推进档案信息化建设之我见

孟祥富

摘要：

随着科学技术的快速发展，我国的档案事业发生了很大的变化。采取人工的方法对档案实体进行精细的收集、整理、保管和利用的传统档案管理方式，已经不能适应社会的发展要求。因此，顺应社会的发展潮流，加快推进档案信息化建设，对档案事业的稳健发展具有重大意义。

关键词：档案；信息化；建设；意见

档案信息化建设是指将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有效的开发利用，实现档案信息资源的社会共享。档案管理工作作为一项政策性、机密性、专业性较强的工作，在国家文献信息系统中占据重要地位，是社会信息系统的基石。因此，加快推进档案信息化建设无疑是档案事业发展过程中的新课题，以下是我对推进档案信息化建设的几点建议。

一、逐步完善基础设施建设

档案信息化建设是随着计算机和网络技术的应用而发展起来的，其建设是指计算机网络和数据库系统的建设及其应用。换而言之，如果没有计算机，没有网络的发展与应用，档案信息化建设也只能是一句空话。因此，推进档案信息化建设，需要软硬件设施的支持。首先，应完善硬件基础设施建设。档案信息化建设的硬件基础设施主要包括网络设备、服务器、存储设备、档案数字化加工设备及其他支撑设备。档案管理部门应完善硬件基础设施建设，采用先进的计算机和网络技术实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理，将传统的纸质载体的档案材料转化为全文、全图、全声的光盘储存，并实现全屏幕自动检索。其次，应加强计算机系统软件的建设。计算机系统软件包括计算机的监控管理程序、调试程序、语言翻译程序、数据库管理系统、存储和安全管理系统及操作系统，它是计算机操作系统的核心，是整个系统运行的基础。

二、培养高素质档案管理人才

由于档案信息化管理与传统的纸质档案管理有着很大的区别，因此，档案管理部门应根据档案信息化发展的实际需求，坚持以人为本理念，培养高素质档案管理人才，为档案信息化建设提供人才保障。首先，提高档案工作者的思想素质。由于档案工作较强的机密性和一定的政治性，要求档案工作人员必须学习党的路线、方针和政策，具备高度的组织性、纪律性等政治素养，坚决杜绝失密、泄密现象的发生。此外，档案管理人员应热爱档案事业，有较强的事业心。其次，提高档案管理人员的综合能力。在实际工作中，档案管理人员要做好档案管理工作，必须和有关部门、有关人员打交道，这就要求档案人员应具备较强的沟通、交流能力，促使档案管理各部门工作的协调统一。此外，档案人员的一部分工作直接和文字打交道，这就要求档案工作人员有较高的文字书写能力，从而，写更好的材料，为单位各项工作服务。最后，做好信息化人才的培养工作。信息时代档案的归档、立卷、整理等工作均在计算机上完成，这要求档案管理工作人员在实际工作中既要严谨细致，又要熟练计算机的操作，能够利用档案的有效资源，做好专题研究，成为素质较好的“档案信息专家” 和“网络专家”，更好地为档案管理信息化建设工作服务。

三、优化整合档案信息资源

档案信息化建设作为一项庞大的综合性工程，其核心是档案信息资源的优化整合，因此，档案管理部门必须通过设置信息化建设的组织管理机构、网络系统的设计建造机构、网络信息管理服务机构等高效率的工作机构来协调其工作的开展。首先，针对网络信息资源数量大、种类多、范围广、无序化等特点，将与本单位档案管理相关的信息进行有效的组织，使之有序化、链接化，可以使档案信息用户快速查找所需信息，满足信息时代人们对于信息及时性的需求。其次，按照不同专题将通过网络采集的数字信息进行分类、整合，使之规范化，提供数字信息资源，建立网络信息资源主题指引，形成完善的信息集成服务体系，从而提高人们查询信息的目的性和准确率，有效提高信息的利用率。最后，建立一个完整的电子信息管理系统，进行统一规划，制定统一的标准，使用统一的档案管理软件，实现单位内部网络的互通互联，真正实现由上到下的多级档案信息管理体系。

四、构建安全的档案网络体系

在信息时代构建安全的档案网络体系至关重要，档案管理人员除了应有高度的保密意识之外，还应该树立正确的档案信息安全观念，增强网络安全的防范意识，注意防毒杀毒，确保档案信息的安全性。首先，档案管理部门可以根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《计算机病毒防治管理办法》等法律条文的相关规定，并结合档案管理的实际工作情况，对现有制度进行清理，建立档案部门和信息部门人员专项管理制度，加强督促和考核力度，确保各项制度的正确执行，形成档案保管、编目、利用、编研、保护、保密等各个方面规章制度的系统化，为档案信息安全防护体系的建立奠定基础。其次，档案管理人员应对档案信息做出认真的鉴定，对档案信息进行严格的审查和管理，避免因操作失误或网络系统软件、硬件等电子系统故障而导致不可预知事件的发生，并注意采取一定的技术和措施，防止计算机病毒的入侵以及黑客等人为的恶意破坏和攻击行为的发生。最后，构建安全的档案网络体系不仅可以采用传统的纸质档案的保护修复技术，还可以采用电子文件和电子档案的密码技术、访问控制技术等，保证档案信息不被非法访问或非法利用，确保不可公开的电子文件内容的非公开性，提高档案信息的安全防范能力

五、结语

推进档案信息管理需要以完善的基础设施和高素质的人才队伍建设为保障，以档案信息资源的优化整合为核心，以安全的网络运行为目标。推进档案信息化建设，不仅可以实现资源共享，提高工作效率和服务水平，更能实现档案事业的跨越式发展，为国家经济建设和社会发展服务。

【参考文献】

[1]周玲.对档案信息化建设的思考[J].档案学通讯，2003（06）

[2]胡昌平，谷斌.网络环境下信息资源整合模式分析[J].武汉大学信息资源开发研究，2002（05）

【作者单位：商丘医学高等专科学校】