物资供应链管理信息系统物资信息编码体系设计与应用

张 辉，王西雁ZHANG Hui,WANG Xi-yan

（1.中国航天科工飞航技术研究院物资供应站，北京 100074；2.北京动力机械研究所，北京 100074）

(1.Material Supply Station of Third Research Institute of CASIC,Beijing 100074,China;2.Beijing Power Machinery Institute,Beijing 100074,China)

1 物资供应链管理信息系统对物资管理信息编码的需求

随着信息技术的发展，供应链管理的现代化越来越多地借助信息化，供应链管理信息系统实施成败的关键在基础数据。供应链管理信息系统只有在数据准确、完整、及时的情况下，才能发挥作用，否则可能带来致命的错误，最终导致实施失败。基础数据是供应链管理信息系统运行的根基，而建立基础数据的前提则是一定要有信息编码技术的支撑。信息编码就是给事物或概念赋予一定规律性的易于人或计算机识别与处理符号的过程，代码是表示事物或概念的易于计算机和人识别处理的一个或一组有序的符号。

物资供应链管理信息系统涉及供应商、顾客与企业本身，包含采购、运输和配送、保管、搬运、包装、流通加工、库存管理、成品的保管和配送、物流信息处理等所有业务环节，所有这些过程的信息交换都要通过代码运算来实现。与物资管理相关的编码技术在供应链管理信息系统中占有越来越重要的地位，已经成为物资管理信息共享与集成的核心要素之一。面对如此复杂众多的代码，需要研究科学的物资管理信息编码技术，而物资管理信息编码技术的顶层策划应该是构建物资管理信息编码体系，没有科学的物资管理信息编码体系，就难以运行如此复杂而众多的代码。

2 物资管理信息编码体系架构

物资供应链管理信息系统涉及的编码主要有物资编码、供方编码、顾客编码、计量单位编码、库房编码、交货方式编码、货币编码、付款方式编码、资金来源、检验方式编码、单证编号、员工编码等，以及后续物流技术进步和发展所涉及的条码等。

2.1 按代码维护方法构建编码体系

物资管理基础信息编码按代码维护方法分为动态维护代码、固定代码和登记性编号三类。

动态维护代码是指需要制定编码规则，并编码和动态维护的物资管理基础信息代码，主要包含：物资代码、供方和顾客代码、仓储货位代码等。如，编写 “物资代码”，首先要制定物资编码规则或标准，配备编码人员，确定编码流程，然后一物一编码，物资编码的数量大频次高。

固定代码是指需要制定编码规则并按预知的信息一次性给出代码的物资管理基础信息代码，主要包含：库房代码、计划完成状态代码、检验状态代码、检验方式代码、检验结论代码、不合格品处理方式代码、交货方式代码、结算方式代码、资金来源代码、货币代码、付款方式代码、发票类型代码等。如，编写 “库房代码”，首先要制定库房编码规则或标准，确定编码流程，然后把已知的库房一次性给出代码，一般情况代码不再改变，增加库房时再增加新编码，但编码的数量少频次低。

记录性编号是指需要制定编号规则，并按规则记录物资管理基础信息的代码，主要包含：采购计划编号、物资管理流转单据编号、合同编号等。如，给 “入库单编号”，首先制定入库单编号规则或标准，一般编号后几位符号是流水号，一张入库单给出一个流水号，流水号可由程序生成。

按以上代码维护方法构建的物资管理基础信息编码体系如图1所示。

2.2 按供应链的过程和用途构建编码体系

物资管理基础信息编码按物资供应链的过程和代码用途分为物资编码、机构编码、单证编码、位置编码、物流过程状态编码、财务编码和识别编码等。

物资编码包含物资分类代码以及构成物资代码属性的计量单位代码等。

机构编码包含供方、顾客与企业本身的代码和部门、人员代码。

单证编码主要是供应链管理过程中所需的各种表格的编号。

位置编码主要是库房和货位编码，也可以包含区域代码。

物流过程状态编码主要是业务过程、状态或方式的分类代码。

财务编码主要是与财务有关的资金、结算、货币、发票等各类代码。

识别编码主是指条形码等自动识别代码的编码。

按物资供应链的过程和用途构建的物资管理基础信息编码体系如图2所示。

2.3 两种物资管理基础信息编码体系的比较

按代码维护方法构建的编码体系方便管理人员和编码人员掌握编码的频繁程度，分清哪些编码频次高，哪些编码数量有限，可以一次完成，哪些编码只需制定编码规则，由计算机自动按编码规则生成代码。这种编码体系便于策算和统计编码的工作量，合理配备编码资源。

按物资供应链的过程和用途构建的编码体系，能把供应链管理信息系统涉及的所有编码考虑周全，减少遗漏，有利于全面构建编码体系。

2.4 复合型物资管理基础信息编码体系

把以上两种方法结合在一起构建编码体系，不但便于管理，还能保证编码的全面性，是比较好的编码体系构建方法。把代码进行条码化也可以实现识别编码。复合型物资管理基础信息编码体系如图3所示。

3 物资管理基础信息编码的实施

物资供应链系统物资管理基础信息编码体系的实施步骤和方法如下：

3.1 策划和制定编码体系表

编码体系表是指导编码工作的总体思路，应根据企业的自身需求和实际情况制定适合本单位的物资管理基础信息编码体系表。

3.2 制定编码规则或标准

设计了编码体系后，研究科学的编码方法，结合企业自身特点和需求制定物资管理基础信息编码规则或编码标准。编码规则或编码标准是编码的依据。

3.3 成立编码机构

大型企业的物资管理基础信息代码，多则上百万条，少则几十万条，为了防止不同部门和人员对于编码规则理解和掌握的偏差，需要有专门人员和机构去完成编码工作。可以设立编码中心，负责编码工作，以避免不同人对同一事物编码理解差异的现象。也可以由编码中心制定物资管理基础信息编码规则或编码标准，以便更好地做到 “写我所做，做我所写”。

3.4 制定编码管理规定或编码工作流程

按编码规则和标准进行编码过程是很复杂的，应该开发编码程序，避免一物多码和重码。动态维护性代码编码时，首先由使用单位从现有的物资管理基础信息代码库中查找，现有代码库中已有的，直接选用；代码库中没有的，由使用单位按照编码规则编写一个新的物资代码，然后把代码申请信息提交物资编码中心审核。编码中心进行合规性审查，若发现编码问题，且编码人员能改正的，更改后发布，并把更改内容告知编码申请单位；编码人员审查发现不能确定的问题，把问题反馈给编码申请单位，由申请单位查实后再次提交申请；编码问题出现争议时，提交物资编码专家判定。通过审查后，由编码中心发布代码并补充到物资管理基础信息代码库中。物资编码、供方编码、顾客编码等动态维护性代码的申请和发布应该通过编码器 （编码信息系统）进行操作。开发基于B/S结构的编码系统，具有编码查询、申请、生成、维护功能，并与物资供应链管理信息系统同步集成，还可以多人同时协同工作，是实现规范编码的一种较好的途径。动态维护性代码编码基本流程见图4。

计量单位编码、交货方式编码、货币编码、检验方式编码等固定代码按编码规则或标准由各单位提出需求申请，编码中心通过审查后发布，也可由编码中心在供应链管理信息系统后台物资管理基础信息代码库中直接发布和维护。

库房编码、采购计划编码等记录性编号按编码规则由使用单位自行管理和维护，多数情况是由计算机自动生成的。

3.5 代码维护

物资代码在使用过程中，遇到代码差错和重码，为不影响正常业务或供应链管理信息系统的业务准确性，由编码中心采取 “停用”处理。已经 “停用”的代码，只要在供应链管理信息系统流转的，原数据不作任何改变，但后续业务就禁止再选用已经“停用”的代码。确实需要修改的代码属性 （如，同一事物有两种表示方法，需要改为

更准确的表示方法），修改后不影响供应链系统数据准确性和业务正常运行的，由编码中心统一修改。

4 结 论

物资管理基础信息编码技术是供应链管理信息系统建设和运行中一项十分重要的支撑性技术，只有科学设计编码体系，制定编码规则或标准，建立编码机构，规范编码流程，实时完成新增物资基础信息代码申请和发布，并规范维护已有物资基础信息代码库是确保供应链管理信息系统正常运行的基础，也是保证物资数据准确、可统计、可共享、可交换的必要条件。以上研究为供应链管理系统及相关信息系统的实施与应用提供参考。

[1]张辉，赵金毅.航天企业物资编码方法与结构研究[J].航天制造技术，2010(3):56-59.