高校人事档案管理工作存在的问题与建议

姚颖君

人事档案是指党和国家机关、社会组织在人事管理实践中记述和反映个人的经历、学识水平和德才表现，并以个人为单位，按照一定的规则和方法加以整理，集中统一保管，以备查考和利用的历史记录。

我国人事档案制度产生于20世纪50年代，它是我国人事管理制度的一项重要特色，是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人的工资待遇、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载个人人生经历的重要原始依据。高校人事档案作为重要的个人信息资源，为领导决策、人员考核、福利分配、选拔人才等工作提供了重要的原始依据，因此，进一步提高高校人事档案管理工作水平对于高校人事管理工作具有十分重要的意义。

一、高校人事档案管理工作存在的问题

（一）高校人事档案管理人员管理意识薄弱

人事档案工作是以个人原始信息材料的收集、鉴别、审查、验收、整理、裁剪、装订、查阅、借阅等诸多事务为基础而形成的一门集中管理保管的工作。长期以来，大部分的高校管理者认为人事档案管理也就是一些基础和重复的事务性工作，与高校的教学科研发展并无直接联系，无法直接呈现在高校各项事业的发展中。这种管理意识使得高校人事档案管理仅仅成为一种辅助性的工作，只要个人人事档案不丢失、不泄密，能够为高校领导决策、人员考核、福利分配等工作提供信息即可。很多教师甚至不知道人事档案究竟由哪一个部门进行管理，对于高校人事档案工作缺乏应有的理解与重视。

（二）高校人事档案管理人员配备不足，管理水平有待提高

目前，我国大多数的高校人事档案管理现状为很少设置专职人事档案管理人员，通常由负责其他工作的人员兼职担任。一方面，兼职人员无法保证有足够的时间和精力对人事档案进行细致的管理，其中大多数的管理人员也并未受过系统化的档案专业岗位和档案技能培训，这就导致高校人事档案管理水平重复在收集、鉴别、裁剪、装订、整理、保管、转移等基础性的工作层面。另一方面，随着高校各项工作的不断发展，教师队伍也随之增长，教职员工人事档案数量日益增多，导致档案管理任务愈加繁重，而人事档案管理人员配备不足、培训不够的现状，大大阻碍了人事档案管理水平的提升。根据对多所高校的调研，人事档案管理人员的日常管理事务往往只是将归档材料放入个人人事档案盒内，并没有及时整理装订，严重影响了档案管理和档案使用的效果。这样的档案管理现状，导致高校人事档案建设滞后，档案管理只能在低水平层面上进行，不利于高校人事档案管理工作水平的提高。

（三）高校人事档案管理制度不健全，落实不到位

高校人事档案管理工作的开展应以《档案法》为指导，档案管理人员的岗位职责等制度应在《档案法》的基础上建立健全。但有些高校并未明确人事档案管理人员的岗位职责，对于人事档案管理人员职责、人事档案查（借）阅制度、人事档案材料收集制度、人事档案材料鉴别归档制度、人事档案转递制度、人事档案检查核对制度、人事档案保管与保密制度、人事档案材料送交归档制度等方面的制定并不全面，甚至没有。在日常人事档案管理工作中，各项制度也并未落实到位，这种情况阻碍了高校人事档案制度化、规范化的发展。

（四）高校人事档案管理条件不能完全符合档案安全保管的要求

根据《档案法》的要求，人事档案管理部门要设置专门的档案库房、查阅室和办公室，不得在库房内阅档或办公，人事档案库房应配备空调、加湿器、除湿机、灭火器、温湿度计、防腐剂等设施，达到防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等“六防”要求和面积的要求。但很多高校在实际人事档案管理工作中，大多数的档案库房为普通的办公用房，有的甚至将档案库房安排在地下室等潮湿环境，没有防盗门窗，没有达到《档案法》所要求的保管安全设施条件，不能完全符合档案安全保管的要求。

（五）高校人事档案管理信息化水平不高

目前，很多高校人事档案管理的工作还停留在纸质档案的建立和保管层面上，大部分是靠手工操作，费时、费力，效率低。电脑等设备的使用仅限于人事档案目录的录入及打印，对于档案信息化管理中的人事信息筛选、排序、分类、汇总等工作无法进行操作，真正意义上的档案信息化管理并未实现，这有悖于高校人事档案管理信息化的发展。

二、对高校人事档案管理工作的建议

（一）加强高校人事档案管理重要性的宣传工作，切实提高人事档案管理人员的管理意识

要提高人事档案管理人员的管理意识，就要从思想上真正重视起来。人事档案管理部门要利用网络、校内通讯等形式加强人事档案管理工作的宣传力度；人事档案管理人员要按照档案管理规章制度，从思想上高度认识到人事档案管理工作对于高校发展、高校教职工发展层面的重要性，进一步认真履行人事档案管理职责，切实提高管理者自身的管理意识。同时在组织上、制度上给予保证，并在人力、物力、财力上给予大力支持，使人事档案管理工作得以顺利进行。人事档案管理人员应当增强服务意识，积极主动地开发利用人事档案信息，为高校人事制度改革、人才评聘、福利分配等重大人事决策提供具有准确性、前瞻性、参考性的人事档案信息，真正把人事档案部门转变成具有较强综合服务职能的人事档案信息中心。

（二）领导重视，增强高校人事档案管理人员配备，加强人事档案管理人员的业务培训工作

高校要加强领导，高度重视，全方位了解人事档案管理的现状和问题，按照要求配备数量充足的人事档案管理人员。首先，高校人事档案部门应该落实由专人负责，根据档案册数的增长配备足够的专职档案管理人员，确保有足够的人员、时间和精力对人事档案进行归档、建档及对档案材料进行开发利用。其次，人事档案工作是一项政策性、专业性、技术性很强的工作，因此要求人事档案管理人员严守工作纪律，不断提高自身的政治素质、业务素质、责任意识和职业道德修养，拓宽知识面，不断提高档案管理人员的政策水平和业务技能，充分应用现代科学技术来推进人事档案管理工作的科学化和规范化。

（三）认真贯彻落实人事档案管理工作各方面的规章制度，促进高校人事档案制度化、规范化发展

面对新时期、新任务、新要求，紧密围绕《干部档案工作条例》的要求，结合高校人事档案管理工作的实际情况，进一步完善各项管理制度，对人事档案的接收、传递、保管、查阅、档案材料的收集、鉴别、审核、整理、装订等环节做出明确而严格的规定，人事档案管理工作者必须严格遵守档案管理制度，不断规范管理。

（四）完善高校人事档案管理的基础建设，为人事档案提供安全的管理环境

要积极采取措施，加大基础设施建设力度，设立专门的人事档案室，按照档案安全保管的要求配备充足的档案柜和必要的防护设备，确保人事档案的完好保存。

（五）依靠现代化的技术手段，加快高校人事档案信息化建设

充分听取人事档案工作一线人员的意见，选用适合本校人事档案管理工作的管理软件，实现人事档案信息化发展。在此基础上，建立人事档案信息查询系统，对相关管理部门和个人设置访问权限，利用网络平台了解人事档案信息，在一定范围内实现人事档案信息公开。这样不仅可以使人事档案管理人员从繁杂的档案收集、鉴别、整理、保管、检索工作中解放出来，而且可以更加快捷、准确地为高校人事工作提供全方位的优质服务。

三、结语

综上所述，高校人事档案管理工作是高校一项基础性的系统工程，它牵涉到高校管理、人才、技术等各方面的问题，其管理方法需要我们进行系统而深入的研究。要全面加强高校人事档案管理水平，就要从理论上和时间上研究解决当前高校人事档案管理所面临的新问题、新矛盾，需要在对人事档案管理法的执行、高校管理策略的制定及信息化技术研究等多方面为档案管理提供有力的理论支撑和解决对策，更好地推动人事档案工作的发展。

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