浅谈档案的信息化建设

王梓霖

（穆棱市档案局 黑龙江 穆棱 157500）

信息化建设是新世纪档案事业发展的重要方向，档案信息是经济发展的重要保证，在以知识和信息为主要特征的知识经济时代，档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展的工作中发挥不可替代的作用，我们必须加快档案的现代化管理进程，逐步实现档案的信息化建设。国家档案局印发的《全国档案信息化建设实施纲要》，明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务：本着统筹规划，统一标准，分级建设，安全保密的原则，加强档案信息化基础设施，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字和数据库建设。当前，个别部门和单位存在认识不高，组织不力，缺乏资金，特别是缺乏掌握现代信息技术的人力资源，档案信息建设存在很多问题。

一、档案及其信息化

（一）档案概述

“档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式的历史记录。”档案学是一门社会科学。社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，档案是机关工作者查考的依据，是生产建设的丰富资料，是科学研究的基础和条件，是宣传教育的生动素材，对社会的发展起着多种积极的甚至不可缺少的作用。

（二）档案信息化建设

档案资源信息化是指将档案资源和档案各项管理过程数字化，以各种通信技术、计算机技术以及相关信息技术为工作手段和技术支持，完成信息传输，实现档案资源的合理、有序、有效的开发和利用，最终实现档案信息资源的社会共享。开展档案信息化建设首先需要明确的是其内在理念，即确保保存“社会记忆”功能的实现。因此，在档案信息化建设中要加大对数字化档案研究的力度，解决数字化档案的长期保存与安全传输等问题。否则，“人类记忆”就会面临丢失的危险。

档案管理现代化、信息化，其核心是管理手段的现代化和保护技术的现代化。同时，需要明确的是网络化、数字化不等于信息化。档案信息化建设具有广泛的内容，它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建没以及促进档案信息资源开发利用的政策法规、标准的制定等等。因此，不能简单地把各类档案的数字化、档案信息网络的建设等同于档案信息化建设，而应从多方面入手促进信息化建设。

二、档案信息化建设的必要性

（一）档案管理现代化、信息化是必然趋势

随着现代科学技术的开展，档案管理专门软件的开发、利用和升级，档案管理的现代化与信息化已经成为不可逆转的大趋势。但是由于各个部门、各个地区的发展水平存在差异，所以在某些新成立档案部门的单位、偏远地区仍存在着信息化不够的现象。

（二）档案管理现代化可以拓展档案工作的服务领域

档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。相比较而言，现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发，也就能产生更广泛的社会效益。

（三）档案现代化管理可以增加信息存储量

现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息，但电子文件却可以在一份文档里同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。这样利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快。具有直观性、选择性、易操作性。

三、对档案信息化建设的思考

作为专业的档案管理部门，我局管理全市各类档案，所以在档案信息化建设的过程中应在目前归集整理的基础之上提前做好信息化建设的准备工作。应注重质量、加强特色建设。档案信息化不是表面的、形式的，信息化的程度不能看数字化档案文献有多少和上网档案信息量，而更要关注经信息化“包装”的档案信息是否找到了特定的用户，是否实现了档案服务功能的全面拓展和充分实现。信息化不只在量，更在于质。如果经信息化“洗礼”的档案文献依然不能被社会利用，那么这种信息化意义不大。

档案资源信息化开发大约可分为两个方面，创建档案资源数据库和档案资源信息化二次开发。档案资源数据库可分为档案检索数据库和档案全文数据库。检索数据库既包括全部馆藏档案的案卷级，文件级检索体系，也包括各种专题检索工具体系，是为实现信息共享而指向档案实体的引导型电子信息。档案全文数据库包括运用各种手段得到的档案原件的电子文本，及办公自动化产生的电子档案，是数字化的档案实体信息。档案资源数据库应当贮存馆藏档案的主要或所有内容。创建档案资源数据库是档案信息化的基础，是档案馆信息建设的立足之本和核心内容。创建档案资源数据库的技术难度较小，计算机软件程序较易开发；但对馆藏量较大的档案馆，设备和资金的投入较多，工作量较大，档案信息化建设周期较长，因此创建档案资源数据库将是一个长期而艰巨的工作。档案信息二次开发是指利用各种计算机技术、多媒体技术、通信技术等对档案及相关信息进行再次开发。包括对档案实体的“数字化编研”以及相关信息的专题开发，形式上可以是丰富多彩的。档案信息二次开发是档案资源信息再利用的升级，它所蕴含的信息量和信息价值将是无比巨大的，它是档案资源信息化开发的高级内容，它的难度比档案资源数据库的建立更大，信息开发的好坏直接取决于档案专业人才和计算机开发人员的能力。

在信息社会，面对众多的信息“竞争对手”，档案部门要想立于不败之地，就须保持自己的本色，向社会提供真实可靠的信息，树立一种提供真实信息的信誉，这是档案部门在信息时代立足的“本钱”，也是吸引别人利用的魅力所在。但也要认识到，将所藏档案不加分类、区别地数字化，单纯追求网上档案信息存量并不可取，因为，由于众多因素使我们的档案中存在部分的“死档案”，并不具有真正的价值，对此不必进行“信息化”加工，相反要做适时适当的处理。

四、如何实现档案信息化建设

档案信息化建设要运用辩证思维，既不能盲目从新、脱离实际，也不能墨守成规、固步不前；既要看数量，更要讲质量；既要着眼于本身，也要关注相关事物。档案信息化建设是一项复杂的系统工程，需要慎重选择，在具体实施的定位中，应该多做调查、分析、研究。要加快档案管理现代化、信息化的建设，应主要做好几方面的工作：

（一）加强领导、提高认识

加快档案信息化的建设，要更新各级领导的知识领域，档案管理的现代化，首先是档案管理者的现代化，否则档案管理现代化、信息化就是一句空话。同时，应聘请专门的档案管理人才组织相关的业务培训，改变现有干部的知识结构，以适应现代化管理的需要。努力把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，提高工作水平和工作效率、提高服务质量。

（二）加大投入、增配软、硬件设施，开发适合本部门、本行业使用的专门的档案利用软件

要加快档案信息化的建设。首先，要舍得投入财力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件，从而使档案信息化建设加快发展。

（三）引进和培养现代化管理人才

从目前基层档案工作人员学历上看，档案管理专业的人员非常少，这对档案管理现代化、信息化工作的开展十分不利，要改变这种状况，简捷的办法就是适度调入档案专业的大专院校毕业生，对有发展前途的年轻干部，加大业务培训，以适应现代化、信息化管理的需要。

总之，加快档案信息化建设，要加强领导、提高认识。认真研究，合理规划，争取支持，加大投入，配备人才；要抓住机遇，努力把档案信息化建设作为政府电子政务建设中的一个重要内容，逐步构建起各地档案信息平台，提高工作水平、工作效率，提升服务质量；要制定信息化建设的中期规划和短期目标，争取政府和上级部门的支持，加大投入，逐渐增配软、硬件设施，打好工作基础，使档案的管理水平迈上一个新台阶，为社会创造更大的经济效益和社会效益。