浅谈水电工程档案管理的创新服务

姜农英

(中国水电顾问集团成都勘测设计研究院，四川成都 610072)

随着电子计算机和网络技术的应用与发展，水电工程档案作为水电事业的重要组成部分，具有巨大的开发利用价值。在信息化、网络化、数字化时代，档案的作用和价值的体现需要通过创新的科学管理方法和服务模式予以实现。笔者从水电工程档案创新服务的必要性着手，将传统的档案管理方式与现代档案管理方式进行对比，提出了档案创新服务的内容、方式与服务手段，以达到不断提高水电工程档案利用率的目的，更好地为设计、科研、生产、经营和决策管理服务。

1 水电工程档案管理创新服务的必要性

水电工程档案的科学管理和服务创新是水电工程档案事业发展的必然趋势和原动力。在进入小康社会和网络化的今天，档案现代化管理和创新服务的好坏，关系到档案事业的发展与兴衰。近年来，随着社会经济的快速发展，档案事业受到越来越多人的重视，档案的基础设施等硬件条件也得到了很大改善，档案的法规、制度建设得到不断加强。但是，档案在收集和管理、利用服务上还存在一些问题，不能很好地适应水电事业发展的客观需求。这就需要我们通过思想创新、制度创新、管理创新来解决其发展中存在的这些问题。

2 传统水电工程档案管理与现代水电工程档案管理的区别

(1)水电工程档案的形成过程及特点。

水电工程档案是在水电建设各项科技活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。水电工程档案产生于整个水电建设全过程。水电工程项目在勘测、设计、施工、监理、竣工验收等过程中形成了各种历史记录的文件材料和图纸，涉及规划、环境保护、勘测、水工、施工、机电、建筑等专业，这些专业相互联系又相对独立，构成一个有机的整体。所产生和形成的各种门类的文件材料和图纸具有成套性和种类上的多样性的特点。

(2)传统档案管理方式与局限。

传统档案管理方式是对科技文件材料实体实施的一系列活动，从收集开始，技术人员把生产出来的产品送交档案部门归档，档案人员根据归档要求接收，并按档案的分类办法采用传统的方式进行手工整理编目，然后向相关部门和人员提供纸质档案的利用服务。在这个时期，纸质几乎是档案唯一的载体，传统的档案管理模式占主导地位，档案的利用率低。传统档案的利用方式非常不便。我院做为西部地区从事水电工程设计研究的大院之一，承担着四川、西藏等省(区)水电工程项目的勘测设计工作，这些工程项目分布在各地，技术人员到现场办公，需借用一大堆图纸和文件报告去工地，图纸资料带多了成为一种负担，带少了满足不了需要，往往又打电话回来要求复印并传真到工地，对于长期在异地的设计人员来说，查阅档案就更加难上加难，从而给档案的利用带来很大的局限性，不利于档案的利用和资源共享，进而影响到档案工作的发展。分析其产生的原因:一是档案管理还停留在传统意义的收集、保管和借阅利用上，思想认识上缺乏创新思维;二是档案管理力量还较为薄弱;三是档案管理基础设施较为落后;四是管理与服务还存在脱节现象;五是档案门类不齐，进而影响了档案的系统性和完整性。

(3)现代化的档案管理。

网络技术的发展、计算机的应用和普及以及局域网的产生，使档案管理工作发生了质的变化。一是直接利用计算机进行档案的收集、整编和利用;二是纸质文件被计算机光盘等存储介质取代，发挥了计算机存储量大、处理速度快、输出形式多样的强大功能;三是通过网络可以直接利用以及在阅览室利用档案并存的方式。档案信息网络化是档案工作在网络时代的必由之路。

档案的管理与利用工作是档案工作的基本功能。档案管理的根本目的就是要体现其利用价值。如何有效利用档案，决定了创新的必然性。所以，档案信息的创新服务是档案工作的重要内容，也是档案信息资源开发和档案信息价值实现的根本途径，是提高档案管理和服务水平的必然要求。

3 档案创新服务的途径与措施

3.1 档案创新服务的途径

(1)建立创新服务机制。

面对电子时代的到来，首先要在服务机制上创新。为适应现代化档案管理，有必要实行档案、图书、资料的一体化管理，这样实施有利于档案资源集中统一保管和利用，形成统一领导、部门分工协作、档案部门专业管理的机制和体系。

(2)实施档案资源建设的人才战略。

档案管理的创新就是以人为主体的队伍建设创新，人才队伍建设的创新是搞好创新服务的基础。在网络环境下，档案资源建设的方法、手段与模式都发生了很大的变化，因此，要以国际型工程公司档案管理为标准，培养和引进复合型的、高素质的管理人才，使其掌握先进的网络管理技术、计算机技术、水电专业技术和一定的外语知识，为档案的发展和创新服务提供人才保障。

3.2 档案创新服务的措施

(1)整合水电工程档案资源，激发档案活力。

档案信息资源整合是开发利用档案的重要组成部分，有利于完善馆藏结构，有利于信息配置的优化，有利于实现档案社会功能利用价值，搭建信息共享的平台。档案资源整合建设的核心内容是档案信息资源库的建设，利用方便的档案信息资源库是其重点。具体来讲就是在统一领导下对分散形成的档案和历史形成的未实行电子计算机管理的档案存量进行资源整合。一是要加强规划，注重利用信息“反馈”，开展编研工作。通过档案利用所产生的效果，结合库藏档案的特点和优势，选择利用面广、与工程紧密结合的专题，加工整理出能解决实际问题的二、三次编研成果;二是要对原有的底图进行扫描，对原有的报告及文件进行条目录入和全文扫描，优化数据库，提高档案的利用率。

(2)服务手段的创新。

①由传统的手工管理模式向现代化管理模式转变。利用互联网开展网上服务已成为档案利用的一种重要形式。随着内部局域网的建立，档案部门要充分利用院网制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。

档案工作要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、信息服务网络化、档案管理工作自动化、档案信息管理法制化。如输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录以方便查询检索。建立档案分类目录、文件索引目录以及网上全方位的检索体系，提高档案的查全率和查准率。

②建立“电子文件、档案数据管理中心”。电子文件、档案数据管理中心集中管理网站内单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件的查询、利用服务，实现电子文件院内信息资源共享。

③电子文件的自动上传收集。与传统纸质档案收集具有很大差异的是:许多电子文件的形成通过下载和上传就能完成，因此，要改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档，而不需跑到档案室归档。

④完善档案的软件环境。在档案管理系统中增加与项目管理系统的接口，使设计产品通过接口直接归档，并在出版印刷产品的同时附条码，保证归档文件的准确。实现OA办公自动化系统与档案管理系统的接入，将OA办结的文件直接转入档案系统，实现文档一体化的网上归档流程。

(3)服务方式的创新。

变被动服务为主动服务。开展在线服务、跟踪服务、现场咨询，积极主动地参与与科技人员有关的活动，尽力保证档案信息随时提供利用的态势，为各项工作提供翔实的档案信息。传统的档案利用方式要到档案部门才能利用档案，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化。社会的信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息，查询档案。所以，被动的、手工式的档案提供利用方式必然要被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

(4)服务内容上的创新。

档案作为历史的原始记录、知识载体之一，汇聚着原始最可靠的信息。作为国家重要的水电设计研究院，蕴藏着丰富的档案信息资源，这些信息资源只有利用起来才能体现其价值。所以，档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、建立档案分类目录、文件索引目录以及网上全方位的检索体系;提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案部门通过电子邮件在网上进行快速通讯，提供查询和资讯，提高档案的查全率和查准率;提供数字化的档案编研成果，开展特色服务。

(5)归档制度和管理的创新。

为确保档案资料的齐全、完整归档，健全归档制度和岗位责任制，把归档纳入各部门考核目标和岗位责任制，实行归档保证金制度，根据归档制度对归档好的要奖励，归档不全的实施惩罚。加强对工地现场和总承包项目的归档指导，在工程项目多、工地分布广、档案人员人手少的情况下，档案人员仍要坚持到工地，如溪洛渡、龙头石、锦屏、瀑布沟、长河坝、柳洪等工程现场进行档案工作的检查和预立卷指导，确保档案的收集归档工作，为档案的更好利用提供保障。

4 结语

在网络化、信息化、电子化、数字化的新时期，提高档案现代化管理水平与开展档案的创新服务，提高档案的利用率，对促进水电事业的发展有着非常重要的现实意义。

［1］陈作明.科学技术档案管理学［M］.北京:档案出版社，1998.