论建设工程文件档案资料管理

黄 锐

(大庆地区防洪工程管理处，黑龙江 大庆 163311)

1 建设工程文件档案资料概念

1)建设工程文件:指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。

2)建设工程档案:指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形成的历史记录，也可简称为工程档案。

3)建设工程文件档案资料载体。包括:①纸质载体:以纸张为基础的载体形式。②缩微品载体:以胶片为基础，利用缩微技术对工程资料进行保存的载体形式。③光盘载体:以光盘为基础，利用计算机技术对工程资料进行存储的形式。④以磁性记录材料为基础，对工程资料的电子文件、声音、图像进行存储的方式。

2 建设工程文件档案资料特征

1)分散性和复杂性。建设工程周期长，生产工艺复杂，建筑材料种类多，建筑技术发展迅速，影响建设工程因素多种多样，工程建设阶段性强并且相互穿插。由此导致了建设工程文件档案资料的分散性和复杂性。这个特征决定了建设工程文件档案资料是多层次、多环节、相互关联的复杂系统。

2)继承性和时效性。随着建筑技术、施工工艺、新材料以及建筑企业管理水平的不断提高和发展，文件档案资料可以被继承和积累。新的工程在施工过程中可以吸取以前的经验，避免重犯以往的错误。同时，建设工程文件档案资料有很强的时效性，文件档案资料的价值会随着时间的推移而衰减，有时文件档案资料一经生成，就必须传达到有关部门，否则会造成严重后果。

3)全面性和真实性。建设工程文件档案资料只有全面反映项目的各类信息，才更有实用价值，必须形成一个完整的系统。另外，建设工程文件档案资料必须真实反映工程情况，包括发生的事故和存在的隐患。真实性是对所有文件档案资料的共同要求，但在建设领域对这方面要求更为迫切。

4)随机性。建设工程文件档案资料产生于工程建设的整个过程中，工程开工、施工、竣工等各个阶段、各个环节都会产生各种文件档案资料。部分建设工程文件档案资料的产生有规律性，但还有相当一部分文件档案资料产生是由具体工程事件引发的，因此建设工程文件档案资料是有随机性的。

5)多专业性和综合性。建设工程文件档案资料依附于不同的专业对象而存在，又依赖不同的载体而流动。涉及多种专业:建筑、市政、公用、消防、保安等多种专业，也涉及电子、力学、声学、美学等多种学科，并同时综合了质量、进度、造价、合同、组织协调等多方面内容。

3 建设工程文件归档范围和保管期限

建设工程文件归档范围和保管期限见表1。

4 结语

建设工程文件档案资料管理是一项错综复杂的工作，只有掌握了建设工程文件档案资料管理的概念和特征，才能更好地适应并做好建设工程文件档案资料管理工作。

表1 建设工程文件归档范围和保管期限表

[1] 田世宇，等.建设工程信息管理[M].北京:中国建筑工业出版社，2002.