高校图书馆固定资产的管理与系统设计

张洪钢 王振伟

（沈阳师范大学图书馆，辽宁 沈阳 110034）

高校图书馆的固定资产主要包括馆舍、家具、设备、图书资料等。固定资产是图书馆开展业务工作、读者服务工作以及行政管理工作不可缺少的物质基础。近年来，随着各高校对图书馆经费投入的大幅增加，图书馆的办馆规模和办馆条件得到进一步改善。因此，图书馆的固定资产在数量、质量和结构上都有了质的飞跃，其淘汰和更新速度也随之加快。这使得原有固定资产管理中存在的问题（认识不够、制度缺失等）和管理模式上的缺陷（以卡片、单据等为主的单一手工管理）日益突出。所以，新形势下，改革高校图书馆的固定资产管理体制，加强固定资产管理，提高资产使用效率是高校图书馆亟待探讨和解决的重要课题。

1 高校图书馆固定资产管理的现状

1.1 管理意识淡薄，认识不够

高校图书馆固定资产投资绝大部分来自学校无偿划拨，图书馆一般不进行成本核算和折旧，普遍存在重钱轻物、重购建轻管理的情况。图书馆只关心学校每年投入多少，很少问津资产使用及管理的问题，缺什么向学校申请，损坏了由学校负责，基本上没有固定资产管理、保值增值的意识和责任。

1.2 规章制度不健全，管理混乱

相当一部分高校图书馆缺少，甚至没有科学指导固定资产管理工作的规章制度，导致资产管理的混乱局面：固定资产购置与管理两层皮，账卡不符；固定资产账面反映不实，账物不符；固定资产保管不善，处置不当，清查、报损、报废不及时，利用率低。

1.3 管理手段落后，技术性不强

高校图书馆固定资产管理大多仍是使用卡片、单据等纸质工具的手工管理模式，其载体易损坏、丢失，查找、统计、变更困难，且效率很低，还容易产生误差，与现代图书馆的快速发展极不相符，特别是网络技术、办公自动化技术的普及应用，给图书馆固定资产管理工作带来了新的机遇。

2 加强固定资产管理的对策

2.1 提高对固定资产管理工作重要性的认识

提高认识是搞好管理的关键，认识不到位，管理措施也就难以落实。一方面，从馆领导到资产的使用者、管理者都要认识到，强化管理不仅能消除混乱，保证效益，更能创造效益，因此必须增强管理的责任感和主动性。另一方面，要实行单位领导全面负责制、分管领导主要负责制、使用者和管理者直接负责制，将责任落实到具体部门和有关个人，明确相关责任人的责任范围，强化管理意识，使固定资产保值、增值，发挥最大的使用效益。

2.2 健全、完善规章制度

制度建设是图书馆固定资产管理的依据和手段，是规范管理的先决条件。要进一步健全、完善高校图书馆固定资产管理的规章制度，使图书馆在资产购置、验收入账、使用、处置、清查、报废等方面做到有章可循，有据可查。

2.3 管理工作常规化

在认识明确、思想重视、规章制度完善的前提下，抓固定资产管理工作的落实和规章制度的监督执行就成了关键的一个环节。固定资产管理人员要爱岗敬业，遵循原则，按章办事，坚持做好日常的管理工作。做好日常账务处理，做到及时登账、调账、销账。经常深入基层，了解固定资产使用情况，更新固定资产档案，掌握闲置、报废、待报废、可调配资产的情况，摸清需检测、维修、改造、购入资产的情况，以便及时对积压闲置的固定资产进行调整处理，充分挖掘固定资产的使用潜力，做到物尽其用，提高资产的利用率。坚持定期对固定资产进行清查盘点，做到账目、实物、卡片一一对应，并查明固定资产的保管情况，有无因管理不善致使财产毁坏、浪费、丢失的问题，以便采取相应措施加强管理。

2.4 改变传统的固定资产管理模式

现代固定资产的管理可以通过办公自动化来实现，即设计一款高校图书馆固定资产管理系统。固定资产管理系统的使用可将固定资产的管理变得简单。通过该系统可以添加、修改、删除数据，操作十分方便，也可以在数据库中查找、统计所需的记录数据，并能够把各种记录按所需要的方式排列，还可以把数据存储为EXCEL表格导出，从而提高与上级管理部门固定资产查询软件信息比对的精确性，达到高效、便捷管理所有固定资产的目的。

3 高校图书馆固定资产管理系统设计

目前，市场上关于固定资产管理的系统软件种类繁多，许多高等院校的固定资产管理部门（资产管理处或后勤处等）也都在使用固定资产管理系统，但是，这些系统软件多数是面向上级固定资产管理部门的用户，而非基层固定资产具体保管、使用部门（如图书馆）的用户。于是，为高校图书馆量身设计开发固定资产管理系统就成为一项崭新的重要课题。

3.1 系统设计目标

利用校园网作为系统运行的网络平台，建立高校图书馆固定资产管理开放信息系统，对于固定资产的增加、分配、调拨、查询、统计、清查等信息进行动态分级管理，运用信息化的手段代替繁琐的人工操作，节省人力，节约时间，提高管理工作效率和服务效能。

3.2 系统开发环境

本系统采用传统的C/S结构模式。使用的操作系统为WindowsXP，工具采用先进的具有继承、多态以及反射等特性和集成化优点的可视化开发语言Visual Studio2008的C#语言，简化了代码，缩减了开发时间。数据库开发则采用目前流行且安全性高的SQL Server2005。

3.3 系统功能设计

该系统的功能模块如图1所示。

图1

3.3.1 系统管理

该模块用于完成对用户的权限管理和数据备份功能。系统建立完善的权限管理，实施权限的严格控制，可确保数据的安全访问。备份数据可在需要时快速恢复到系统中，保证系统的安全运行。

3.3.2 资产信息

3.3.2.1 资产信息添加

授权用户将固定资产的各项基本信息，包括资产名称、类型、数量、单价、照片以及入馆日期等，如实录入到管理系统的数据库中。信息录入完毕后，需建立与校固定资产管理部门的登记入账信息，即资产卡片信息之间的关联对应。在校固定资产卡片信息的处理方面有3种选择：①有资产卡片，将卡片的相关信息（资产名称）、编号、品牌、经销商等）填录到系统中。②稍后添加卡片信息，这时会在系统数据库里生成一个“Later”的标志，以便后续录入。③无资产卡片，即不属于学校固定资产范畴，但馆内作固定资产管理的情况，不用录入卡片信息。信息添加完毕，用户可在当前界面对该资产进行分配，未分配或未完全分配的资产信息可以在“资产管理”的“资产分配”模块进行二次分配。

3.3.2.2 资产信息管理

该模块主要用于对数据库内资产信息进行修改、删除等操作。初始化该界面时，调入所有资产记录，筛选后，可浏览某一条记录的详细信息，或对其进行管理（修改或删除）。

3.3.2.3 资产信息查询

系统提供了详尽的查询功能，用户可以通过自选条件进行查询，查询结果显示“原有数量”、“现有数量”、“未分配数量”、“报废数量”，以及“现有信息”、“分配信息”、“调配信息”、“报废信息”、“卡片信息”、“照片信息”等内容。

3.3.2.4 资产信息统计

该模块可实现资产信息的分类统计，同时具有多条件统计的功能，统计结果显示可在分项显示与统计显示间切换。

3.3.3 资产管理

3.3.3.1 资产分配

该模块是对未分配或未完全分配的资产进行二次分配。二次分配时，仍可进行完全分配或不完全分配，完全分配后系统将删除在未完全分配库中的记录，不完全分配则对资产数量做减操作，不删除记录。

3.3.3.2 资产调配

该模块可对已分配资产实施调配，如果资产调配到的库室中存在该类相同的资产信息，即进行数量上的叠加，而不再生成新的记录，但为了保留查询日志，在调配信息库中会增加一条调配记录。

3.3.3.3 资产报废

某一资产确认报废后，在其数量和关联的卡片信息上进行减操作，一旦做了报废处理，数据将不可恢复。

3.3.4 卡片信息

卡片信息即为学校资产管理部门所掌握的资产信息，有时资产的称谓会与实际资产信息中的不符，如实际资产信息中的“阅览椅”和“弓字椅”，在卡片信息中可能被统称为“椅子”，不易加以区分。所以，资产信息和卡片信息需要单独管理，彼此关联。卡片信息中的“添加”、“管理”、“查询”模块功能与“资产信息”中的基本相同。

3.3.5 系统设置

该模块用于设置图书馆的部门信息、资产类型、资产编号规则与数据库备份路径。

3.3.6 信息导出

包括各类资产信息的导出功能，如“历史资产信息”、“现有资产信息”、“资产分配信息”、“资产调配信息”、“资产报废信息”以及“资产卡片信息”等，导出文件均为EXCEL格式，方便用户进行编辑和与上级资产管理部门进行信息核对。

4 结语

高校图书馆固定资产管理是一项系统工程，具有综合性、专业性、技术性的特点。因此，只有提高认识，增强管理责任感，健全规章制度，建立有效的管理体制，创新管理模式，运用固定资产管理系统，实现资产信息的自动化、网络化管理，才能使固定资产管理更加科学、规范、合理，发挥固定资产的最大使用效益。

[1] 徐欢英.图书馆固定资产管理初探.图书馆研究与工作，2009（2）.

[2] 卜亚男.谈高校图书馆固定资产的管理.河南图书馆学刊，2007（4）.

[3] 伍燕青，黄耿鸿.高校固定资产管理信息系统的设计开发.电脑知识与技术，2007（10）.

[4] 张三定.图书馆固定资产的配置与管理.当代图书馆，2005（4）.