物资管理信息系统开发与应用

毕艾卉

（天津东方海陆集装箱码头有限公司，天津 300456）

物资管理信息系统开发与应用

毕艾卉

（天津东方海陆集装箱码头有限公司，天津 300456）

随着计算机技术的不断发展以及计算机应用的普及，很多企业引进了各种各样的管理信息系统，以提高企业的管理水平及生产效率。物资管理是工商企业生产管理环节中重要的一环，它需要对物资的基本信息、调配信息等进行完整的监控。建立一套完善的物资管理信息系统，对于更有效的把本单位生产所需的资料及时、保质保量的供应上去有着及其重要的意义。本文将以物资系统中的外修采购功能为例，简要介绍系统的开发应用。

物资管理；信息系统；开发应用

1 物资系统及其开发环境简介

东方海陆公司现所使用的物资系统可以完整实现对物资的管理和信息维护。通过该系统，使用部门可以对物资（包括生产备件、随机备件、办公用品等）进行申请、审批、领用及验收等操作；物资库的管理人员可以对物资的进出库进行处理；采购员可通过系统实现付费、发票核对。物资系统与设备管理系统可以共同实现外修的申请、审批、验收及付费，财务部门也可由该系统导出相关的报表。该系统在最大程度上满足了不同部门的管理需求，为更好的进行物资管理提供了方便，并实现了相关单据的电子化，既提高了工作效率，又节省了资源。

物资系统的开发环境Access是目前被广泛使用的一个应用程序，其强大的数据处理能力和可视化的设计技术为广大程序员所认可。编程环境VBA是基于Visual Basic语言的完全面向对象的一种编程语言，VBA提供了强大的form对象创建功能和可视化的查询设计，利用其方便快捷的窗体创建功能可以构建与Access风格完全一致的应用程序界面，利用其简单实用的查询设计可完成一系列的计算汇总工作。本系统就是利用VBA的宏功能，构造了基于ACCESS对象的人机交互界面。

2 物资系统外修采购模块的开发应用

2.1 开发背景

东方海陆公司把电脑设备的外购、机械的维修以及某些工程外包的采购统称为外修采购，现有的设备管理系统虽然已经存在外修采购的申请、审批及验收部分，但采购付费流程还不能通过系统实现，这使得付费流程要通过纸面文件完成，不利于信息的保存与传递，同时也增加了该工作流程的流转时间。且该系统面对的用户及部门有一定的局限性，大部分用户无法使用该系统，因此很多部门提出需求，要在物资系统中增加新的模块以实现外修采购的整个流程，并且不改变设备管理系统的现有使用方式。

2.2 系统功能介绍

根据用户提出的需求，物资系统的外修采购流程划分为申请审批、采购审批和验收付费三大部分。为了方便将两个系统的数据联系在一起，物资系统中的申请和验收部分必须依照设备管理系统中的外修申请即验收流程进行设计。在整个外修采购过程中，系统必须可以直接生成采购申请表、验收交接单和付款申请表，并提供这些单据的打印功能。

2.2.1 申请审批

在申请审批流程中，由主管部门提出申请，系统自动生成申请单号，申请人需要对申请的内容、申请原因、采购性质以及供应商等相关信息进行维护，维护完成提交部门经理审批，审批通过后，提交到财务采购部门。该条申请所处的状态会清楚的在界面中显示。在实施外修期间（即项目验收前），主管部门可对该申请单中的项目进行追加。如图1所示。

图1 外修采购申请界面

2.2.2 采购审批

采购员要从申请中选择要采购的项目，并选择供应商，申请人推荐的供应商可以为采购员提供参考。当采购单数据比较多时，用户可以根据申请人、申请日期及采购性质对申请单进行筛选查询，如图2所示。需要特别指出，在选定采购时，申请单的来源分为两种，其一是物资系统中的申请；其二则引人了设备管理系统中的申请，采购员可以直接在物资系统中对这些申请实施采购，免去了原来通过纸制单据实施采购的方式，成功的实现了两个系统的对接。

图2 选定采购界面

确定采购后系统会自动生成采购单。如图3所示。系统会根据采购员当天已生成的采购单数量，自动生成该申请的采购单编号（格式为YYMMDD－姓名－当日序号），在采购单界面中采购员需要对采购价等信息进行录入并提交。如果是来自设备管理系统中的申请，当采购员确认采购后，系统会自动将采购单号、供应商以及采购价格等信息插入到设备系统对应的记录中，并更改该记录在设备系统中的状态，这样确保了申请人可以在设备系统中进行后期的验收。为帮助后期付费工作的进行，用户可以为自己设置付款计划，当计划到期时，系统会在登录时自动提示。通过“打印”功能，系统可以自动生成采购单报表，不需用户再手工填写，节省了时间，提高了工作效率。

图3 采购单界面

2.2.3 项目验收及付款

在财务部门付款之前，项目的主管部门必须要对项目做验收，对于同一项目申请（包括追加的内容）可分阶段生成多次验收，一次验收对应一次付款，直至付款的金额和采购单总价相同。如图4所示。

图4 外修采购验收界面

图5 选定付款界面

选定付费后，系统自动生成付款单，如图6所示。该界面中，用户可以清楚的看出付款单对应于哪个系统中的申请。用户在此需要对支付方式、支付金额、费用类别等信息进行录入存档。

图6 外修付款界面

3 物资系统在企业中的作用

通过东方海陆公司物资系统应用的实例可以看出，物资系统的应用大大减少了重复劳动，提高了工作效率。每一个人每一步的操作都会在数据库中记录下来，以便让有足够权限的人员进行查询。以前，物资采购不及时影响了正常的生产，其信息的反馈往往是由用户直接反映到物资管理部门。在使用物资管理信息系统后，信息反馈在系统上，比如一种物资从申请、采购、签订合同到出库，各环节在系统上一目了然，最大程度上避免了各种人为因素对生产的影响。当管理部门需要统计报表等数据时，可以直接从系统中导出相关数据并直接打印，既快速准确，又避免了人为统计可能会出现的错误，达到了事半功倍的效果。系统中对供应商的统一维护与管理，也避免了岗位人员流动所带来的不便，实现了信息的透明化，为更好的管理企业资源提供了绝佳的平台。

[1]高芳.企业物资管理信息系统的开发.当代经理人，2006-04-15.

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