）档案管理人员思想的陈旧化

在进行日常的档案收集、整理、鉴定、保管、利用等各个环节无法做到环环相扣，档案工作呈现出一种非系统性、流失性、非真实性、地域性、非共享性的问题。从宏观方面看，过去那种封闭的单纯强调保密的观念使得档案这种信息资源在国民经济和社会发展中的作用发挥得不是那么广泛和深刻，其利用率低，严重降低其在社会需求中的作用。

（二）管理体制的滞后化

档案管理工作不能鲜活地适应现代经济模式的要求和发展，其中一个重要因素在于管理体制单一，不能兼容。不能够很好的利用档案，还可能造成不必要的麻烦。同时还给档案管人员增加工作量。

（三）基础设施建设相对薄弱

基础设施建设主要指档案信息网络系统和档案数字化设备，它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件。各高校档案馆(室)基本都配有计算机、打印机、扫描仪等设备，但相对于信息化高速发展的趋势和要求，这些档案设施设备的配置相当落后和简陋，大多数高校对计算机的运用还停留在维持档案日常的简单管理上。使用专用档案管理系统软件的只有67%，而且使用的软件多为单机版，数据不能在网络环境下传递和共享。档案网站建设滞后，许多高校至今没有建立档案网站，建起的高校档案网站主要提供档案机构信息、档案工作信息、档案资源信息，面向用户的服务功能单调。

（四）档案管理人员数量和质量有待提高

自1999年高校全面扩招以来，在校生规模不断扩大。高校的教学管理、科学研究、基本建设等工作任务加大。随之形成的档案资料数量持续增长，然而档案工作人员的数量却没有显著的增加。且随着开发档案信息资源力度的加大，高校档案部门越来越重视档案编研、服务方式的转变和数字信息资源建设，专业技术人员相当缺乏。很多高校档案工作人员并没有接受过专业、系统的档案管理知识培训。具有中高级专业技术职务的人数占总人数的比例还是偏低。对于新技术还不熟悉，不能满足档案信息化建设和高校档案事业长远发展的需要。距离真正意义上的网络化档案管理还有很长的路程。

（五）管理手段的原始化

在信息化时代，手工仍运用于文书的整理立卷、归档等工作中。这样就造成立卷程序和方法仍很传统，即根据文件的主要特征或文件的类型，把本单位形成的全部工作文件进行区分和初步组合，然后检查、调整卷内文件，拟写案卷题名，排列卷内文件并编号，填写卷内文件目录和备考表，编制案卷封面，并对案卷进行装封。这种程序繁琐，工作量大，而且因立卷人的素质、观念的差异，往往是一卷相同的档案出现不同的形式。另外档案库存方法仍很原始。档案管理采用原分库存方法已不能适应社会的发展，

二、高校档案信息化建设的对策

（一）提高档案意识

在高校档案管理中，不但要提高领导者的档案意识，而且要注重提高档案管理者的档案意识。高校档案管理内容的形成、积累、管理与调用，涉及各级领导者和每一位管理人员及教学人员不同程度地参与。因此，应明确主管部门和高校领导对档案质量、规格及时限的要求。在加强领导者档案意识的基础上，要不断地提高档案管理工作者的档案意识，以促进高校档案管理工作的顺利进行。

（二）保障档案网络信息安全

一是档案信息网络运行安全。主要是通过各种计算机、网络、密码技术和信息安全技术，保护档案信息在专用网络及公用通信网络中传输、交换和存储信息的机密性、完整性和真实性；二是上网档案信息的安全。为此，档案管理部门要经常组织教工进行安全知识和操作技术方面的培训。避免因非法操作造成数据损坏或丢失。对上网信息要严格审查，非公开的档案信息不得上外网，防止失密、泄密事件的发生。要把数字档案信息定期拷贝至耐久性好的载体上，一般一式二套，有条件的高校可异地保管一套。

（三）加强高校档案价值的宣传力度

只有那些利用过档案并为其解决重要难题的利用者，才真正体会到档案的重要性。没有利用过档案的人群，自然就感受不到档案的价值所在。所以，要加大宣传力度，宣传档案的价值。可以选高校档案馆在开展档案利用中遇到的典型案例来进行宣传，让高校师生在典型真实的案例中，认识到档案的价值和作用。当人人利用档案、人人重视档案的氛围已经形成时，档案信息开发利用也必将被提到新的高度。

（四）加大对档案信息化的资金投入，优化信息设施配置

高校相关职能部门应力促高校加大对档案事业经费的预算，力争将档案信息化建设项目列入高校专项建设经费，尤其是列入高校信息化建设总体规划以获得更多资金支持。同时档案馆也应妥善高效地使用来之不易的专项经费，在选购信息化相关设备时尽量让有限的资金得到最大价值的利用。档案部门在购置新设备时，要根据本馆信息化建设需求和支付能力合理购置适合的、性价比最优的信息设施；也要提高旧设备利用率，节约利用资源，将部分淘汰的仍可正常运行的旧机器用于档案目录的信息录入等，这样不仅可以充分利用现有的旧机器，也可将有限的资金优先用于购置其他更急需的信息设备上。

（五）加强校际之间交流学习

目前国内各高校档案馆信息化发展水平不均衡。有的已经实现了完全的数字档案管理，有的还处于信息化建设的初始阶段。正是这种水平的差距，要求各高校档案部门之间应采取多种途径开展交流学习，在技术共享基础上加快档案信息化建设以及经验要素、技术要素等诸多方面的交流学习，缩短高校之间的差距。当然这种交流学习的方式可以是多样化的，例如组织实地考察、召开交流会议、实行信息联络机制、开展项目合作、编发专题简讯、开展联合攻关等等。

高校档案建设是一项复杂的系统工程。档案部门应运用科学发展的观念，从多方面入手促进信息化建设。把档案馆从单一的档案实体保管机构建设成一个开放的信息资源中心。

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