中原地区中小城市社区人事档案管理现状分析

张 俊

（河南省新乡市凤泉区宝山东路街道办事处，河南 新乡 453011）

1 引言

人事档案作为社会公共信息的一个重要组成部分，为个人求职或单位招聘提供个人经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等有效的原始资料和数据。可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹，学习经历和工作经历等。中原地区中小城市社区众多，研究其人事档案管理存在的问题，并针对性给出解决问题的对策，对中原区中小城市社区人事档案管理起着一定的支持和促进作用。

2 中原地区中小城市人事档案管理现状

2.1 研究样本选择

本文研究中对开封市顺河区、开封市禹王台区、洛阳市西工区、平顶山市卫东区、安阳市殷都区、新乡市凤泉区、新乡市红旗区、新乡市卫滨区、许昌市魏都区、巩义市新华路街道等辖属50个社区开展电话调研或问卷调研，发现其在人事档案管理中普遍存在着诸多相似问题。

2.2 中原地区中小城市人事档案管理现状

在对被访样本进行关于 “目前人事档案管理中主要存在的问题有哪些”的调研中，发现：在人事档案管理中，92%的样本存在着至少2个主要问题，无一社区在人事档案管理中不存在任何问题。根据调研结果，呈现突出的4个主要问题如下图所示。

人事档案管理中存在的问题及在样本中所占比例图

从图中可以看出，目前，在中原地区中小城市社区人事档案管理中，主要存在的问题依次是档案材料整齐度较低、档案利用率低、人事档案管理方式落后、人事档案材料内容不准确和人员配置不合理等。其中突出的问题是档案材料整齐度、档案利用率和管理方式问题。对排名前3位的突显问题进一步调研问题的原因如下。

2.2.1 档案材料整齐度较低。主要缺失表现在：缺少年度考核表、履历表或虽有表但未盖公章。部分材料未及时上缴归档。主要原因是档案管理重要度认识不足，使得管理人员催缴力度不足、填写要求不严，造成档案填写单位和人员不重视。

2.2.2 人事档案利用率低。这和人事档案管理方式有关。对于采用传统管理方式的社区，鉴于传统纸质档案管理的缺限，人事档案一旦收集归档，很少有人或有时间查阅，致使人事档案归于形式。而对于采用信息化档案管理的社区，由于信息录入过程的漫长、人事档案内容和材料整齐度的问题，也使得其利用率极低。

2.2.3 从业人员业务水平不足。人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。需要专人管理、单独存放。但现在大多数社区从事人事档案管理的人员往往身兼数职，即使专职档案管理人员，也大多存在着业务水平低下的现象。主要表现在：（1）打字速度太慢。（2）业务不熟练或计算机操作水平不足。

3 中原地区中小城市社区人事档案管理的建议

3.1 制定或完善人事档案管理制度

没有规矩不成方圆。人事档案工作是琐碎繁杂的工作，需要明确的规章制度并不断抓落实跟进，最好是有明确的KPI对档案管理人员进行考核。尤其要建立人事档案信息化管理制度，完善人事档案案卷整理工作细则，使人事档案案卷的整理更加科学、全面、完整。

3.2 加大人事档案材料收集力度，提高人事档案基础质量

随着社会需求的不断增加，干部制度的需要入档的材料不断增多，人事档案材料的收集工作量加大。及时收集、认真整理、细致鉴别各种人事档案材料，力争做到取之有据；对不符合归档要求的材料及时沟通或处理，填写材料不全的退回补填，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

3.3 采用信息化管理手段，达到文件、档案一体化管理

以文件生命周期理论为基础，借助计算机和网络技术，实行不属于保密范围的档案信息的社会共享。从系统论的角度出发，对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体的最大效能，确保从企业现行文件到档案管理的高效和优化。

3.4 提高从业人员素质

对从业人员加强培训，尤其是工作心态和业务技能。人事档案管理的效果，很大程度上取决于档案管理工作人员工作心态和业务技能水平。

3.4.1 工作责任心培养。只有具备高度责任心，才能减少在繁琐、单调的工作中的失误和差错，将人事档案材料准确率提高，人事档案材料才切实成为一种资源。

3.4.2 专业技能提升。通过自学、参加培训等方式，熟悉人事档案工作的各个模块的基本要求和工作流程。积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用。

3.4.3 计算机应用水平加强。通过员工培训，使人事档案管理人员具备岗位要求的计算机应用能力，对信息化操作平台操作规范、流程切实掌握，并结合KPI对员工进行岗位能力考核，使从业人员达标上岗，提升岗位胜任力。

∶

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[3]田薇;高东红∶人事档案管理体会[J].神州，2013（1）