利用网站深化高校图书馆捐赠工作

张 蓓 晏 凌 袁 欣 桂立新 （清华大学图书馆 北京 100084）

接受捐赠是高校图书馆资源建设的重要途径之一，不仅丰富、补充了馆藏资源数量，缓解了图书馆经费紧张的状况，还增加了馆藏资源类型（除图书、报刊外，还出现了手稿、照片、字画等多种类型），拓宽了馆藏资源的广度。并且，捐赠资源中的珍贵收藏或者绝版资料是图书馆特色馆藏建设的重要来源。以笔者所工作的清华大学图书馆（以下简称我馆）为例，“保钓、统运”资料专藏、科恩图书室、服部文库、地方志与地方文献等一批特色馆藏都是在捐赠资料的基础上发展而来的。为了扩大捐赠工作的影响，激发捐赠者的热情，从而争取到更多的捐赠资源，图书馆必须深化业务，建立完善的捐赠工作机制[1]。因此，我馆从2006年开始对捐赠工作进行规范化、程序化的实践，借助网络技术研发捐赠管理系统提升捐赠工作的管理水平[2]，充分利用网络环境进行深化捐赠工作的探索。本文旨在分析我馆捐赠工作现状的基础上，通过介绍捐赠网站以阐述利用网络平台发展捐赠工作的优势。

1 捐赠工作的现状

我馆非常重视捐赠工作，根据实际情况制定了捐赠物品收藏管理标准和相关工作规范，开辟了到馆捐赠、邮寄捐赠、他人代转捐赠、馆员上门接受捐赠等多种接受捐赠的途径，依靠捐赠管理系统实现了从捐赠联系、接收登记到捐赠处理、入藏或转赠等一系列工作的自动化管理。几年来，我馆捐赠工作有序开展。

随着捐赠工作的不断深入，增强捐赠工作服务特性的需求逐渐显现。我馆对于留下联系方式的捐赠者能够做到有赠必复。由于大多数捐赠物品到馆后会经过数个部门的流转和处理，导致捐赠反馈工作通常需要一段时间后才能进行。若捐赠者想要随时了解捐赠物品的状态和去向，就需要通过电话、电子邮件等方式询问。这在图书馆服务趋于网络化和信息化的大趋势下，无疑会影响捐赠者的应用体验，也增加了馆员的工作量。我馆接受捐赠的来源广泛，如国家领导人、知名专家学者、港澳台及国际机构、企事业单位、本校师生、校友等，并且捐赠物品不乏学术价值极高的资源。我馆对捐赠资源进行了妥善的管理，但对读者开放的程度十分有限，使读者无法实时查看、及时获知捐赠信息，不利于捐赠资源的利用。因此，笔者认为需要建立一个网络平台，实现图书馆和捐赠者、读者之间高效的信息交流，提高捐赠者和读者对捐赠资源的可知性和可获性。

经过几年的工作实践，我馆认识到只有积极地对捐赠工作及其成果进行宣传、扩大其影响、激发捐赠者的热情，才能吸引更多的捐赠[3]。因此，我馆通过定期开展捐赠活动、制作捐赠主题展板等形式宣传捐赠工作，还专门设计并制作了证书和藏书票，并在我馆馆报——《图书馆与读者》上刊登最新捐赠榜，用以表示对捐赠者的感谢。同时，我馆还在图书馆网站主页上开设了捐赠专栏，借助网络开展宣传。但与大部分高校图书馆一样，在捐赠专栏中主要发布以说明性文字为主的捐赠指南和手动更新的捐赠名录，存在内容更新不够及时、版式不够美观、技术不够先进、功能不够丰富等问题，不能充分发挥宣传窗口的作用。因此，加强捐赠网站建设成为当前深化捐赠工作的重要内容。

2 我馆捐赠网站主要功能介绍

通过分析捐赠工作现状，我馆确立了充分利用网络平台深化捐赠工作的基本思路，决定将捐赠网站作为捐赠工作对外宣传和服务的窗口，从而提高捐赠工作的影响力，促进捐赠工作的发展。我馆的捐赠网站是基于B/S架构（Browser/Server结构，即浏览器和服务器结构）建立的，与捐赠管理系统紧密结合，面向广大捐赠者和读者提供服务。具体功能模块如图1所示，主要包括：

● 捐赠导引 建立捐赠联系导航，以交互导引的方式，根据不同的捐赠途径，将捐赠者指引到相应的联系人及联系方式，从而减少捐赠者及捐赠物品在图书馆部门间的流转程序。

● 捐赠榜单发布 动态汇总和展示“捐赠实时鸣谢”、“重要捐赠榜”、“最新捐赠榜”、“历年捐赠名录”等各类捐赠数据，以供捐赠者和读者查看。

● 捐赠信息查询 捐赠网站提供查询功能，使捐赠者可以查询到所赠物品到馆后的处理情况；读者也可以查询、了解图书馆接受的捐赠资源信息。

● 毕业生赠书专栏 在捐赠网站中设置毕业生赠书专栏，以方便学生了解我馆定期举办的毕业生捐书及赠书转赠活动等信息。

● 网上展览厅 通过“捐赠精品室”和“捐赠主题展”两个子栏目， 图文并茂地介绍了我馆各特色捐赠阅览室及捐赠主题展览，使捐赠者和读者可以直观地看到珍贵的捐赠资源。

● 捐赠新闻发布 在网站上及时报道重要的捐赠活动，并且提供RSS[4]新闻源，让更多的人了解我馆捐赠工作的进展。

3 我馆捐赠网站的效用

捐赠网站的建成为我馆带来了意想不到的效用。我馆在利用网站对外宣传、展示捐赠工作的同时，全面梳理了捐赠工作，使工作流程更加规范、合理、高效。由于网站提升了捐赠工作的透明度，更便于读者和捐赠者对图书馆工作进行监督，从而由内外两个角度深化了图书馆的捐赠工作。捐赠网站的效用重点体现在以下几个方面。

3.1 增设查询功能，完善捐赠服务。

提供捐赠信息查询功能是加强捐赠工作服务特性的具体体现。目前，我馆捐赠网站针对赠书提供“捐赠人/单位名称”和“捐赠图书题名”两种查询方式，陆续还将实现对于其他类型捐赠资源的查询功能。从捐赠者的角度来说，由于捐赠网站与捐赠管理系统底层数据库一致，即使捐赠资源到馆后经过多个部门的流转和处理，捐赠者通过查询功能依然可以实时了解到所赠物品的处理状态、去向，使整个捐赠处理过程清晰可见。自我馆捐赠网站建成以来，馆员接到的询问捐赠物品去向的电话次数大幅度减少，极大地减少了馆员的工作量。

此外，对于入藏赠书，捐赠网站的查询结果页面（见图2）基于ISBN、题名等特征字段，逐步实现指向我馆馆藏目录系统的链接。通过该链接，捐赠者能够进一步查看到赠书入藏后的详细信息，如馆藏地点、出借状态等，可以直观了解所赠物品的状态和利用情况，也是无形中对捐赠行为的肯定和鼓励，有利于提高捐赠者的积极性。

图2 捐赠信息查询结果页面

从读者角度来说，捐赠信息查询开辟了崭新的图书查阅途径。一方面，我馆的捐赠者中不乏杨振宁、文洁若、许渊冲等名师名家，他们所捐赠的文献多是多年珍藏。捐赠网站的查询功能为读者提供了独特的视角，有助于在大量馆藏中发现更具价值的文献；另一方面，对于那些因馆藏复本总量达标而未能入藏的赠书（如校内师生、校友捐赠的教学参考书），捐赠管理系统也有详细登记，读者可以通过捐赠信息查询获知这部分信息并联系转赠事宜，有助于促进捐赠资源的再利用。

3.2 动态更新榜单，激发捐赠热情。

捐赠榜单历来是体现图书馆对捐赠者尊重和鼓励的重要方式之一。捐赠网站除了在主页的中心位置发布“重要捐赠榜”之外，还动态生成“最新捐赠榜”、“捐赠实时鸣谢”和“历年捐赠名录”（见图3）。其中，“最新捐赠榜”是由系统每月自动计算捐赠数量而产生的；“捐赠实时鸣谢”对应捐赠管理系统处理每一次捐赠资源的自动更新，并及时表达对捐赠者的感谢；“历年捐赠名录”以捐赠年份为线索对捐赠者所赠物品进行实时展示，除公布捐赠单位名称或捐赠者姓名外，还将所赠物品的明细和去向等信息予以公布，令人一目了然。

我馆每年都会接收到大量各种类型的捐赠资源。仅以2010年接收的非大宗社会赠书为例，全年共收到来自1 184个捐赠单位及个人的13 251册图书。在捐赠网站建立之前，我馆每两个月在馆报上发布一期最新捐赠榜，每年发布一次单位及个人捐赠名录。首先由馆员以Word文档或者Excel表格形式手动整理出榜单和名录，然后在馆报和我馆网页上发布。这种手动整理数据的效率很低且容易发生遗漏、发布也不够及时，当需要增加发布频率、扩充发布内容时会大大加重馆员的工作量。而捐赠网站在发布频率和发布内容方面实现了最大限度的提升和丰富，并且在提高捐赠工作效率的同时，充分体现了我馆对捐赠者的尊重，可以激发捐赠者的热情，增加其捐赠意愿。

3.3 及时发布新闻，扩大捐赠影响。

捐赠网站作为图书馆捐赠工作的宣传窗口，新闻发布功能是必不可少的。为了保证新闻发布及时有效，捐赠网站不仅设立了专门的捐赠新闻栏目，以传统的网页方式发布新闻，而且实现了基于RSS的新闻发布功能。

综上所述，我国在林下套种中草药的栽培方面重视程度较高，很多区域工作的开展，都能够取得较好的效果。日后，应继续在林下套种中草药的栽培方面深入研究，不断的提高工作的可靠性、可行性，减少错误的操作。与此同时，林下套种中草药的栽培多项内容必须保持较高的协调性，争取创造出更高的价值。

RSS是Web 2.0时代促进信息迅速传播的热门技术，读者和捐赠者只要通过专用软件订阅捐赠新闻，就可以及时了解到最新的捐赠动态。由于RSS数据采用标准的XML格式，能被其他网站灵活调用，或者嵌入到微博、手机服务等多种应用环境之中，使更多的人获知捐赠新闻成为可能。

捐赠新闻发布来源于捐赠管理系统的捐赠新闻管理模块。由馆员实时更新新闻内容和图片，相关信息可图文并茂地显示在捐赠网站中（见图4）。捐赠网站推出后，我馆对“清华接收西南地区濒危文字文献及实物捐赠”、“校友郑启心向图书馆捐赠百米书法《金刚经》梵文长卷”等重要捐赠活动和捐赠者事迹及时进行报道，与社会产生良性互动，增加了读者对图书馆的认可度和关注度，从而扩大了捐赠工作的影响力。

图4 捐赠新闻发布示意图

3.4 网络展示珍藏，促进捐赠宣传。

为了宣传捐赠工作的成果，我馆多次举办捐赠展览，集中展示了论文、手稿、日记、信函、证书等捐赠珍品，受到了读者的关注和好评。但是由于展览受展出时间限制，展览结束后读者就很难看到相关展品。为此，捐赠网站开辟了“网上展览厅”栏目，按照主题展和精品室两种类型，发布与捐赠相关的展览相册，使捐赠展览可以不受时间、地点所限，随时随地供读者查阅。我馆通过“网上展览厅”（见图5）陆续展出“清华名人手稿专藏展览”、“2010年清华大学图书馆纪念‘保钓、统运’四十周年展”、“2011年图书馆捐赠主题展览”等电子展览，实现了对展览内容（包括图片和文字）的统一、规范管理。“网上展览厅”图文配合、基于幻灯片的流畅展示，使得读者获得最佳的视觉效果，克服了采用静态网页发布的内容格式各异、呈现效果不够生动等缺点。同时，“网上展览厅”为需要相关资料的读者提供了有效的信息获取途径。例如，我馆通过捐赠获得的“保钓、统运”特藏资料是目前全世界同类收藏中最全、最多的，但少有人了解。自“网上展览厅”推出相关电子展览后，我馆不但得到海内外新、老“保钓”人士的关注并收到他们的继续捐赠，而且获得该领域学术研究专业人士的青睐。除本校师生外，先后有台湾大学、厦门大学、北京大学等高校的教授、博士前来为课题研究和毕业论文写作查找资料。可以说，“网上展览厅”真正起到了提升捐赠宣传效果的作用。

图5 网上展览厅相册展示效果

4 结 语

接受捐赠对高校图书馆丰富馆藏资源、建设特色馆藏具有重要的意义。我馆研发的捐赠管理系统在促进捐赠工作规范化、信息化方面取得了良好的应用效果，先后吸引了武汉大学图书馆、上海交通大学等多所高校图书馆以来电或到馆方式咨询、学习。并且，于2011年清华大学百年校庆之际推出的捐赠网站，集中展示了4万多件捐赠文献及超过100次的捐赠展览和活动。基于网络平台的捐赠宣传和服务更加高效及时、生动透明，得到了我校捐赠者和读者的好评——捐赠工作和服务细致入微，还得到了北京大学等外校读者的关注和肯定。捐赠网站正式运行以来，月均访问量超过千人次，接收捐赠资源的数量较去年同期增长了近20%。可以说，捐赠网站对完善捐赠服务、营造良好的捐赠氛围、扩大捐赠工作影响、激发捐赠热情起到了非常积极的作用。在后续的网站完善过程中，我馆将不断丰富网站内容，现初步设想将捐赠榜单制作成基于JavaScript的页面模块并嵌入到更多的网站中，以进一步扩大捐赠工作的影响、争取更多的捐赠资源。

[1]李 娜, 李文兰. 完善赠书管理 激发捐赠热情[J]. 图书馆工作与研究, 2011(3): 61-66.

[2]庄 玫, 晏 凌, 韦庆媛, 等. 浅谈清华大学图书馆捐赠工作的管理[J].图书情报工作, 2006(S2): 83-84.

[3]王 岚. 公共图书馆建立健全图书捐赠机制的若干思考[J].图书馆建设, 2011(2): 30-32.

[4]Wikipedia. Wiki Page of RSS[EB/OL].[2011-07-01].http://en.wikipedia.org/wiki/RSS.