民营军工企业科技档案管理研究

■ 李 莉 叶渭川

民营军工企业科技档案管理研究

■ 李 莉 叶渭川

档案管理已有一套较为成熟的办法，科技档案管理经过建国后的一系列经验积累，也日趋完善。但对军工科技档案的管理，特别是民营军工企业的科技档案管理，还须提高认识、理顺关系、查找问题、逐步完善。

1.引言

民营企业进入军工行业己有近二十年的历史，虽然起步较晚，但来势很猛，民营军工企业数量迅速膨胀，他们对军工科技档案的管理特点和管理方法缺乏认识，因此，管理问题多，管理办法少，管理差距大。为此，有必要研究民营军工企业科技档案的特点，找出存在问题并予以纠正，确保档案管理的有效性。

2.民营军工企业科技档案管理的特点

2.1 特有的重要性

科技档案反映了企业研发、生产活动的全过程，是企业发展壮大的历史记录，是科技人员思想方法和经验的劳动结晶，为企业科研管理、科技决策、科学研究、经验总结、交流推广方面提供信息和依据。军工科技档案的重要性主要体现在与国家利益紧密相联。国家的强大是与国防强大融为一体的。军工产品是国防建设的重要组成部分，先进的武器装备，是克敌致胜的重要条件，也是国家强大的重要标志。任何一种新武器的出现，都会出现另一种克制它的新武器。但是，研制方总希望延长克敌武器出现的周期。如果新武器在研制过程中的档案己被敌方知晓或窃取，那么这种新武器未等使用已失去效能，这是多么可怕的损失，这种例子不计其数。

军工科技档案是国家武器装备扩大再生产的基础，是增强国防实力的基础，这是一般民企不可相比的。同时，它也是企业生存发展的基础，其重要性可想而知。

2.2 管理难度大

档案管理本身就是一项繁琐的工作，军工档案因其涉密而增加了管理难度。军工科研活动通常围绕军工项目或型号产品展开。过程中形成了研制方案、产品技术规范、关键技术报告、重要试验报告、研制工作总结以及生产图纸等一系列技术文件。这些文件涉及到军工项目的立项背景、技术指标、项目概况、生产技术诀窍及与国外项目的对比，内容大都涉及国家秘密。为了工作方便又不涉密，各单位往往用编号或代号来表示项目。因此，档案员不仅要熟悉这些项目的名称、内容，还要牢记它们的代号，才能便于检索。

除此之外，档案管理还应按时清理密件，向保密委员会提供应解密的建议。以上这些工作增加了档案管理的难度。

2.3 查询使用频繁

从上世纪九十年代开始，国防科工委为避免重复劳动，缩短研制周期，在军品研制中推行“三化”（通用化、系列化、组合化）的策略。该策略要求新研制的产品要对老产品有一定比例的继承性。继承的比例越高，说明继承性越好。现在己把这种继承性指标用“标准化系数”来表示。这一措施的实施，在新研产品时，设计师查阅老产品科技档案的次数和频繁度大大增加。据某些单位统计，科研人员查阅档案的时间约占整个课题研制时间的1/3 以上，对原有图纸的利用率超过50%。还有些单位统计，科研人员查阅档案资料的时间约占整个课题时间的30%-40%，对原有图纸的复用率高达50%-60%。这些查阅和借用无疑增加了档案员的工作量。

3.民营军工企业科技档案管理现状

3.1 领导重视不够

由于档案管理工作不直接产生经济效益，所以多数企业的领导都将工作重点集中在产品的研发、生产及市场营销上，未对档案管理工作给予足够的重视。

据了解，己有不少民营军工企业借鉴或学习了国营老军工管理科技档案的经验，对各科技项目制定了“科技文件归档签署表”，在该表中明确了所有文件名称和签署人（拟制、校对、审核、工艺质量会签、标准化检查、批准），这是一种很好的方法，但由于领导重视不够，往往是执行不力，直到项目结束，许多文件仍未归入档案。

军工企业的档案室，一般都是要害部位，非档案管理人员不准随便入内，但由于领导管理不严，有不少人擅自进入查找档案，不仅违反档案室的管理规定，还违反了保密要害部门部位的管理规定。

3.2 制度执行不力

档案管理制度是企业制度的基础部分，每个企业都会建立。问题是如何真正、认真地执行，这是关键。执行过程如何监督也是企业重视不够之处。实战派管理专家张子凡指出：任何一家公司，往往不缺少制度，也不缺少流程，但是缺少实实在在的执行力；任何一家公司，不缺少远景，也不缺少战略，而是缺少分解并执行长远目标的能力。如果一家公司能把制定的规范或者制度不折不扣地执行到位，那么这家公司才能稳定快速地发展。

3.3 档案人员素质不高

民营企业的档案管理员普遍素质不高。一是我国大专院校档案专业少，毕业生人数也不多；二是就算是档案专业的毕业生，也很少有人愿意长期从事档案管理工作。这就形成大量非档案专业的毕业生进入档案管理行业。特别是民营企业，多数档案员专业不对口，机电行业的档案员最好是机械、电子专业的，但机械、电子专业的毕业生都愿意到设计开发部门担任设计师，而不愿担任档案员。因此，大量学商贸管理、旅游管理、行政管理的毕业生充实了档案员队伍。

未经培训就上岗是民营企业的一大弊病。有时档案员休假，就拉郎顶替，造成找不到文档，或放错柜等混乱现象。少数档案员学习不努力，不掌握档案管理的基本要求，不熟悉档案管理的基本流程，不能熟练地进行文件接收、整理、归档、入库、上架等操作。更有少数责任心不强的档案员，甚至进出档案室不随手关门，借出文档不登记，更改图纸无记录……

3.4 档案完整性欠缺

科技项目档案完整性欠缺，是与项目缺乏顶层设计有关。档案完整、齐套是档案有效性的重要因素。档案管理人员所处的地位及其知识面的限制，不可能了解归档项目的整体情况，也就不可能很好地把握归档文件的完整性、齐套性，往往是来一件归一件，导致最终归档文件不少，但完整性、齐套性欠缺。

4.推进民营军工企业科技档案管理上台阶

4.1 完善制度是管好档案的基础

没有规矩，不成方圆，这是句老话。一般来说，规矩都是用制度的形式来表示的。制定任何一项制度，都要把制约的内容控制到一定程度。建立规章制度，做到有章可循，对于做好档案管理工作，同样是极为重要的基础工作。

有了规章制度，档案员和全体员工才能按制度办事；有了制度，企业才能有检查落实制度的依据；有了制度，企业才能有的放矢地进行教育；有了制度，企业才可以进一步让职工加深理解制度、认识制度，从而自觉地执行制度；有了制度，企业才可以发现违犯制度的实例，从而抓住典型，严肃处理；通过制度的执行，还可以进一步发现制度的缺陷，从而不断完善制度。

4.2 推广“四同步”，确保档案完整齐套

1987年3月，国家档案局颁发了由全国科技档案工作会议通过的《科学技术档案管理暂行规定》，指出科研工作和建档工作必须实行“四同步”管理。即：下达计划任务与提出科研文件材料的形成和归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定准备归档的科研文件同步；上报登记和评审奖励科技成果及科技人员提职考核与档案部门出具归档情况证明材料同步。

1989年9月，江苏省科委为实施该项管理，成立了“科研档案工作与科研管理全面结合规范化研究”课题，机电部十四所率先进行了尝试，经过科技档案的管理实践，总结出科技档案“四同步”管理经验，曾在全国质量管理小组（也称QC小组）交流活动中获得优秀奖。

1992年9月，江苏省科委颁发了地方标准——江苏省科学技术研究档案建档工作与科研工作四同步管理规范（DB32/A019-92）。作为推广科技档案归档的指导性文件。之后，其他省市也颁发相应标准。“四同步”得到有效贯彻，对推动科技档案归档起到良好效果。

在新形式下，应赋予“四同步”新的理念，将档案收集与研制工作程序的四大阶段同步，即与“论证阶段、方案阶段、工程研制阶段、产品定型阶段”同步。

民营企业进入军工行业较晚，对军工科技档案的重要性认识不足，因此有必要温故而知新。“四同步”虽是老经验，但它并未过时，可以说，推广“四同步”就是确保科技档案完整的重要手段和方法。

4.3 加强科技项目文档收集的顶层设计

科技项目种类繁多，有预研课题、型号产品。产品又可根据其使用条件、形式体制、固定场所等的情况进行细分。企业应根据这些项目的特点，在项目研发初期就进行顶层设计。所谓顶层设计就是由企业总工程师或技术负责人牵头，策划出该项目应完成归档文件的汇总表，表中应有各个文件名称及确定拟制、审校、会签、批准的人员名单。有了这张汇总表，文件签署的所有人员和档案员都可以对该项目应完成的文档做到心中有数，努力按阶段、按时间完成文件，及时归档。项目研发过程可能会产生新的文件，应及时补入。该汇总表还可以作为对科技人员考核工作业绩的依据。

4.4 加强培训，管好档案

为确保规章制度在本单位的落实，企业的最高管理者必须高度重视档案工作和档案人员的培训。档案员上岗前必须外培，取得省、市档案管理部门颁发的上岗证，使他们掌握档案管理的基础知识和具备档案管理的基本素质。其次是根据本单位职工人数的实际情况， 对需要接触档案的人员，组织有层次、有重点的宣贯。通过宣贯学习，提高领导干部知悉政策、制度的程度和驾驭全局、应对风险的能力，增强其工作的原则性、系统性，也让广大职工知道制度的内容和如何按制度办事。

4.5 稳定档案员队伍

人员流动性大是民营企业的特点之一。一般中小型民营企业，档案员人数有限，基本上是“一个萝卜一个坑”。因此，一旦档案员缺岗，必然对公司档案管理产生有一定影响，因此必须稳定档案员队伍。稳定的方法不外呼是“事业留人”、“感情留人”、“待遇留人”。也可以根据企业的实际情况，有意识地找一俩位熟悉科技项目的同志，协助专职档案员做一些档案管理工作，以便应对档案员缺岗的突变情况。

4.6 加强信息化建设

随着企业的发展，科技档案的数量会越来越多，这是无法阻挡的事实。不少国营老军工企业，己有几十年的历史，其型号品种之多，数量之大，使得档案库房不断扩大，而且还有继续扩大的趋势，多次增加密集柜也解决不了档案涨库的困局。但是随着电子信息技术的发展，这一难题得到了解决，这就是档案管理信息化。

科技档案信息化建设要以档案管理现代化为基础，以档案信息数字化、档案利用网络化为目标，实现档案信息系统与单位信息系统有效衔接，便于档案信息资源的开发利用。

所有科技档案都可实现数字化，如：企业建立涉密局域网，将设计图纸及科技文件等档案数据导入；生产现场不用纸质图纸而是通过电子显示屏；会议室可随时调阅档案文件；文件电子签署、归档、发布，不再用人工发放……这些以前无法克服的繁琐工作，己在部分信息化建设的先进企事业单位成为轻松的现实。不仅使档案库房得到缓解，还大大缩短了科研生产流程。不仅加快了对科研生产节奏，还保证了档案管理的质量。但是因为信息化管理需要较高的成本，目前在小型民营军工企业推广还有一定难度。但有识之士们正在跃跃欲试。

5.结语

民营军工科技档案工作有其特有的重要性，作为企业管理工作的重要组成部分，对国防建设和企业的技术发展有不可替代的作用。企业应针对本行业科技档案管理工作中存在的问题，不断增强意识，完善制度，改善管理手段，提高管理能力。同时，应大力加强制度的执行力。只有高度重视并不断加大科技档案的管理力度，才能把科技档案的现代化管理事业提高到一个新的水平。确保在新形势下科技档案管理工作的顺利开展。

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[3]张子凡.管理就要执行到位：没有借口，使命必达[M].北京：人民邮电出版社，2013.1

[4]叶渭川，张敏.民营军工企业保密工作要诀[J].中国军转民.2014(7)：37-39

[5]钟素英.加强企业科技档案管理的几点思考[J].中华建设.2013(12)：118-119

李莉，南京科瑞达电子装备有限责任公司工程师、标准化师；叶渭川，江苏泰达机电设备有限责任公司副总经理、研究员级高级工程师、中国管理科学研究院特约研究员）