西部高校档案管理信息化的现状、困境及出路

胡瑞华

(延安大学 人事处，陕西 延安 716000)

西部高校档案管理信息化的现状、困境及出路

胡瑞华

(延安大学 人事处，陕西 延安 716000)

目前西部高校档案信息化建设中面临学校重视力度不够;档案信息化软、硬件设备不能满足实际要求;档案信息化建设资金投入少;信息资源建设滞后;数据安全保密意识较差;高校档案工作人员配备不合理等诸多困境。要走出困境需要加强信息化基础设施建设;建立档案信息网站，加强信息资源建设;提高数据安全保密意识，采用先进技术手段，确保数字档案安全;培训、充实高素质的档案管理人才队伍。

西部高校;档案管理信息化;现状与困境;解决对策

高校档案管理信息化就是利用各种信息技术获取、处理、保存、应用档案资源，提高档案使用管理效益，逐步实现高校档案资源数字化、网络化、电子化。［1］是高校数字化校园建设的重要组成部分，意义重大。为了加快高校档案管理信息化工作力度，国家先后于2002年、2004年发布了《全国档案信息化建设实施纲要》、《关于加强信息资源开发利用的若干意见》等重要文件，明确了高校档案信息化建设的规范、任务、目标和要求。但由于各种原因，造成高校档案信息化建设水平明显落后于同期社会档案事业部门，且已成为高校进一步深入推进信息化建设的障碍和瓶颈。特别是地处西部欠发达地区的高校，其档案信息化建设水平更是急需大力加强。

在此以延安大学档案信息化建设现状为例，查找问题、探询原因并提出解决对策。希望能对西部高校档案管理信息化建设工作提供一定的借鉴作用。

1 西部高校档案管理信息化现状及困境

应该说，经过多年的不懈努力，西部高校档案信息化建设取得了较大发展。但整体建设水平偏低，存在不少困难。就延安大学来说，主要存在以下问题:

1.1 对档案信息化建设工作重视力度不够

由于学校对档案工作重要性认识的不够，对档案工作的指导、关注和资金投入、人员配置等方面严重缺位。从而导致档案事业的发展远远落后于学校其他事业的发展。

1.2 档案信息化软硬件设备不能满足实际要求

数量足够、种类多样、技术达标的硬件设备是进行档案信息化建设的基础和前提。一般而言，各高校档案馆都拥有计算机、打印机、扫描仪等设备，但多数停留在维持日常业务的简单管理上。要全面实施档案管理信息化建设，这就远远不够。具体来说，普通扫描仪都是平板的，扫描速度慢，扫描幅面小(最大A4)，档案信息化建设任务重、时间紧，而且大部分高校的学籍卡是A3幅面的，普通扫描仪只能望洋兴叹。另外，开展档案信息化建设，需要档案服务器，目前大部分高校没有配备，没有档案服务器，档案信息化只能是局部的，不能覆盖全校园，其利用率就会大打折扣。

档案管理系统是促进档案管理规范化、标准化，而推广的档案管理数字化、信息化的管理软件［2］。

1.3 档案信息化建设资金投入少

因为西部高校财政本身的困窘，教学以外的档案工作只能是“花最少的钱，办最多的事。”要实施档案信息化建设，必要的资金投入是必不可少的。巧妇难为无米之炊，试想，没有高性能计算机、扫描仪、数字档案管理系统以及档案服务器，档案信息化建设只能是一句空话。目前，市场上的高性能扫描仪最低也在3万元左右，服务器最低也要在4万元左右，各高校档案馆每年可支配经费应付日常开销尚且捉襟见肘，要进行档案信息化建设显然是力不从心。

1.4 信息资源建设滞后

目前西部高校档案部门保管的档案主体依然是传统的纸质档案，档案数字化、信息化程度不高，多数高校档案的数字化程度仅仅停留在案卷级、文件级目录上，仍有部分高校还停留在案卷级;甚至个别高校还未购买数字档案管理系统，档案数字化建设还未起步。由于缺乏档案管理服务器，刚刚建立的档案数据库容量小，信息和标准数据少，且大都是自建自用;多数高校档案管理信息化主要是对传统纸质载体档案的数字化，花费大量的人、财、物扫描纸质档案，而发挥的作用有限。要真正达到档案管理数字化、现代化还任重道远。

1.5 数据安全保密意识较差

数字档案的保管不同于纸质档案的保管，具有差之毫厘谬以千里的特点。传统档案的保管只要做到“八防”，即防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光即可。但数字档案的保管，可谓是“防不胜防”。计算机故障、中毒、黑客攻击等都可能造成数据的完全丢失，或者被篡改、部分丢失等后果。目前，许多高校办公用计算机同时作为档案服务器的并用现象，就埋下了重大的安全隐患，且只重建设(录入)忽略管理(备份、加密)的现象明显，这些都可能给数字档案的保管埋下隐患。

1.6 人员配备不适应档案管理业务发展

由于历史原因，目前西部高校档案管理工作中普遍存在管理人员年龄偏大、学历层次低、数量少等问题。造成一个人干多个人的工作，办公室、业务室、保管利用室、信息技术室的全部业务一肩挑;年龄普遍偏大，缺乏中、青年档案工作者，不利于档案事业的长久发展，容易出现人才脱节;缺乏既懂计算机与网络技术、信息通信技术，又精通档案业务的复合型专业人员。

2 加快推进西部高校档案管理信息化建设的对策建议

2.1 加快档案管理信息化基础设施建设

西部高校档案管理信息化建设的前提是信息化网络软硬件基础设施的完善。档案管理信息化所需要的软硬件设备主要包括计算机、扫描仪、网络等及其相关的数字化档案管理软件。档案管理信息化、网络化建设和维护需要大量资金支持，因此高校应逐步加大资金投入力度，才能确保西部高校档案管理信息化建设工作逐步深化、不断完善。

学校应当把档案事业的发展纳入到学校各项事业发展的整体规划中去，实时进行监督、管理、帮助，为学校的档案信息化建设保驾护航、排忧解难。其他部门要理解、支持学校档案信息化建设，做好自己应做的工作。档案馆(室)领导要积极向学校反映档案管理网络化建设的重要性、紧迫性;据理力争向学校有关部门争取档案信息化建设方面所必须的人财物等资源。既要巩固档案管理信息化建设方面取得的已有成果，同时要不断加快档案数字化建设的步伐。学校要高度重视档案管理信息化推进工作，要把建设信息化、数字化档案馆纳入学校数字化校园建设总体规划和预算之中，要把学校档案网络化建设工作作为一件大事来抓。

2.2 建立、完善西部高校档案管理信息化网站及档案信息资源建设

高校档案信息的收集、存储的最终目的是为了快速高效地获取有用信息。［3］这也是高校档案管理信息化建设的主要目的。其中高校档案馆门户网站建设、纸质档案数字化并上网运行为档案信息的充分利用提供了及其便利的条件。建立西部高校档案馆门户网站既可以宣传档案管理的有关文件、制度、政策，使学校和有关人员机构了解档案管理工作，扩大档案馆知名度、影响力之目的，又可以实现档案信息上网发布、业务指导、编研利用、文件下载，开展档案信息网络咨询等服务项目。同时还可以运用网络信息平台实现对档案信息资源的加工、储存、展示，可提供更多的档案信息产品;还可以不断拓展档案信息网站的信息服务功能，利用数字化档案信息管理系统，需要查阅档案信息的有关单位、机构或个人登陆该平台后可自主录入、上传、管理和查询有关档案信息，从而可不断提高档案信息的利用率，同时对纸质档案也能起到更好的保护作用。此外还可以通过Internet、校园网、学校OA(办公自动化)系统或档案馆网页等途径，实现档案信息管理自动化的及时更新和信息共享，提供优质档案信息检索和查询，提高服务效率。

2.3 提高数据安全保密意识，采用先进技术手段，确保数字档案安全

数据安全保密意识的好坏、技术手段的先进与否直接关系到档案信息化建设的成败。与传统档案不同的是，数字档案保管、利用主要环境是计算机与计算机网络，因此保障计算机及网络的安全是进行档案信息化建设的首要任务。档案工作人员要高度重视数据的安全、保密，认识到其中的重要性，努力做到万无一失。当前主要采用两种措施保证档案的安全:一是强化防灾措施。二是完善保密制度，［4］前者是一种预防数字化电子档案被破坏后的补救手段，由于信息化资源容易毁坏、遗失，因此在技术上主要侧重于建立数据备份系统，实现数字化档案异质异地、随时保存备份，能够提高数字化档案信息保管的安全性。后者是阻止网上黑客攻击、预防各类计算机网络病毒入侵的主要手段，主要途径包括数字签名、身份验证、建立防火墙、信息加密等技术手段。

2.4 培养、引进高素质的档案管理人才队伍

人才是事业成败的关键。实施高校档案管理信息化建设，吸收、培养既懂计算机相关技术又精通档案理论知识的高素质人才是关键。没有高素质的档案人才，即使有最先进的信息化基础设施也毫无意义。西部高校应积极吸纳档案管理专业人才，并千方百计为在岗职工创造继续学习、进修、深造的机会，不断提高档案管理人员的业务素质和信息素养，提高档案管理人员利用各种信息技术编辑整理、选择开发、归类处理、调阅储存等信息化档案管理能力。不仅要能招到人才，还能留住人才，更能提供施展才华的广阔舞台。各高校只有建立一支专业水平高、计算机技术精湛，年龄结构合理，学历层次较高，既能吃苦耐劳又能开拓创新的档案人才队伍，才能确保档案管理信息化建设的快速发展。

［1］［3］王慧乐.高校档案信息化建设探微［J］.湖北广播电视大学学报，2011，(06):119.120.

［2］昌晶，何郑涛，邓继均.关于高校档案信息化管理的探讨［J］.科技情报开发与经济，2011，(14):117.

［4］王俊艳.加强档案安全工作的实践探讨［J］.黑龙江档案，2011，(02):86.

Western Universities Archive Management Informationization Present Situation，Predicament and Outlet

HU Rui－hua
(Human Resources Department，Yan an University，Yan an 716000，China)

At present western Universities in the construction of archives informatization facing school insufficient attention;archives information of soft，hardware equipment can not meet the practical requirements;archives informatization construction funds;information resource construction lags behind;data security awareness is poor;file work of colleges and universities personnel is unreasonable wait for a lot of trouble.Want to walk out of predicament to strengthen information infrastructure construction;the establishment of archives information website，strengthen the construction of the information resources;to improve data security awareness，the use of advanced technological means，to ensure that the digital archives safety;full of high － quality archives personnel.

western Universities;archives management;current situation and difficulties;solution countermeasure

G271

A

1004-602X(2012)02-0110-03

2012-04-12

延安大学人文社科项目(YDS2011－41)

胡瑞华(1974—)，女，陕西横山人，延安大学人事处馆员。

10.3969/J.ISSN.1004－602X.2012.02.110由于其本身的技术缺陷导致不能满足档案管理信息化的实际需求，无法与学校的自动化整体管理系统兼容，从而导致形成的文件数据难以转换。比如，我校购买的档案数字管理系统不能与我校的教务管理系统相对接，造成学籍档案数字化管理工作只能独立进行，浪费了大量的财力、人力和物力。加之档案管理系统发展变化迅速，运营时间长的虽性能可靠，但功能有限;运营时间短的虽功能多界面友好，但性能不够稳定，需要不断升级、修改，给档案信息化工作带来了不少麻烦。

［责任编辑 朱联营］