通信设计企业图档信息管理系统的建设探索

江苏省邮电规划设计院有限责任公司 刘琳 南京供电公司 何智平

通信设计企业图档信息管理系统的建设探索

江苏省邮电规划设计院有限责任公司 刘琳 南京供电公司 何智平

摘要：在剖析图档现状问题的基础上，结合通信工程的设计需求和管理模式，建设了通信设计行业“以电子档案为主，纸制档案为辅”的图档信息管理系统。该平台具体目标是：电子打印归档、智能整编、百度和淘宝式查询、图档编研，纸质文本销毁管理等，实现通信设计企业的实物档案、过程资料、图书期刊和标准规范等图文资源的“可收、可管、可用”，实现设计文件“精准采集、自动归档、智能整编、多维检索”等目标。有效保护企业的知识产权，提高设计人员和管理人员的工作效率，提升企业的核心竞争力。

关键词：电子档案；条形码；自动采集；智能整编

1　现状分析

通信设计企业每天都在生产出大量的设计产品，有设计文本、设计蓝图、硫酸纸图、过程资料等，这些文档是公司的核心资产。目前档案管理一般采用双套制工作模式：纸质产品存档于档案室，实行永久保管；电子文档上传于项目管理（PM）系统。随着公司业务量的不断增加，该模式越来越不能满足生产管理的需要，主要问题有：

1）档案库房空间的需求压力日益加大，空调、电力等设备费用和运营成本不断增高；

2）电子档案是由设计人员手工上传至PM系统，尤其是硫酸纸图，无法控制上传文件的完整性，也无法保证其与出版文件的一致性；

3）项目的查勘纪要、会审纪要和地质勘探报告等过程资料归档不及时、不完整；

4）纸质档案保管时易损坏，纸张易黄、易粘、易脆；

5）资源未得到充分利用，查询效率低，多人不能同时调阅，不利于设计人员对公司优秀项目设计理念的参考，影响了企业知识的传承。

明确“以电子档案为主，纸制档案为辅”的项目文件归档机制，建立一套能涵盖历史档案数字化，贯穿新档案的出版归档、整编、编研、利用和销毁全过程的管理，同时又基本符合现有实际工作流程的数字化图档信息管理系统，成为通信设计企业信息化建设的一项重要工作。

2　项目目标

鉴于市场竞争压力，节本增效成为企业在竞争中取得优势的重要因素，图档信息管理系统建设的整体目标正是推动公司提高工作质量、缩短设计周期、降低生产成本，从而使企业在市场竞争中处于主导地位。该平台具体目标是：电子打印归档、智能整编、百度和淘宝式查询、图档编研，纸质文本销毁管理等，实现通信设计企业的实物档案、过程资料、图书期刊和标准规范等图文资源的“可收、可管、可用”，为今后搭建知识管理平台创造数据条件。

3　系统建设

3.1系统配置

系统新购置2台服务器，容灾方式采用异地主备用，满足3 000人在线使用的需求，支持500用户并发。拓扑结构见图1。

其中：

1）服务器：主频2.4 GHz处理器，2 TB的磁盘空间，8 GB内存。

操作系统要求：Windows server 2008。

数据库要求：MS SQL（微软结构化查询语言）server 2008 R2。

2）防火墙、VPN（虚拟专用网）服务器、防病毒系统等，利旧。

3.2系统功能

系统采用中望CAD（计算机辅助设计）/server及C/S（客户机/服务器）结构，系统功能见图2。

3.2.1基本功能

1）可收：自动采集。

设计人员无需登录PM上传成果文件，直接通过在office、CAD里无缝嵌入“电子打印管理”插件，在打印图档的同时，系统自动在每套文档或每张图纸中加载唯一的条形码，并将源文件及其关联信息自动上传至图档信息管理系统的数据库，并具有断点续传的功能，从而实现图档资源的“可收”。

2）可管：智能整编。

对于设计文件，档案人员通过扫描标志型条形码，每个单项的文件及其字段信息/过程资料会自动按“年份—工程编号—单项编号”归档到档案库对应的成果文件/过程资料目录下；

对于图书期刊，系统支持书刊的封面、扉页、目次/目录、正文等按“年份—专业—标准/图书/期刊”归档到书刊库对应的目录下。

后期通过补充录入，实现电子文档和纸质档案或纸质书刊的有序存储，实现图文档资源的“可管”。

3）可用：灵活使用。

通过权限管理和搜索集合，保证适当的人、在适当的时间、找到适当的资料。其中主要检索方式有关键字查找、全文索引、扩展查找和逻辑查找等。

另外，做好历史档案的数字化入库和销毁工作。

3.2.2附加功能

为了更有效提高生产和管理效率，系统实现5项工具功能：自动生成图表目录、多张图纸的.dwg文件和文件夹的批量打印、标准模板检查、出版结算和标准规范（尤其是强制性文件）按专业的推送。

4　运作流程

在维持设计查勘、编制、审核、审定、出版、分发环节工作模式基础上，系统对归档工作实施了自动化和信息化，并进一步降低相关人员的系统入口数量和减少管理流程内容，其中：

1）设计人员在office/CAD软件平台中设计出产品后，直接通过“电子打印管理”插件，触发成果文件上传至图档管理系统的数据库，再遵照原有的管理流程，登录PM系统，无需上传文档，直接触发提交标检；

2）标检人员登录PM系统，在PM中标检链接的成果文件；

3）档案人员/资料管理员只需登录图档管理系统，实施电子归档、实物整编、资料借阅管理；

4）设计人员可以直接在office/CAD或登录图档管理系统，查阅资料；

5）系统管理员登录图档管理系统，定义人员权限和设置标准模板。

整个系统的主要工作流程见图3。

1）自动采集：审定修改完成后，设计人员直接在office/CAD软件中操作，系统“自动采集”完成设计成果文件及其关联信息上传至图档管理系统的数据库，并关联链接至PM，供标检人员电子核定。

2）实物交付：存档的文件均在公司本部出版，由公司本部出版人员在系统上直接打印文件再出版交至档案人员。其中：经核定的硫酸纸图打印后，生产部门专人统一实施签字盖章工作；允许设计人员此时在硫酸纸图上做细微修改，要求将经审定后的最新版本的资料重新采集至数据库。

3）电子归档：档案人员通过扫描标志性条形码，先后实现设计成果文件、过程资料（主要是前期资料，如项目查勘纪要等）的电子归档，然后系统自动向PM系统返回信息，结束PM归档流程。

4）实物整编。

成果文件：白图不扫描；档案人员批量扫描硫酸纸图（蓝图不存档），系统自动标记成“出版”后，补充上传入对应项目的成果文件库中。

档案人员将架位信息录入对应的文件的实物位置字段，对实物打孔/缝边，上架归档。

过程资料：设计人员提交过程资料（主要是后期资料，如项目会审纪要等、允许继续补充前期资料）。

电子文件：档案人员直接上传至该单项工程的过程资料目录下。

纸质文件：档案人员按照“电子扫描”“上传归档”、“录入架位”“实物上架”的步骤实现其归档工作。

5　结束语

通过“图档信息管理系统一期工程”的建设，企业实现设计文件“精准采集、自动归档、智能整编、多维检索”等目标，并增加生产工具助手，切实保证了归档文件的完整性和可靠性，有效保护了企业的知识产权，充分挖掘提升图档的再利用价值，显著提高着设计人员和管理人员的工作效率，有力提升企业的核心竞争力。在信息时代的今天，档案管理模式应从以“档案实体”向以“档案信息”为中心的转变，该系统为通信设计企业的图档信息化建设提供了首家成功的范例，起着重要的示范作用，并为今后建立大数据环境下的知识管理平台奠定下坚实的基础。◆