黄河信息化工程档案管理

张 敏

（河南黄河河务局信息中心，河南 郑州 450000）

随着社会信息化建设的飞速发展，水利系统信息化工程项目逐年增多，各类信息系统基础设施建设工程和数据库纷纷建成并投入使用，信息系统固定资产占水利资产的比重越来越大，水利工作对信息化的依赖程度也越来越高，在日常维护和改扩建工作中，对信息化工程项目档案的利用率大大增加，这也对如何做好信息化工程项目档案有效管理工作显得尤为重要。

1 信息化工程档案管理现状

近年来，黄委系统信息化建设得到了长足的发展，在黄河通信和计算机网络等基础设施建设方面，投入了大量的资金，通信技术、计算机网络，遥感技术、电子政务、“数字黄河”等在治黄业务中的广泛应用，形成了大量的档案。但是，信息化工程档案的管理存在着一些问题，主要表现在以下三个方面：

首先，对信息化建设项目档案工作缺乏强有力的监督指导机制，由于档案工作在信息化管理部门不是主要工作，相关的档案工作制度尚未健全，责任也不明确，缺乏有效监督，致使信息化工程项目档案管理摆不上位置，服务跟不上，指导不及时，造成信息化工程项目档案工作发展缓慢。

其次，信息化工程项目的文件来源于项目法人、勘察设计、监理、施工等各不相同的单位，由于各参建单位存在有“重项目建设，轻档案管理”的思想，常常习惯于将工程建设完成后才忙着收集归档文件材料，没有把档案工作贯穿于信息化工程建设全过程之中，导致信息化工程项目验收时，项目法人才要求各参建单位提交应归档的文件材料，导致各参建单位移交的归档文件不齐全，特别是项目施工单位移交的文件材料存在有签字手续不完备，相关变更、质量评定、签证文件不是原件，有归档文件散失问题，归档的文件材料不能全面反映信息化工程项目建设的全过程，达不到信息化工程项目档案完整、准确、系统的要求。

第三，档案管理人员岗位变化频繁和业务素质低也是不容忽视的问题。由于人员变化快，业务素质不高，严重影响着信息化工程项目档案工作的正常开展，造成一些有利用价值的科技文件材料没有收集归档，甚至有散失的现象，势必会给今后的日常维护、管理、改扩建等工作留下隐患。

2 做好信息化工程项目档案的有效管理的措施

2.1 加强领导，健全网络是确保信息化工程项目档案有效管理的前提

为加强对信息化工程项目档案工作的组织领导，项目法人单位应该成立工程项目档案领导小组，一把手任组长，分管领导任副组长，有关科室负责人为成员，把信息化工程建设项目档案“四同步”管理列入议事日常，明确人员、明确任务、明确责任、明确文件材料的归档范围和要求。在此基础上，建立档案管理网络，项目法人、监理、施工单位都指定专人负责档案的收集、整理、归档和最后的验收工作，并定期对责任人和文件材料进行考评，把档案管理目标和任务落实到每个人身上。形成项目法人单位有人抓，各参建单位和部门有人管，责任到人，共同保证信息化工程项目档案完整、准确和系统的良好局面。

2.2 强化管理、健全制度是信息化工程项目档案的有效管理的有力保障

近年来，黄河档案馆按照规范化、制度化建设的要求，制定了 《黄委信息系统科技档案分类及文件材料归档办法》、《黄委声像档案管理办法》、《黄委电子文件归档与电子档案管理办法》等红头文件。黄河档案馆又把这些制度规范编辑成《黄河水利委员会档案实用手册》，项目法人把《黄河水利委员会档案实用手册》发给各参建单位各位工程技术人员，在工程建设过程中按照《黄河水利委员会档案实用手册》里文件的要求，规范积累所形成的文件材料。同时，针对信息化工程项目的特点，为使信息化工程项目形成的文件材料及时、准确、完整地归档，把工程项目文件材料的形成、积累、整理、归档列入有关部门的职责范围和有关人员的岗位职责。通过强化管理和制定建设，提高了各参建单位可操作性，确保了信息化工程项目档案的齐全完整。

2.3 把档案管理融入合同管理，是确保信息化工程项目有效管理的重要手段

为加强对信息化工程项目档案形成全过程的控制，使各种载体都能规范化、标准化，从根本上提高档案管理的内在质量，必须把档案管理融入合同管理之中，实施全方位监控，从签合同之日起，对档案实行全过程控制。把档案管理纳入合同管理，与工程立项同步进行，把信息化工程项目档案的要求以合同的形式确定下来，并对工程文件材料实施跟踪建档。对文件材料不完整、不准确和不规范的，工程质量不予评定，档案不交付验收，工程不予竣工。财务不办理最终决算。

2.4 稳定档案工作队伍，进一步提高档案管理人员业务素质

一项信息化工程项目的完成一般需要两年或者更长的时间，所以档案工作队伍的稳定尤其重要。因为档案是工程建设项目全过程的真实反映，如果频繁变换工作岗位，必然导致新来的同志不熟悉该工程项目建设情况，不能确保工程档案齐全完整，所以要有一个稳定的档案队伍。此外，要为提高档案管理人员素质创造学习培训的条件，让她们能走出参观学习，开阔视野，增长知识，也可以邀请专家讲授工程建设项目档案方面知识讲座，提高档案管理人员的业务素质。

3 结语

总之，要对信息化工程建设项目档案管理实施有效管理，不仅要加强管理、健全制度，更重要的是要把档案管理工作纳入合同管理之中，同时要求有一个稳定的档案管理队伍和较高水平的档案管理人才。只有做到科学地管理好信息化工程档案，使之达到完整、准确、系统，才能为黄河的治理和开发提供有效的服务。

[1]陈智为 王卫东.通信工程档案的有效管理.北京档案2002（5）

[2]祖英丽.通信工程档案的有效管理.中国通信学会通信建设工程技术委员会.2010年年会论文集