印度WPCL发电工程总承包竣工档案管理及移交

胡 炼

(四川电力设计咨询有限责任公司，四川 成都 610016)

印度WPCL 4×135MW发电工程厂址位于印度中部平原马哈拉施特拉邦钱德拉布尔市瓦罗拉镇，由印度WARDHA电力有限公司投资，四川电力设计咨询有限责任公司(以下简称：公司)EPC总承包建设。项目于2008年4月18日开工，目前四台机组已全部移交业主投入商业运行并取得移交证书，性能参数和运行指标优于合同及有关规程规范的要求，竣工档案亦全部移交业主，所有有关档案及文件资料的费用已全额收取完毕。

1 工程概况及特点

印度W发电工程建设规模为新建4×440t/h煤粉炉＋4×135MW纯凝机组及其辅助系统，合同金额约3.7亿美元。该项目为我公司首个境外总承包的发电项目，也是当时中国电力设计企业在境外承包的最大发电项目，其特点在于其建设过程及档案管理和移交均直接面对业主，与业主充分沟通、取得业主信任尤其重要。为此，公司对印度W项目部明确提出了“四个一”目标要求，即建成一个印度同期同类型机组优质工程，打造一支海外工程项目管理优秀团队，建立一套海外工程项目管理新制度，承接一个海外工程总承包新项目。

2 组织机构

为保证该项目的顺利实施，公司成立了印度WPCPL发电工程总承包(EPC)项目部，项目经理由公司总经理担任，项目副经理由公司副总经理担任，档案经理由公司档案室主任担任，另设二名专职档案人员，工程自开工到竣工投产，印度现场及公司本部始终有一名专职档案员负责竣工档案的收集、整理、归档及移交。

3 竣工档案管理的创新理念

针对印度政治经济体制的不同、业主的变化、引用标准的变化、宗教及风俗习惯的变化等“变化即永恒”的主线，公司紧紧围绕项目档案管理工作“变化的环境”这个主题，建立“可持续性”、“信任”、“认同”的档案管理理念，彰显出公司在这个瞬息万变的世界里档案工作的重要价值。

3.1 可持续性

档案是社会信任的加强剂，为千秋万代的利益保存档案是档案工作的核心。在气候变化异常和人为灾难频繁的当今世界，档案及档案工作受到信息技术浪潮迭起的强烈冲击，要保持其可持续发展和与时俱进，挑战越来越大，为确保印度WPCPL发电工程总承包竣工档案完整、准确、系统，实行纸介质档案与电子档案二种介质共同归档及移交。

3.2 信任——以顾客为关注焦点

公司通过提供真实、可靠、值得依赖及有价值的竣工档案信息，倡导职业道德和问责制度，表达和履行我们对工程竣工档案的承诺，取得业主的信任是档案工作的基础。

3.3 认同——得到业主的确认

工程开工之初即制订竣工档案立卷归档及移交框架协议，创立印度业主认可的移交方法，公司在项目竣工档案的移交上始终处于主导地位。

4 管理方式及移交内容

4.1 深入分析合同

针对国外项目的特点，特别是印方“认死理、死抠合同”的特点，工程开工之初，项目经理、档案经理组织相关人员对30本合同进行了深入分析，理解合同中对档案的明确或隐含的内容要求，对与档案有关的6本合同进行了抽离，并进行详细梳理和分析研究，找出档案移交的重点和难点。

4.2 重视竣工档案的策划

面对全新的档案管理工作，公司参照国内已成熟完善的《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》(DA/T28－2002)及《火电企业档案分类表(6－9大类)》，档案经理组织编制《印度WPCL发电工程总承包文件编号规则》及《印度WPCL 发电工程总承包竣工档案立卷归档及移交管理办法》，并在公司范围内进行评审，评审通过后档案经理及专职档案人员赴现场与施工单位、调试安装单位、设备厂家等进行竣工档案交底，各参建单位及设备材料厂家均需对移交竣工文件的完整性、准确性及系统性负责，做到签字手续完备，中英文双版、字迹清楚，图面整洁，载体及书写材料适宜永久保存，相应的电子文件须能被计算机系统识别、处理，其与相对应的纸介质等各种介质档案在技术状态(含更改后的状态)、相关说明及描述上应保持一致。管理标准统一，方能确保竣工档案的管理处于可控状态。

4.3 编制竣工档案移交框架协议

公司认真梳理和充分提炼竣工档案移交条目，特别是印方最为关注的勘测设计文件、设备文件、建设过程原始文件、记录及数据等信息，档案经理就竣工档案的移交事项多次与业主进行沟通和谈判，在移交方式、移交细节等方面进行磋商，达成基本共识，编制竣工档案移交框架协议，并分阶段、分机组进行移交，框架协议在工程开工之初即得到业主确认。

由于工程开工至工程投产完成质保期，大约需要5年之久，为确保竣工档案的完整、准确、系统，对于工程合同文件、采购文件、基础开挖验槽等在工程建设初期形成的文件在建设阶段完成后就移交业主，施工文件、设备文件在工程建设中期移交，安装调试文件、性能测试文件、竣工验收文件、竣工图、试生产文件等在工程竣工投产后二个月内移交。

4.4 文件资料始终处于受控状态

为确保竣工档案的系统性、完整性及准确性，印度W工程自2008年开工至2012年竣工投产发电，档案经理在档案交底、移交框架签订、竣工移交三个时段亲赴现场，专职档案管理人员则长期驻扎工地，对合同签订、勘测设计、采购及物流、设备材料、土建工程、安装调试、运行投产等文件实现全过程管理，竣工档案始终处于受控状态。

4.5 所有档案全部英文版本

由于印度W工程全部使用国产设备，施工单位亦为中国公司，在设备采购时就合同约定设备资料、说明书、开箱验收文件等应移交业主英文资料，但工地现场开箱验收时发现有一部分附属设备、小型设备、零星设备及材料只有中文说明，公司一方面及时通知设备厂家补英文资料，另一方面针对小型及零星设备聘请英文翻译进行现场翻译，二个月之内全面完成该项任务。

4.6 与业主工程师一对一地移交

该工程1#机组投产发电之时，档案经理及档案专责与印方运行单位的二位业主工程师开展大范围、全方位的竣工档案移交，印方工程师对竣工档案的接收工作极其认真负责，达到了每卷必看、每张照片甚至每张胶片都要一一过目的仔细程度。通过分阶段、分机组、直至竣工投产后的多次移交，公司将合同、协议、基础文件、焊接文件、设备文件、施工安装文件、调试文件、性能测试文件、试生产文件、竣工投产文件、竣工图等文件全部移交业主，共计5000余卷，印度工程师伸出赞赏的大拇指“Very Good!”。至此，该项目所有文件资料及档案的费用已全额收取完毕，圆满完成了印度WPCPL发电工程EPC总承包竣工档案移交业主工作。

5 效果及影响

公司承担着国际政治风云变幻、政策及宗教迥异、签证风险、汇率风险、罢工风险、工期和性能指标罚款等重重风险，发挥设计优势，实现优化和交叉，降低项目成本，缩短项目工期，经过各参建单位及员工艰辛的努力，项目从进度、质量、职业健康安全、费用控制以及社会效益等均取得了可喜的成果，圆满地实现了与业主签订合同约定的各项指标要求，竣工档案顺利移交业主，充分满足业主运行及维护的需求，业主对竣工档案的满意度调查为“极为满意”。该项目成为了中国公司在印度第一个、目前也是唯一的一个火力发电项目取得了业主签发的机组永久移交证书，并实现盈利不低于一个亿的总体目标，牢固地树立了公司在印度火力发电工程总承包领域的品牌和地位。

该工程总承包于2013年1月荣获中国勘察设计协会颁发的第六届中国工程总承包金钥匙奖，也是我公司荣获的第二枚工程总承包金钥匙奖。

6 体会

(1) 发电工程建设周期长、参建单位众多，竣工档案是由多个单位形成文件的集合，档案管理前期策划工作极为重要，工程开工初期就应规范竣工档案的形成、收集、整理、移交等各项行为，并贯穿工程建设全过程，方能确保竣工档案的完整性、准确性和系统性。

(2) 印度业主对于发电工程竣工档案重内涵质量、轻外观形式

印度在发电工程竣工档案的接收方面，与我国各大发电企业不同之处在于重视文件的原始性及真实性，真实地体现了信息时代、“简化整理、深化检索”现代档案管理方式。

(3) 印方对于工程建设过程中形成的原始文件材极为严格，特别重视下述档案的接收。

① 合同及协议；

②勘测设计文件、设计变更通知单；

③隐蔽工程文件。如开挖验槽文件、焊接文件等；

④设备文件。使用说明书、安装书、备品备件等；

⑤系统调试文件、性能测试文件；

⑥试运行文件；

⑦竣工验收文件、竣工图。

(4) 印度工程师具有高度的敬业精神

印度由于天气炎热，印方施工单位给我们普遍印象是做事拖沓、效率低下，其实不然，印方工程师工作态度极为严谨、一丝不苟，对企业忠诚老实，可以说全身心投入到工作中，每天早出晚归、晚上十点才吃晚饭，接收档案时严格认真的态度令人感动，不能“轻易糊弄、蒙混过关”。