机构知识库在日本存在的作用与意义

刘婧

（齐鲁工业大学图书馆，山东 济南 250353）

机构知识库在日本存在的作用与意义

刘婧

（齐鲁工业大学图书馆，山东 济南 250353）

在日本，机构知识库的用途主要体现在保存公开大量的电子资料、回馈于社会的资助、促进灰色文献的利用，以及作为机构内部资料的陈列架、学术情报开架阅览化的工具。机构知识库的建立和发展对图书馆员们提出了新的更高的要求。

机构知识库；学术情报交流；开架阅览

机构知识库是学术研究机构为了保存收集学术成果而建立的一种数字资源资料库。其概念的提出最早起源于2002年美国研究图书馆协会提出的发展“机构仓储”的战略和构想。而在亚洲，日本机构知识库的起步虽然晚于欧美，但是发展却最为迅速。目前很多日本高校的图书馆常以机构知识库为中心开展工作。本文主要探讨机构知识库在日本发展过程中出现的问题、其相应的职责以及对日本大学等研究机构的图书馆员产生的职责要求等问题。

一、日本机构知识库的作用与意义

日本机构知识库的作用与意义，简言之就是要将出版社主导的学术情报交流权交回到研究者的手中。

（一）电子资料的保存与公开

图书馆一直以来的收藏对象是装订成册的纸质资料。但是，出于节约成本、减少劳动力消耗等考虑，发行小册子刊物逐渐变得难以维持。或者说，根据研究资料而建立的原始数据，因为成本原因不能被制作成纸质资料，从而变成了无法保存也不能成为公开的对象。而机构知识库可以作为这些资料的收容器，起到用较低成本进行服务的作用。如果教工们的著作要出版，那么经费就是必不可少的。由于要出版著作，经费需求量往往很大，这对教工们来说也是一定的经济负担。因此，能减轻经费问题、并且作为大学等教研机构的一种固定服务工具且具有一定的可信赖性，就成为了机构知识库的职责也是其优点之一。

（二）机构知识库对社会的责任

在日本，不用说国立和公立大学，即使是私立大学，国家也会根据《私立学校振兴援助法》进行“经常费补助金”等的资金投入，来维持和提高私立大学的教育和科研活动[1]。因此让研究者们能够免费使用在国家资助下所产生的学术成果，就等于是把社会的投入再返还给社会。这种方式不仅仅是停留在公众“希望”机构知识库有这个作用的层次，更应该是一种机构知识库的“义务”。虽然机构知识库并非是必须要公开这些学术研究成果，不过一般认为把学术成果的公开当作最初目的的机构知识库来做这件事是最适合不过的。

（三）灰色文献的促进利用

在日本，当完成一份博士论文的时候会随之授予著者博士学位，博士论文会同时在其大学的图书馆以及日本国立国会图书馆里各保存一份。但是就利用率方面考虑的话，则完全是没有太大的作用，而且如果有其他研究者想要阅读全文还必须得到著者的许可。这种方式对阅览者来说是很不方便的，很难自由使用到所需求的学术成果。除此以外，将研究论文集发送到全国同种研究机构之类的做法，也只是受发行单位所限制的有限的几类论文集。说到底这些发表在论文集中的文章依然也得不到充分的流通使用。如果能将这些论文的著作权经过完善处理之后发表在机构知识库中，无疑将提高论文的被使用几率。

（四）研究机构的陈列架、宣传手段

由于少子化的影响，日本很多大学之间的竞争日益激烈。确保学生的招生数量是地方大学以及各中小规模大学所面临的不折不扣的严峻问题。因此，不仅局限于学校内部，面向社会呼吁宣传学校的相关研究活动对研究教育机构来说，几乎已成为不可或缺的必要条件。机构知识库的职责不仅仅是回报社会的资助，还应该具备根据自身机构存在的特点、意义，用一种明确的形态向社会进行宣传的技能。这就好比山上有一所学校，但是对于居民来说只知道学生们每天一早一晚上下学。但学校讲了什么，讨论了什么，居民们不但完全不知道，甚至还可能会产生这个学校究竟存在不存在的疑问。因此机构知识库就成为科研机构对社会展示自我主张、强调自身存在感的重要工具。

（五）学术情报开架阅览化的工具

海外学术杂志的价格一路高升已经是各大学图书馆面临已久的问题。虽然比Elsevier、Wiley、Springer等数据库的配套产品的价格低廉，但是依旧是一笔逐年上升的巨额经费。而且就目前来看，并没有阻止这种涨价趋势的方式。作为世界科学发展原动力的学术情报交流现如今完全被以营利为目的的大规模学术出版社所主导。而作为使用方的大学等研究机构却只能为了研究的发展去购买必要的学术资源。因此根据向机构知识库提供信息资源的研究者们的个人存档，创造出一条有别于出版社主导的学术交流渠道，就成为机构知识库的目标之一。学术杂志社一般采用论文审查的方式对论文进行挑选，从而使杂志中刊登的论文保持在一定水平。经历数十年确立自己地位的各种核心期刊头衔更是充满了权威与责任感。然而，各领域学术研究的发展原本是源于给人们带来更大的福利，这点同时也原本应该是期刊杂志的价值所在，但是目前不断上涨的价格已导致它不再是最有效的学术交流工具。因此，与期刊不同，制作一个读者、使用者与大学等研究机构的学术情报生产者可以进行学术情报交流的平台是相当必要的。这也是机构知识库存在的意义中最鲜明的一个特点。

二、机构知识库对图书馆员的工作能力提出更高要求

在日本，作为一名图书馆员，除了进行参考查询、为学生提供图书馆资源利用指导等等这些仅仅属于图书馆的事务以外，馆员们还需要通过其各自负责领域已有的构建手法去评价其他机构的运营方式，同时考虑到自身机构图书馆的特殊性。这就要求馆员们掌握图书馆基本的使用方式，还要不断提高其自身的专业能力。对图书馆员们来说，就是要根据自己领域的特点，发挥自身能力去尝试建设更完善的运行模式。这就是为什么说机构知识库会对图书馆员们的工作能力提出更高要求的原因所在。同时，机构知识库的构建与运营，不仅仅取决于馆员们的想法与创意，还取决于熟悉元数据的输入规则以及电脑操作系统的运用等操作技术水平的熟练度。另外，为了将资料电子化并在机构知识库中登载出来而进行的著作权的处理之类的基本规则也是必须要严格执行的。这其中就包含了图书馆其他业务中所没有的工作要求。

为了推动机构知识库的发展，馆员们必须要与学校的教工们进行直接面对面的交流。即便是单纯的收集论文目录也必须得到作者教工的允许，并应多次到教工会议以及研究室对机构知识库的运营进行说明。在说明时，必须要向教员们讲解清楚机构知识库与已有的学术交流渠道的差别以及在机构知识库中免费登载的原因。要做到这些，馆员们就必须掌握所讲述领域学术情报交流的现状，要了解应该改善的问题，并向教工们揭示机构知识库对学术交流有着怎样的贡献。因此，图书馆员们不但要将行动范围扩展到图书馆以外，思考的问题也要扩展到图书馆以外甚至是涉及到国外的现状。从这个方面上看，对那些喜欢躲在封闭的图书馆中工作的馆员来说，这就是一份特意去研究室对专业研究者进行宣传以试图改变他们传统观念的艰巨工作，这份工作就其本质来说也确实是图书馆工作以外的内容。

总之，想要创建一个机构知识库离不开馆员们的努力与奋斗，怎样更加完善机构知识库对图书馆员们提出了更高的要求，也是机构知识库留给馆员们的重大课题。

三、小结

目前，日本已有近300个各类的机构知识库，其发展在日本得到了多方支援并已日趋完善成熟，在整个亚洲属于领先地位。通过观察机构知识库在日本教育研究机构中所起的作用以及造成的影响，可以从中吸取经验，更有步骤地完善本国机构知识库的创建，更全面地考虑到可能涉及的各个方面事项，有效避免走弯路。现如今我国的一些名牌大学以及部分研究机构也已经创建了自己的机构知识库，虽然两国国情略有不同，但日本机构知识库建设方面的经验对于发展初期各方面都很欠缺的我国知识库来说，无疑是笔巨大财富。

[1]石睿.日本私立大学的经费筹措对我国民办教育的启示[J].民办教育研究,2010,（7）.

（责任编辑：王友才）

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1008—6153（2013）05—0174—02

2013-07-29

刘婧（1985-），女，山东济南人，大学学历，齐鲁工业大学图书馆助理馆员。