集约化采购管理与电子平台应用

郭德福，满高鹏，王军梅，马军雷

集约化采购管理与电子平台应用

Application of Intensive Procurement Managementand Electronic Platform

郭德福，满高鹏，王军梅，马军雷

1 绪论

1.1 研究背景及意义

（1）近年来，我国水泥产能严重过剩，各大水泥集团企业在水泥市场的竞争也悄然加剧，给企业带来了机遇与挑战。企业要持续发展，就必须深化改革，打破传统的思维、管理模式，不断学习先进的管理理念，引进先进的技术，坚持做到与时俱进、开拓创新、降本增效、着力打造系统成本优势，以提升企业核心竞争力。物资采购是企业管理的重要组成部分，同时又处于企业物资管理的中心地位，是企业提升效益最便捷的途径之一。

（2）目前我国电力、化工、钢铁等行业，集团化企业通过集约化、集中采购的模式已有成功案例，将分散的物资需求汇集成大买单，提升了招标采购的议价能力，有利于企业降低生产成本。招标采购电子平台的引入运用，更是实现集约化采购管理的助推器，通过采购信息化与供应链系统的集成形成大数据，实现集团化企业统一采购标准及规范化管理及监管，同时整合资源，合理控制库存，最大限度减少库存资金占用，有效降低采购成本。

1.2 发展现状

（1）2010年8月前我公司采用分散方式，各企业根据生产需求自行采购，通过ERP系统对采购过程中的供应商、采购计划、采购报价、采购价格、采购费用、请购、采购订单、采购收货、入库、采购检验、采购退货与采购结算等过程进行全面管理，实现对采购业务信息化管理与财务应收系统的集成，达到以财务核算为中心，实现业务流程钳制，业务过程信息化服务财务，财务控制业务工作前移管理，财务与业务流程控制交接节点在结算过程，达到财务与业务一体化处理的ERP管理和应用效果。

（2）为适应公司战略发展的需要，发挥协同效应，提高管理效率和运营管控水平，发挥中央企业规模化招标采购优势、规范管理，2010年8月公司成立专门组织机构，负责物资招标采购管理工作，对公司所属企业同质化类的需求物资分类汇集统计，采用传统人工方式集中招标，初步实现了公司以集约为导向，规模化集中招标采购的模式。

1.3 研究目的

由于水泥行业集团化企业具有的特殊性，因此不能生搬硬套典型企业的管理模式及做法，必须根据本公司的实际情况，量身定做一套适合自身特点的现代物流管理模式。通过引进现代物流管理先进理念，以集约化管理为框架，以电子平台为手段，对企业物资采购模式进行整合，再造企业内部管理流程，规范化管理，做到公开、公平、公正，达到降低采购成本，提升企业竞争力的目的。

2 传统人工采购模式与电子平台存在的缺陷

2.1 分散采购

传统的分散采购模式虽然存在采购流程较短、时效性好，能够适应零星采购、紧急情况采购，采购与需求能较好结合的优点，但也存在采购过程控制和库存控制较差，特殊要求会因采购人员无相应专长而有所偏差的问题，并且分散的采购体系给企业运行带来了巨大的浪费，增加了企业运营的成本。主要表现在以下几个方面：

（1）各自为战的短视行为。

公司所属企业作为一个单独的职能部门，各自为战，完全从本位主义开展工作，对采购的管理主要是从廉政和防范风险的角度来管理每一单采购，没有把采购提升到专业高度来操作，也没有完整的采购制度和持续的采购策略，更多的是一锤子买卖，很难考虑企业和长远需求。

（2）信息不能共享及有效沟通。

各企业与公司内其他企业间较少进行直接沟通，通常企业只关心本企业物资采购及供应，很难做到信息共享。如水泥企业生产设备具有特殊的大型机械制造装备专业性，受限于多重选择，由于信息共享及沟通不畅，致使公司内所属企业在同一家供应商采购，出现不同采购价格，造成了采购过程的高成本。

（3）不能实现资源共享。

企业间相同规格型号的大型备件，由于缺失信息和资源共享，形成重复采购，在这种状态下，企业的库存周转率很低，占用了大量资金，使其承受了较高的仓储成本和资金成本。

（4）公司总部难以做到全方位管控、监管。

2.2 传统人工集中招标

（1）公司所属企业同质化类的物资采用传统人工方式集中招标时间长、工作效率不高。

（2）由于受限同质化物资种类，很难再扩大集中招标范围，对于非同质化的大额物资、区域性大宗物资，仍采用传统的集中招标方式，已不适应。

（3）传统的人工集中招标方式，在实际的招投标操作中仍然存在许多问题，如评标容易受干扰，投标商通过各种途径对评委施加影响，在预审、评标、定标等评审环节中会出现许多影响，甚至出现围标、串标等恶劣行径，妨碍招标的公平性，以及部分评委专家带有部门或行业偏向，在评价过程中难以保持客观公正性。

2.3 电子平台

国内已有一些电子化招投标管理系统,它们的出现对招投标的管理起到了一定的作用。但是这些招标管理系统仍然存在一些不足,主要包括:

（1）系统只突出单一的招投标项目过程管理，没有项目计划、合同、付款、到货验收等全过程管理。

（2）系统没有强大的可视化统计分析功能,不能给项目管理者和评标专家以直观的比较和统计分析,因此不能有效地辅助评标和管理。

3 集约化采购管理与电子平台应用策略

3.1 优化采购管理模式、整合资源

针对水泥企业自身采购物资特性，优化整合为公司层级集中类物资采购、公司层级管控类物资采购、授权企业自行类物资采购的三级管控体系，具体如下：

（1）将公司所属企业同质化物资（通用类物资）全部按类别汇集，由公司统一组织招标采购，提升招标采购的议价能力，降低采购成本。

（2）对单件大于20万元非同质化物资实行管控采购，此类物资企业需求计划，招标、合同签订均需公司层级过程参与、监管和终审批。

（3）单件低于20万元非同质化物资，公司授权企业自行采购，由公司刚性制度和“中材水泥招标网”电子平台实行监管。

3.2 优化采购管理流程、规范采购管理

采购管理流程是一项复杂的系统工程，以创新的采购管理理念为依托，以刚性制度为依据，以计算机、网络、信息管理、自动控制、自动识别等先进技术的应用为手段，实现企业内部采购流程的自动化、智能化、快捷化、网络化和信息化，进而规范采购管理行为：

（1）精简原有流程，创新规划最快捷、最高效物资采购新流程，改变原管理流程中环节较多、人工干预环节较多，流程较长，牵涉部门较多造成的相互推诿现象。

（2）以电子平台及网络信息技术实现管理流程，按照层级管理授权设定权限审批，实现由计划、招标采购、合同、验收、付款全过程规范化，提升企业的管理水平和工作效率。

3.3 提高采购监控管理水平、实现阳光采购

（1）通过电子平台搭建，实时地对各企业和各部门的采购过程进行全方位的监督和管理，从而提高公司整体采购的公开、公平、公正阳光采购。

（2）对供应商进行建档统计分析，实现对供应商的评价监管，为各企业在采购过程中提供有效的决策依据。

（3）对各企业招标采购状况及时了解，并进行监控，从而增强公司的控制力，帮助企业实现低成本的目标。

3.4 对供应商进行有效管理

（1）建立统一的供方管理办法和供应商管理平台。根据集中管理、分级负责的管理思路，在管理平台进行供应商准入、评价和淘汰工作，在关键点设置交易中心管控环节，定期统计分析战略、优秀、合格的供方数据和成交量、合格率等全方位数据，为精细化管理供方提供指导依据，总体上实现供应商的优进劣汰和供应商资源共享，为企业构建长期稳定、成本合理的供应链管理，提供技术与资源支撑。

（2）通过电子平台系统，建立供应商在平台注册和供应产品电子目录，形成供应商及供应产品数据库，对各个供应商的基本信息、资信信息做到全面了解。同时对供应商提供产品的各种参数进行分析，从而实现性价比更高、价格最低、优质服务，同时，在同一电子平台下，各所属企业共享供应商资源。

3.5 同一平台下信息共享、资源共享

（1）公司所属企业共享库存物资资源，合理调配、调拨，有效降低库存，减少资金积压。

（2）企业间同型号、规格的大型备件联合储备，减少重复采购。

3.6 制度建设

采购模式的改变，必须要有相应的管理制度来规范我们的行为，应制定与相适应的管理制度：

（1）物资采购计划管理办法。

（2）物资招标采购管理办法。

（3）招议标采购物资价格管理办法。

（4）物资采购合同管理办法。

（5）供应商管理办法。

（6）电子信息化平台运行管理办法。

（7）招议标评委及评标管理办法。

4 电子平台建设内容

4.1 总体要求

围绕公司集约化管理模式，搭建与之相适应的“中材水泥招标网”电子招标管理平台，实现公司层级集中及管控采购招标，授权公司所属企业自行招标采购，全公司在同一平台、同一制度、同一招标采购模式下运行，实现公开、透明、阳光的集中招标采购管理模式。

（1）电子平台功能不能仅仅满足国内现有单一招标业务应用，系统应具有前瞻性，按照我公司集约化管理模式，扩展新增计划、合同、供应商、监管、统计等设计管理模块，满足计划、招标采购、项目、合同、统计分析、专家、供应商、监管全过程统一标准及规范化管理需求。

（2）电子平台需与我公司BQ系统的之间的融合，BQ系统可通过电子平台收集统计相关系统的采购数据，对公司的采购管理情况进行相关的智能分析。

（3）对采购定价过程进行管理，供应商信息库除了中标后与公司有往来供应商，还有未中标及预备供应商；价格信息除了最终中标价，采购定价过程中，随着市场基础材料变化，对中标价格调整等。平台可通过接口程序将这些数据整理后写入接口中间表，并开放中间表供BQ系统采集分析数据。

4.2 建设目标

4.2.1 公司层

（1）加强集中招标采购合规性、提高采购流程透明度，减少采购中的人为因素，避免暗箱操作。

（2）系统要建立采购前、采购中、采购后相关监督节点，可用于将来优化与管理。

（3）通过扩大供应商范围，加强采购竞争，达到降低采购价格的目标。

（4）为管理层提供快速、准确的数据统计，使决策有据可依，为采购审核和模板标准化提供应用平台和监督管理平台。

4.2.2 企业层

（1）提高效率，减少采购人员事务性工作，把采购计划、发布，开标环节电子化，方便数据查询。

（2）优化定价过程管理，通过竞争性谈判流程，如招标、询比价等竞价方式，协助采购人员进行公平、公正、公开定价，同时也可以通过非竞争谈判流程，如紧急、议标、跟标流程等，进行价格记录及管理。

（3）比价结果电子化审批，规范审批流程、加快工作效率。

（4）在供应商档案中分产品类别查找供应商，包括通过资质认证的供应商与有交易记录的供应商，实现信息共享。

4.2.3 供应商层

（1）能够24h营业的网上报名注册、资质上传、查看招标信息的平台。

（2）具备按物资类别统计功能，形成数据库。

（3）具备准入评级、售后评级、不良记录及纳入黑名单管理等。

4.3 平台功能及范围

4.3.1 机构

各级领导、审计监察部门、物资采购中心、技术中心及各企业采购部门按制度要求各行其职。

4.3.2 物资

平台适用于公司所属企业全部所需设备、材料的采购，施工、技改工程。

4.3.3 电子平台

（1）计划管理：平台应用起点为采购计划，按照公司采购计划管理制度分层级预设审批流程，可维护采购计划，支持批量导入采购计划，并支持计划的采购执行跟踪。

（2）项目管理：公司层级集中、管控及授权企业自行采购物资，依据审批采购计划，在招标网发布采购项目、开标、评标、定标、授标、合同签订、到货验收、付款录入等全过程审批、监管管理。平台分别具备公开招标、议标模块，以及线下零星采购、紧急采购录入、维护模块。

（3）价格管理：对于采购过程中所有价格信息形成中材水泥采购业务的价格数据库，可查看价格波动信息，并分析价格变动趋势；可通过价格审核单维护最新价格信息，并支持对价格信息进行调整管理。

（4）合同管理：根据采购结果自动生成采购合同，并对合同进行审核以及对合同的执行进行跟踪管理（或通过接口将合同相关数据信息传给物资采购系统，由物资采购系统进行合同管理）。

（5）供应商管理：供应商在平台中进行注册开始，投标响应、服务、评级等全程进行管理。

（6）评标专家管理：通过建立评标专家库，可实现评标专家分类、招标方案评标专家抽取，并支持公用评标专家号管理。

（7）统计分析管理：具备计划、项目、合同、供应商等统计分析。

4.4 电子平台系统框架（见图1）

5 集约化管理及平台应用效果

我公司的集约化采购管理与电子平台自2012年7月试运行，2013年1月1日正式上线应用迄今，公司所属企业网上采购计划数据2430条、招议标项目5382项、合同4385份、合计合同签订金额73.7亿元，据统计，与传统分散式采购相比较,采购成本下降幅度达6%，供应商注册2644家，达到了预期的目标，具体效果如下：

（1）满足公司集中、管控、授权类采购物资招标的业务，针对不同品类的物资，形成有针对性的集约化采购管理方法。

图1 电子平台系统框架

（2）采购计划、物资招标采购、合同签订操作流程规范统一，所属企业的采购业务均按照网上的统一流程要求进行，同时，划清了集中采购、管控采购、授权采购的权限，规范了物资采购的管理。

（3）全公司所属企业范围内共享采购数据，通过统一的供应商准入和审核流程，形成一个全公司的供应商资源库，公司及下属企业根据权限的分配，可查出全公司范围内某个品类的合格供应商有哪些、某种物资其他企业的采购价格等数据信息，指导决策、评标；并为调配、调拨、降低库存提供依据，同时，可将不同企业的模板数据如公告模板、评标模板、合同模板等在全公司范围共享。

（4）各采购业务、设置关键审批节点，针对不同角色，可设置不同的招标网平台的操作、查看权限等，形成有效监督机制，实现采购业务的内控管理。

（5）所有采购业务数据均可在平台查阅，便于采购领导、审计、监管等人员对采购项目的合规性，采购数量、价格的合理性，采购项目的竞争性等进行审核。

（6）及时准确抽取采购业务数据，进行统计分析，有助于依据数据管理决策。

6 结论

通过集中、管控、规模化采购模式变革，利用信息化电子平台，实现了公司所属企业采购计划、招标、项目、合同、统计分析、专家、供应商、监管在同一系统下全过标准的程统和规范化，推进了企业集约化采购、信息化共享和资源的共享，避免了传统分散采购模式下的缺陷，做到了公开、公平、公证，阳光采购，降低了采购成本，增强了企业市场竞争能力。■

TQ172.8

A

1001-6171（2014）04-0098-04

中材水泥有限责任公司，北京100041；

2014-05-04；编辑：吕光